Акт приёма-передачи архивных документов

Акт приёма-передачи архивных документов подтверждает, что дела перешли от одного хранителя к другому: из отдела в архив организации, из организации в ведомственный или государственный архив, от одного архивариуса другому. В акте перечисляют описи и считают единицы хранения — по нему потом сверяют, всё ли на месте.

Форму акт не устанавливает закон, но есть рекомендуемый образец в Правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Приложение № 30 к Правилам так и называется: «Акт приёма-передачи архивных документов на хранение».

Внутри компании акт составляет тот, кто передаёт дела из подразделения, и архивариус, который их принимает. Основание — приказ руководителя или решение экспертной комиссии организации; гриф утверждения ставит руководитель организации.

При сдаче в государственный или муниципальный архив акт оформляют между организацией-фондообразователем и архивом. По Правилам № 77 документы принимают по описям, согласованным с экспертно-проверочной комиссией архива, а акт служит документом о приёме-передаче. Точный порядок и перечень приложений архив устанавливает в своём регламенте или договоре — уточняйте у него, прежде чем везти дела.

Если передают электронные документы, в акте отдельно указывают их количество и единицы учёта. При приёме проверяют, что файлы читаются, а контрольные суммы совпадают с указанными в описи.

В образце акта для судов общей юрисдикции, утверждённом Судебным департаментом при Верховном Суде РФ, есть отдельный раздел о конвертации: если электронные документы нельзя воспроизвести в исходном формате, фиксируют дату конвертации, исходное и новое имя файла, контрольные суммы до и после, объём в байтах и работника, который конвертацию выполнил. Для обычной организации это хороший ориентир: любые действия с файлами при передаче описывайте в акте, а не «по факту».