Журнал регистрации должностных инструкций: образец скачать

Журнал регистрации должностных инструкций показывает, какие инструкции в компании утверждены, когда и кем. Ниже — бланк в Word, заполненный образец и отдельный журнал ознакомления, где сотрудники ставят подписи.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 67 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ

Начат 11 января 2026 г.

Окончен «___» __________ 20__ г.

Журнал регистрации должностных инструкций

ООО «Ромашка», 2026 год

2026 год

| 1 | 12.01.2026 | Должностная инструкция менеджера по продажам | Менеджер по продажам | Приказ № 3 от 12.01.2026 | 4 | Дело 02-14, л. 1–4 | — |

Записи в журнале ведёт специалист по кадрам. Исправления заверяются подписью.

Ответственный за ведение журнала

Специалист по кадрам

____________ / А. А. Смирнова /

Зачем нужен журнал регистрации должностных инструкций

Должностная инструкция — внутренний документ компании, и закон не требует вести по нему отдельный журнал. Но когда инструкций больше десятка, без учёта трудно ответить на простые вопросы: какая редакция действует сейчас, кто её утвердил и где лежит подписанный экземпляр.

Журнал решает эту задачу: в одной таблице видно, сколько инструкций утверждено, какие заменены и в каком деле хранятся листы. При проверке трудовой инспекции или в споре с работником записи журнала вместе с самой инструкцией подтверждают, что обязанности закреплены документом, а не появились задним числом.

Какие графы завести в журнале

Порядковый номер записи — сквозной на весь год или на весь срок жизни журнала.
Дата утверждения инструкции и номер приказа, которым её ввели в действие.
Название инструкции и должность, для которой она составлена.
Кто утвердил: руководитель компании или уполномоченное лицо.
Количество листов и место хранения — номер дела по номенклатуре дел.
Примечание: новая должность, замена прежней инструкции, изменение условий работы.

Как вести журнал

Заведите бланк до первой инструкции. Пронумеруйте и прошнуруйте листы, на последнем поставьте заверительную надпись: сколько листов, подпись и печать, если компания её использует. Так журнал нельзя дополнить задним числом.
Присвойте инструкции номер. Нумеруйте по порядку регистрации или включайте в номер код должности — главное, чтобы номер не повторялся.
Записывайте каждую утверждённую инструкцию. В день утверждения: дата, приказ, название, должность, число листов, дело.
Отмечайте замену и отмену. Когда инструкция заменена, напишите в примечании номер новой записи и дату. Старую инструкцию не уничтожайте — храните до истечения срока.
Храните журнал вместе с инструкциями. Журнал — часть дел отдела кадров; доступ к нему давайте тем, кто готовит и утверждает инструкции.

Журнал ознакомления с должностной инструкцией

Это отдельный документ, и путать его с журналом регистрации нельзя. В журнале регистрации учитывают сами инструкции, а в журнале ознакомления работники ставят подписи: с инструкцией ознакомлен, дата, подпись, расшифровка.

Завести такой журнал стоит, если подписи не собирают на отдельном листе ознакомления при каждой инструкции. Графы простые: фамилия и инициалы, должность, дата ознакомления, подпись. Если инструкция меняется, работники знакомятся с новой редакцией и расписываются заново.

Требование знакомить работника с внутренними документами, которые касаются его трудовой функции, закреплено в статье 22 Трудового кодекса: работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Частые ошибки

Журнал не прошнурован и не заверен — при споре сложно доказать, что записи не дописаны позже.
В журнале регистрации нет номера приказа — непонятно, с какого дня инструкция действует.
Журналом регистрации подменяют журнал ознакомления: подписей работников нет, и обязанности фактически не доведены.
Старые инструкции выбрасывают сразу после замены, хотя по ним работали люди и они могут понадобиться при проверке.
Инструкции одной должности регистрируют под разными номерами без пометки о замене — в учёте две действующие редакции.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал регистрации должностных инструкций по закону?

Нет. Закон не требует вести именно такой журнал. Компания сама решает, как учитывать инструкции, и закрепляет порядок в инструкции по делопроизводству или в номенклатуре дел.

Сколько хранить журнал и сами инструкции?

Срок зависит от вида документов и устанавливается по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Конкретный срок компания закрепляет в номенклатуре дел: должностные инструкции обычно относят к документам по личному составу и хранят долго.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Можно, если в компании есть электронный документооборот и инструкции подписывают электронной подписью. Для бумажных инструкций удобнее бумажный журнал: подпись работника об ознакомлении проще собрать на бумаге.

Нужно ли знакомить сотрудника с инструкцией до подписания трудового договора?

Да, если инструкция — локальный нормативный акт, непосредственно связанный с трудовой деятельностью работника. По статье 68 Трудового кодекса при приёме на работу с ней знакомят под роспись до подписания трудового договора.

Что делать, если должность переименовали?

Утвердите новую инструкцию и зарегистрируйте её в журнале, а в примечании укажите, какую запись она заменяет. Если меняется только название должности, а обязанности те же, всё равно нужна новая редакция: работник знакомится с ней под подпись.

Когда инструкции и регламенты расползаются по папкам

Чтобы документы собирались по шаблону и не терялись

Пока инструкций немного, журнал ведут вручную. Когда должностей десятки, а редакции меняются каждый квартал, учёт отнимает время и всё равно расходится с реальностью.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят документы по шаблону, сверяют данные и складывают готовое в одно место — руководителю остаётся проверить и подписать.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»