Журнал регистрации актов об отсутствии на рабочем месте: образец и бланк

Журнал регистрации актов об отсутствии на рабочем месте — внутренний учётный документ компании. В него построчно вносят каждый составленный акт: номер, дату, работника, время отсутствия и того, кто составил. Ниже — бланк и заполненный образец.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел кадров

Ответственный за ведение: специалист по кадрам О. В. Смирнова

Журнал регистрации актов об отсутствии на рабочем месте

начат 12 октября 2026 г.

Начат 12 октября 2026 г.

Записи вносят в день составления акта. Исправления заверяют подписью ответственного с указанием даты.

1 | 14.10.2026 | Акт № 7 | Кладовщик Сергеев А. П. | 09:00–13:00, 4 часа | Специалист по кадрам Смирнова О. В. | Затребовано объяснение причин отсутствия

2 | 15.10.2026 | Акт № 8 | Менеджер Ким Д. С. | весь день, 8 часов | Начальник отдела продаж Орлов И. И. | Уведомление направлено почтой

3 | 16.10.2026 | Акт № 9 | Кладовщик Сергеев А. П. | 09:00–18:00, 8 часов | Специалист по кадрам Смирнова О. В. | Повторное отсутствие

Ответственный за ведение журнала

Специалист по кадрам

____________ / О. В. Смирнова /

Зачем нужен журнал регистрации актов

Акт об отсутствии на рабочем месте фиксирует, что работника не было на месте в определённое время. Один акт — один случай. Журнал собирает эти акты в хронологический ряд: по нему видно, сколько раз и на сколько человек отсутствовал, и легко найти сам акт, когда он понадобится.

Закон отдельного журнала для таких актов не требует. Компания заводит его сама — в инструкции по делопроизводству или приказом руководителя, — потому что без учёта акты теряются, а при споре о прогуле важно подтвердить продолжительность отсутствия и выяснить, были ли у работника уважительные причины.

Какие графы завести

Порядковый номер записи в журнале.
Дата составления акта.
Номер акта и дата, указанная в самом акте.
Фамилия, имя, отчество работника и его должность, подразделение.
Дата и время отсутствия: с какого по какое, сколько часов.
Кто составил акт: должность, фамилия и инициалы.
Отметка о дальнейших действиях: объяснение получено, уведомление направлено, приказ издан.
Подпись ответственного за ведение журнала.

Как вести журнал

Заведите журнал приказом. Приказом назначьте ответственного за ведение и утвердите форму журнала. Так у записей появляется основание, а у журнала — хозяин.
Нумеруйте акты сквозным порядком. Номер акта идёт подряд в течение календарного года. Номер записи в журнале может совпадать с номером акта — так проще искать.
Вносите запись в день акта. Сначала составляют акт на месте, затем в тот же день переносят его данные в журнал. Задним числом записи не делают.
Переносите данные из акта дословно. Фамилию, время и дату берут из акта без округлений: расхождение между актом и журналом — первый повод усомниться в обоих документах.
Храните журнал вместе с актами. Журнал и подшивка актов лежат в одном месте. Запись в журнале без самого акта доказательством не работает.

Что написать в акте до журнала

Акт составляет комиссия или уполномоченный работник в присутствии свидетелей. В акте указывают: наименование компании, дату и место составления, фамилию и должность отсутствующего, время отсутствия, чем подтверждено — табель, показания свидетелей, данные пропускной системы, — и подписи составителей.

Работника знакомят с актом под подпись. Если он отказался или его нет на месте, в акте делают отметку об отказе и заверяют её подписями свидетелей. Эти же сведения затем попадают в журнал.

Частые ошибки

Журнал ведут, а акты не составляют: запись без первичного документа ничего не подтверждает.
В журнале время отсутствия округляют до целых дней, хотя в акте указаны часы.
Записи вносят через неделю после события — путаются даты и номера.
Нет приказа о назначении ответственного, и никто не отвечает за сохранность журнала.
Журнал хранят отдельно от актов, и к моменту спора акты найти не удаётся.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал по закону?

Нет. Трудовой кодекс требует фиксировать отсутствие работника, но форму учёта актов не устанавливает. Журнал — удобный способ компании навести порядок в этих документах; его вводят приказом или инструкцией по делопроизводству.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Можно, если в компании есть система электронного документооборота и акты подписывают электронной подписью. Тогда журнал — реестр в системе. Бумажный журнал с живыми подписями проще предъявить в суде, поэтому многие компании ведут его параллельно.

Сколько хранить журнал и акты?

Срок зависит от того, чем закончилась история. Документы по личному составу, к которым относятся акты об отсутствии и приказы о взысканиях, хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет срок в номенклатуре дел.

Нужно ли регистрировать каждый акт, если человек отсутствует несколько дней подряд?

Акт составляют на каждый день отсутствия или на каждый факт, зафиксированный в течение дня. В журнал вносят отдельную запись на каждый акт, иначе по записям не восстановить картину.

Что делать, если работник отказался подписывать акт?

В акте делают отметку об отказе, её заверяют подписями свидетелей. В журнал переносят сведения акта и добавляют в отметку о дальнейших действиях, что от подписи работник отказался.

Когда акты и журналы отнимают время у руководителя

Чтобы кадровые бумаги собирались без ручной работы

Акты, уведомления и записи в журналах повторяются из месяца в месяц. Каждый документ надо составить по форме, проверить реквизиты и подшить — на это уходит время специалиста по кадрам.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, заполняют журнал по данным акта и складывают всё в папку дела.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»