Как оформить должностную инструкцию: образец

Должностная инструкция описывает трудовую функцию работника: что он делает, какими правами пользуется и за что отвечает. Трудовой кодекс отдельной статьи о ней не содержит, но трудовая функция — обязательное условие трудового договора (статья 57 ТК РФ), и инструкция раскрывает её подробно.

Документ относится к локальным актам компании. Он действует для всех, кто занимает эту должность, а не для одного человека, и не заменяет трудовой договор: договор фиксирует условия работы и оплату, инструкция — содержание работы. Образец оформления должностной инструкции по ГОСТу включает титульный лист, общие положения, должностные обязанности, права и ответственность; оформить должностную инструкцию по такому образцу — значит последовательно заполнить эти разделы.

Основные должностные обязанности — это перечень действий, которые работник выполняет постоянно, а не разово. Каждый пункт начинают с глагола в третьем лице: «ведёт переговоры», «готовит предложения», «передаёт сведения в бухгалтерию». Такую формулировку можно проверить и спросить за неё.

Обязанности в инструкции не должны повторять весь трудовой договор и устав компании. Пишут то, что относится к одной должности: с кем работник работает, какой результат сдаёт и в какой срок. Формулировки «участвует в развитии направления» или «обеспечивает эффективную работу» не годятся: по ним нельзя понять, что именно человек должен сделать.

Отдельно перечисляют отчётность: кому, что и когда работник сдаёт. Если на одной должности несколько человек, обязанности у них одинаковые — в этом и смысл отдельной инструкции, а не приложения к договору.

Образец оформления должностной инструкции по ГОСТ строят на требованиях ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Требования к оформлению документов». Стандарт задаёт состав реквизитов и их расположение, а не текст разделов: содержание обязанностей компания пишет сама.

Порядок такой. В правом верхнем углу первого листа — гриф утверждения: слово «УТВЕРЖДАЮ», должность руководителя, его подпись, инициалы и фамилия, дата. По центру — наименование документа «Должностная инструкция», ниже — заголовок к тексту с названием должности и подразделения. Под заголовком одной строкой — дата и регистрационный номер. Внизу — подписи разработчика и согласующих лиц с должностями и расшифровкой.

Если документ печатают на общем бланке организации, добавляют место составления — город. Лист ознакомления оформляют приложением к инструкции: в нём работники ставят подпись и дату. Так выглядит образец оформления должностной инструкции по ГОСТ, по которому документ можно принимать в дело без переделок.

Оба варианта законны. Отдельная инструкция действует для всех, кто занимает должность: её утверждает руководитель, меняют приказом с ознакомлением работников. Так удобно, когда на одной должности несколько человек и обязанности у них одинаковые.

Приложение к трудовому договору подписывают обе стороны, и оно действует только для конкретного работника. Этот вариант подходит для уникальных должностей и индивидуальных обязанностей: изменить приложение можно только дополнительным соглашением, то есть с согласия работника.

Выбранный порядок закрепите в инструкции по делопроизводству или в положении о персонале, чтобы новый руководитель не заводил свои правила.