Письмо отказ от поставки товара: образец

Письмо об отказе от поставки — документ, которым поставщик сообщает покупателю, что отгрузить товар в срок не сможет, и предлагает решение: перенос, замена, возврат аванса. Ниже — бланк и заполненный образец.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Стройбаза»

А. В. Смирнову

от ООО «ТехноСнаб»

ИНН 7701234567

Письмо об отказе от поставки товара

по договору поставки № 47 от 12 октября 2026 г.

06 ноября 2026 г. № 118

По договору поставки № 47 от 12 октября 2026 г. ООО «ТехноСнаб» обязалось поставить насосы центробежные в количестве 12 штук до 10 ноября 2026 г.

Поставщик не сможет отгрузить товар в срок: завод-изготовитель перенёс выпуск партии на декабрь 2026 года, на складе осталось 4 насоса из 12.

ООО «ТехноСнаб» предлагает по соглашению сторон прекратить договор в части поставки 8 насосов на сумму 640 000 рублей. Просим подтвердить согласие письменно. При согласовании аванс 640 000 рублей вернём на расчётный счёт покупателя в течение 5 рабочих дней. Оставшиеся 4 насоса предлагаем отгрузить 10 ноября 2026 г. согласно договору.

Приложение: акт сверки расчётов на 1 л. в 1 экз.

Поставщик

Генеральный директор ООО «ТехноСнаб»

____________ / С. Н. Орлов /

Когда поставщик пишет отказ от поставки

Письмо об отказе от поставки нужно, когда поставщик не может выполнить договор в срок или в полном объёме: завод задержал партию, товар снят с производства, поставщик получил брак от своего поставщика. Молчание в такой ситуации дороже: покупатель узнаёт о срыве в день отгрузки и идёт в суд за неустойкой.

Письмо фиксирует дату, когда поставщик сообщил о проблеме, причину и предложенное решение. Это доказательство добросовестного поведения: покупатель мог вовремя найти замену, а не ждать товар, которого не будет.

Что указать в письме

Реквизиты договора: номер, дату, стороны — чтобы письмо однозначно относилось к конкретной поставке.
Что именно не будет поставлено: наименование, количество, сумма.
Причину: задержка завода, снятие с производства, брак. Без документов, но конкретно.
Предложение: перенести срок, заменить товар аналогом, вернуть аванс, расторгнуть договор в части.
Срок ответа покупателя и срок возврата денег, если аванс был.
Подпись руководителя и печать, если компания её использует.

Как написать письмо об отказе от поставки

Проверьте договор. Посмотрите, что договор говорит о сроках, неустойке и одностороннем отказе. Если договор разрешает отказ — сошлитесь на пункт, если нет — пишите как предложение изменить договор по соглашению сторон.
Сформулируйте, что не поставите. Перечислите позиции и количество, которые не отгрузите, и сумму. Покупателю нужно точно знать, чего ждать.
Объясните причину. Одна-две фразы: что случилось и когда станет известно. Без оправданий на страницу.
Предложите решение. Перенос срока с новой датой, замена аналогом с характеристиками, возврат аванса с датой платежа. Одно конкретное предложение лучше трёх общих.
Отправьте с подтверждением. Заказным письмом с уведомлением, курьером под подпись или по электронной почте, если адрес указан в договоре. Сохраните подтверждение отправки.

Отказ поставщика и отказ покупателя — разные письма

Письмо об отказе от поставки пишет поставщик, когда не может исполнить договор. Покупатель пишет другое письмо — об отказе от товара или от договора: например, если поставщик просрочил срок и покупатель теряет интерес к товару. Основания у них разные, и путать их в переписке нельзя: покупатель, который отказался от товара, вправе требовать возврата денег, а поставщик, который отказался от поставки, — отвечает за убытки покупателя.

Если поставщик отказывается от поставки без законного основания, покупатель вправе требовать возмещения убытков и неустойку по договору. Поэтому в письме важно не просто сообщить об отказе, а предложить решение: часто покупателю выгоднее перенести срок, чем искать нового поставщика и судиться.

Частые вопросы

Можно ли отказаться от поставки в одностороннем порядке?

Только если это право предусмотрено договором или законом. Односторонний отказ от исполнения договора поставки допускается, в частности, при существенном нарушении договора другой стороной. Неоднократное нарушение сроков поставки закон предполагает существенным.

Что будет, если просто не поставить товар и не написать письмо?

Покупатель вправе требовать неустойку за просрочку, если она предусмотрена договором. Если срок передачи предоплаченного товара нарушен, покупатель может потребовать его передачи или возврата предоплаты, а также заявить об убытках при наличии оснований. Для одностороннего отказа от договора нужно проверить основания в законе и договоре.

Нужно ли возвращать аванс, если поставка не состоится?

Да. Если товар не поставлен, а аванс получен, деньги нужно вернуть: удержать их без встречного исполнения нельзя. В письме укажите сумму и срок возврата — это снимает часть претензий покупателя.

Можно ли отправить письмо по электронной почте?

Можно, если в договоре указан адрес электронной почты для юридически значимых сообщений или стороны так переписываются. Для надёжности продублируйте письмо на бумаге с подтверждением получения: в споре важна дата, когда покупатель узнал об отказе.

Чем письмо об отказе от поставки отличается от уведомления о расторжении договора?

Уведомление о расторжении — односторонняя сделка: при наличии права на односторонний отказ договор поставки считается изменённым или расторгнутым с момента получения уведомления, если иной срок не указан в уведомлении или не определён соглашением сторон. Письмо об отказе от поставки чаще фиксирует невозможность исполнения и предлагает решение. Если поставщик намерен прекратить договор полностью, он направляет уведомление со ссылкой на основание отказа.

Отказы и претензии съедают время руководителя

Чтобы письма клиентам собирались по шаблону

Письма об отказе, претензии и ответы на них пишутся каждый день, и каждое надо проверить: реквизиты договора, суммы, сроки. Ошибка в письме — это спор на месяцы.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие письма по шаблону компании: подставляют данные договора, проверяют суммы и приносят руководителю готовый текст на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»