Как правильно составить смету расходов: образец

Смета расходов — таблица, в которой видно, на что уйдёт сумма: каждая статья с количеством, ценой и итогом. Ниже — заполненный образец, порядок составления и как читать расчётную смету подрядчика на работы.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Утверждаю: генеральный директор П. П. Петров, 16 ноября 2026 г.

Смета составлена на основании ведомости объёмов работ от 10.11.2026

Смета расходов

на ремонт помещения склада

16 ноября 2026 г. № 7

Ремонт склада по адресу: г. Москва, ул. Складская, д. 4, стр. 2. Срок работ — с 1 по 20 декабря 2026 года.

Работы и материалы: демонтаж старых стеллажей — 1 200 руб.; устройство бетонной стяжки 180 м² × 950 руб. = 171 000 руб.; окраска стен и потолка 420 м² × 280 руб. = 117 600 руб.; монтаж новых стеллажей — 96 000 руб.; материалы (смесь, краска, крепёж) — 148 000 руб.

Итого по смете — 532 800 руб., в том числе резерв на непредвиденные расходы 5 % — 25 371 руб. Сумма указана без НДС.

Составил

Начальник хозяйственного отдела

____________ / И. И. Иванов /

Согласовал

Главный бухгалтер

____________ / А. А. Смирнова /

Зачем нужна смета расходов

Смета расходов отвечает на три вопроса: что покупаем или делаем, сколько этого нужно и во сколько это обойдётся. Пока суммы живут в переписке и в голове, любая статья может вырасти вдвое, и заметит это собственник уже после оплаты.

Смету составляют перед тратой: на ремонт, закупку, мероприятие, запуск направления. Утверждённая смета становится границей: всё, что выходит за неё, требует отдельного решения. Поэтому в смете всегда есть резерв на непредвиденное и строка «итого», а не только перечень цен.

Из чего состоит смета

Наименование объекта или мероприятия и срок — к чему относится смета.
Статьи затрат: работы, материалы, оборудование, услуги подрядчиков, накладные расходы.
Единица измерения и количество по каждой строке — метры, штуки, часы, месяцы.
Цена за единицу и сумма строки: количество умножить на цену.
Итог по разделам и общий итог по смете.
Резерв на непредвиденные расходы — процент от итога, который покрывает мелкие отклонения.
Оговорка про налог: суммы с НДС или без, кто платит налог.
Подписи составителя и того, кто согласовал, и гриф утверждения руководителем.

Как правильно составить смету расходов

Соберите объёмы. Перечислите, что именно нужно сделать или купить, и в чём измеряется каждое: квадратные метры, штуки, часы. Объём берут из ведомости работ, замера или спецификации, а не «на глаз».
Запросите цены у нескольких поставщиков. На крупные статьи — минимум три предложения. Цена из одного источника не проверена: рынок может дать и дешевле, и дороже.
Сведите строки в таблицу. Количество умножается на цену, суммы складываются по разделам. Разделы нужны, чтобы видеть, куда уходит основная часть денег: обычно это две-три статьи из десяти.
Добавьте резерв. В смету закладывают запас на непредвиденное — процент от итога. Его размер компания определяет сама; для ремонтных и строительных работ закладывают больше, для закупки готового товара — меньше.
Утвердите и зафиксируйте. Смету подписывают составитель и согласующий, утверждает руководитель. С этого момента оплата идёт по смете, а отклонения оформляют отдельно.

Расчётная смета на выполнение работ

Расчётную смету на работы составляют, когда результат зависит от объёма: ремонт, монтаж, строительство, отделка. В ней каждая работа разложена на единицу измерения, объём и расценку, а материалы идут отдельным разделом.

Главное отличие от простого перечня цен — проверяемость. По расчётной смете можно пересчитать любую строку: замерить площадь, умножить на расценку и сверить с итогом. Если подрядчик даёт одну сумму «за всё», проверить её нечем, и спор о переделках решается наугад.

В расчётной смете отдельно показывают накладные расходы подрядчика и его прибыль, если они не спрятаны в расценке. Так видно, за что платит заказчик: за работу на объекте или за организацию работ.

Что проверить в смете подрядчика

Объёмы совпадают с замерами на объекте, а не взяты из прошлого похожего проекта.
Расценки даны за единицу и по видам работ, а не одной строкой «работы по договору».
Материалы перечислены с количеством и характеристикой; непонятные позиции просят расшифровать.
Накладные расходы и прибыль показаны отдельно или прямо названы в расценке.
Указано, с НДС суммы или без, и какая ставка налога применена.
Есть резерв или порядок согласования дополнительных работ: без него любая переделка станет внезапным счётом.

Частые вопросы

Чем смета отличается от бизнес-плана?

Смета считает расходы на конкретную работу или закупку: что, сколько и за какую цену. Бизнес-план показывает, окупятся ли эти вложения: выручку, срок возврата, риски. Смета — часть бизнес-плана, его расходная половина.

Обязательно ли утверждать смету приказом?

Закон этого не требует. Но утверждённая руководителем смета даёт бухгалтерии основание платить по конкретным строкам, а исполнителю — понятную границу. Без утверждения спор о перерасходе решается только перепиской.

Какой резерв на непредвиденное закладывать?

Единой нормы нет: размер резерва компания определяет сама и записывает в смете. Чем меньше объёмы проверены замерами и чем длиннее срок работ, тем больше запас. Резерв не тратят на новые задачи — только на отклонения по уже утверждённым строкам.

Что делать, если подрядчик превысил смету?

Смотрят договор: как в нём описаны цена и порядок дополнительных работ. Если работы сверх сметы не согласованы письменно, оплачивать их заказчик не обязан. Поэтому в договоре прописывают, что дополнительные работы оформляют отдельной сметой до начала.

Нужна ли смета, если сумма небольшая?

Даже короткая смета из пяти строк защищает от спора: видно, что входило в цену. Для мелких закупок хватает таблицы с наименованием, количеством, ценой и итогом.

Сметы, заявки и согласования отнимают время у собственника

Чтобы рутина с документами шла без вас

Сметы, заявки и сверка счетов повторяются каждый месяц: каждую таблицу надо собрать, сверить с бюджетом и передать на подпись.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют суммы с бюджетом и приносят руководителю готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»