Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Акт приёма-передачи бухгалтерских документов

Акт приёма-передачи бухгалтерских документов фиксирует, что один сотрудник передал другому первичку, регистры, отчётность и печати, а тот их принял. Ниже — бланк в Word и образец заполнения при смене главного бухгалтера.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

г. Москва

16 ноября 2026 г.

Акт приёма-передачи бухгалтерских документов и дел

при смене главного бухгалтера

№ 7

Главный бухгалтер ООО «Ромашка» Смирнова Ольга Петровна передала, а главный бухгалтер Иванова Мария Сергеевна приняла документы бухгалтерского учёта и дела бухгалтерии за период с 1 января 2024 года по 31 октября 2026 года согласно приложению к настоящему акту.

1. Первичные документы: счета-фактуры, универсальные передаточные документы, акты, товарные накладные — сшиты в папки по месяцам, за 2024–2026 годы. 2. Регистры бухгалтерского учёта и бухгалтерская отчётность за 2024 и 2025 годы. 3. Договоры с контрагентами — действующие и закрытые. 4. Электронная база 1С, резервная копия на носителе. 5. Ключи и сертификаты электронной подписи, доступы к банку и отчётности. 6. Печать организации.

Состояние учёта: первичные документы подобраны по месяцам, регистры сформированы, отчётность за 2024 и 2025 годы сдана. Замечания принимающей стороны: восстановить акты сверки с двумя контрагентами за 2026 год. Срок устранения — до 15 декабря 2026 года.

Приложение: опись документов на 12 л. в 1 экз. Акт составлен в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.

Сдающий

Главный бухгалтер

____________ / О. П. Смирнова /

Принимающий

Главный бухгалтер

____________ / М. С. Иванова /

Зачем нужен акт приёма-передачи бухгалтерских документов

Акт приёма-передачи бухгалтерских документов — письменное подтверждение, что один сотрудник сдал, а другой принял первичку, регистры, отчётность, печати и доступы. Закон не требует такой акт при каждой передаче бумаг, но без него не доказать, что документы передали, а не потеряли.

Нужен акт в трёх случаях: при смене главного бухгалтера, при увольнении бухгалтера или кадровика, когда дела переходят руководителю или новому сотруднику, и при смене руководителя компании. При смене руководителя организация обязана обеспечить передачу документов бухгалтерского учёта, а порядок передачи утверждает внутренним документом, например учётной политикой (ч. 4 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Что перечислить в акте

  • Стороны: должность, фамилию и инициалы того, кто сдаёт, и того, кто принимает.
  • Период, за который передают документы, и дату передачи.
  • Опись: какие документы, за какие годы, сколько папок или листов, в каком виде — бумажном или электронном.
  • Состояние учёта: подобрана ли первичка, сдана ли отчётность, есть ли замечания принимающей стороны.
  • Что передают вместе с бумагами: печати, ключи электронной подписи, доступы к банку и сервисам отчётности, резервную копию базы.
  • Сроки устранения замечаний, если они есть.
  • Подписи обеих сторон с расшифровкой и дату.

Как оформить передачу дел при смене главного бухгалтера

  1. Издайте приказ. Руководитель назначает комиссию или определяет, кто принимает дела, и устанавливает срок передачи — например, 10 дней.
  2. Соберите документы. Сдающий подбирает первичку по месяцам, регистры, отчётность, договоры, печати и доступы и составляет опись.
  3. Сверьте опись с фактом. Принимающий проверяет, всё ли на месте, и отмечает в акте состояние учёта и замечания.
  4. Подпишите акт. Акт подписывают сдающий и принимающий; при комиссии — все её члены. Каждой стороне остаётся свой экземпляр.
  5. Передайте доступы. Доступы уходящего сотрудника к банку и сервисам отчётности закрывают, а новому сотруднику оформляют собственные доступы и электронную подпись; ключ прежнего владельца ему не передают.
  6. Устраните замечания. Недостающие документы и сверки восстанавливают в срок, указанный в акте, и фиксируют это отдельным актом или письмом.

Акт при увольнении главного бухгалтера

Когда главный бухгалтер увольняется, дела передают руководителю или новому главному бухгалтеру. Акт приёма-передачи бухгалтерских документов при увольнении главного бухгалтера оформляют до последнего рабочего дня: после увольнения получить подпись и объяснения будет сложнее.

В акте перечисляют всё, что было в работе: первичку за годы, которые бухгалтер вёл, регистры, отчётность, договоры, печати и доступы. Если часть документов утеряна, это записывают в акте как замечание с указанием, что нужно восстановить и к какому сроку. Подписанный акт защищает обе стороны: новый бухгалтер не отвечает за чужие ошибки, а уволившийся подтверждает, что сдал дела полностью.

Частые ошибки

  • Одна строка «переданы бухгалтерские документы» без описи — по такому акту не понять, что именно передали.
  • Нет периода, за который передают документы, — при проверке неясно, за какие годы бумаги на месте.
  • Не отмечены замечания и сроки их устранения — новый бухгалтер остаётся один на один с недостачей.
  • Забыли про доступы и ключи электронной подписи — старые доступы остаются открытыми.
  • Акт подписан только одной стороной — принимающий может позже заявить, что документов не получал.
  • Акт составлен в одном экземпляре — у второй стороны не остаётся доказательства передачи.

Частые вопросы

Обязателен ли акт приёма-передачи бухгалтерских документов?

Закон не обязывает оформлять акт при каждой передаче документов. Но при смене руководителя организация обязана обеспечить передачу документов бухгалтерского учёта (ч. 4 ст. 29 Закона № 402-ФЗ), а порядок передачи утверждает внутренним документом. Акт — самый простой способ подтвердить, что документы передали и приняли.

Кто подписывает акт при смене главного бухгалтера?

Сдающий и принимающий — старый и новый главный бухгалтер. Если руководитель назначил комиссию, акт подписывают все её члены. Утверждает акт руководитель организации.

Нужно ли прикладывать к акту опись документов?

Да, без описи документы трудно идентифицировать. Опись можно оформить приложением к акту: перечислить папки, годы, количество листов или файлов. В самом акте дают ссылку на приложение.

Можно ли составить акт в электронном виде?

Можно, если обе стороны подписывают его электронными подписями. Для споров надёжнее бумажный экземпляр с живыми подписями или документ в системе электронного документооборота с подписью обеих сторон.

Сколько хранить акт приёма-передачи бухгалтерских документов?

Срок зависит от содержания переданных документов и закрепляется в номенклатуре дел организации. Акт подтверждает передачу, поэтому его хранят не меньше, чем документы, которые по нему передали.

Передача дел занимает дни, а документы всё равно теряются

Чтобы опись собиралась сама, а не вручную по папкам

Опись на сотни папок и файлов собирают вручную: сверяют месяцы, годы, номера, ищут недостающие акты и накладные. На это уходят дни, а часть документов так и остаётся ненайденной.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают бухгалтерские документы, собирают опись по шаблону и находят пропуски до того, как акт подпишут.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы