Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Акт передачи документов по воинскому учету на период очередного отпуска: образец и бланк

Акт передачи документов по воинскому учёту на период очередного отпуска фиксирует, кто и какие документы принял, пока ответственный за воинский учёт отдыхает. Ниже — бланк и заполненный образец: опись документов, подписи сдающего и принимающего, ссылка на приказ об организации воинского учёта.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 58 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

п. Кутулик

Акт

о передаче документов воинского учёта и бронирования граждан, пребывающих в запасе

«16» ноября 2026 г.

В соответствии с приказом генерального директора ООО «Ромашка» «Об организации воинского учёта и бронирования граждан, пребывающих в запасе» № 12 от 12 января 2026 года и в связи с убытием начальника отдела кадров И. И. Ивановой в очередной отпуск произведена передача документов воинского учёта и бронирования граждан, пребывающих в запасе, в том числе:

1. Журнал учёта личных карточек — 1 экз. 2. Личные карточки формы Т-2, раздел II — 42 экз. 3. Список граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учёт, — 1 экз. 4. Расписки о приёме документов воинского учёта — 8 экз. 5. Дело с перепиской с военным комиссариатом — 1 экз.

Всего подлежит передаче: 53 (пятьдесят три) документа, из них 0 документов «Для служебного пользования».

Сдал

Начальник отдела кадров

____________ / И. И. Иванова /

Принял

Специалист по кадрам

____________ / П. П. Петрова /

Зачем нужен акт на время отпуска

Обязанности по воинскому учёту в организации не прекращаются, пока ответственный сотрудник в отпуске. Кто-то должен принимать сведения от работников, вести журналы, отвечать на запросы военного комиссариата и хранить документы. Акт передачи документов по воинскому учёту на период очередного отпуска фиксирует, что эти документы и полномочия перешли к другому сотруднику и в каком объёме.

Формы акта закон не устанавливает. Организация вправе составить его в свободной форме или взять за основу образец, который используют кадровые службы: с описью документов, ссылкой на приказ об организации воинского учёта и подписями обеих сторон.

Что указать в акте передачи документов воинского учёта

  • Наименование организации и место составления — населённый пункт.
  • Дату составления акта: обычно последний рабочий день перед отпуском.
  • Реквизиты приказа об организации воинского учёта и бронирования граждан, пребывающих в запасе: номер и дата.
  • Должность, фамилию и инициалы сотрудника, уходящего в отпуск, и вид отпуска — очередной, дополнительный.
  • Основание передачи: приказ о предоставлении отпуска или заявление работника.
  • Перечень передаваемых документов с количеством экземпляров: журналы, личные карточки, списки, расписки, переписка с военным комиссариатом.
  • Итоговое число документов цифрами и прописью, отдельно — документы «Для служебного пользования», если они есть.
  • Должности, фамилии и подписи сдающего и принимающего сотрудников.

Как оформить передачу дел по воинскому учёту на время отпуска

  1. Назначьте принимающего. Определите, кто будет вести воинский учёт на время отпуска: другой сотрудник отдела кадров, заместитель или руководитель. Закрепите это приказом или укажите в приказе об отпуске.
  2. Составьте опись. Пересчитайте документы воинского учёта: журналы, карточки, списки, расписки, переписку. Каждую позицию внесите в акт отдельной строкой с количеством экземпляров.
  3. Сверьте с номенклатурой дел. Проверьте, что все документы из номенклатуры дел, относящиеся к воинскому учёту, попали в опись. Документы «Для служебного пользования» перечислите отдельно.
  4. Подпишите акт в двух экземплярах. Один экземпляр остаётся у принимающего, второй — в деле с актами или у сдающего. Обе подписи ставятся в день передачи.
  5. Передайте документы по описи. Сверьте фактическое наличие документов с актом в момент передачи. Если чего-то не хватает, отметьте это в акте до подписания.

Частые ошибки

  • В акте нет ссылки на приказ об организации воинского учёта — непонятно, на каком основании сотрудник вообще отвечал за эти документы.
  • Опись состоит из одной строки «документы воинского учёта» без количества и перечня — при споре не докажешь, что именно передали.
  • Акт подписан только сдающим: без подписи принимающего передача не подтверждена.
  • Забыли указать документы «Для служебного пользования» отдельной строкой, хотя они хранятся и учитываются иначе.
  • Акт составили после отпуска или задним числом — тогда он не фиксирует реальную передачу, а лишь оформляет её видимость.

Частые вопросы

Обязателен ли акт передачи документов по воинскому учёту на время отпуска?

Прямой обязанности составлять именно акт закон не устанавливает. Но передать документы и обязанности на время отсутствия ответственного сотрудника нужно, а акт — самый простой способ зафиксировать, кто и что принял. Если в организации утверждена инструкция по делопроизводству, форму акта берут из неё.

Кто подписывает акт?

Сдающий — сотрудник, который уходит в отпуск и отвечал за воинский учёт, и принимающий — тот, кто будет вести учёт на время отпуска. Руководитель подписывает акт, если это предусмотрено внутренним порядком или если он сам принимает документы.

Нужно ли утверждать акт приказом руководителя?

Сам акт утверждать не обязательно, но назначение принимающего сотрудника лучше закрепить приказом. Тогда в акте будет ссылка на документ, по которому передача состоялась, и вопросов при проверке не возникнет.

Что делать, если принимающий сотрудник не разбирается в воинском учёте?

Перед отпуском проведите короткий инструктаж: покажите журналы, объясните, какие сведения и в какие сроки нужно вносить, куда направлять запросы военного комиссариата. В акте можно перечислить не только документы, но и текущие задачи, которые переходят к принимающему.

Сколько хранить акт?

Срок хранения акта определяется номенклатурой дел организации. Обычно акты, связанные с кадровыми и учётными документами, хранят в деле организации не менее трёх лет, но точный срок устанавливает сама организация в номенклатуре дел.

Когда передача документов повторяется каждый отпуск

Чтобы акты и описи собирались без ручной работы

Каждый отпуск ответственного за воинский учёт превращается в пересчёт журналов, карточек и переписки. На это уходят часы, а ошибки в описи всплывают при проверке.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, подставляют данные из кадровой системы и приносят руководителю готовый акт на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы