Кассовая книга: образец заполнения

Кассовая книга — сводный документ, в котором видно каждое движение наличных за день: сколько денег было с утра, от кого поступило и кому выдано, сколько осталось на вечер. Ниже — бланк формы КО-4 и образец заполнения листа за один рабочий день.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Касса за 16 ноября 2026 г.

Лист 24

Кассовая книга

форма № КО-4, лист за рабочий день

Остаток на начало дня — 12 500,00.

Приход: ПКО № 118 от ООО «Вектор» за услуги — 64 000,00; ПКО № 119 от И. И. Иванова, возврат подотчётных сумм — 3 200,00.

Расход: РКО № 87, выдано на хозяйственные нужды А. А. Смирнову — 4 700,00; РКО № 88, сдано в банк — 60 000,00.

Итого за день: приход 67 200,00, расход 64 700,00. Остаток на конец дня — 15 000,00.

Записи в кассовой книге проверил и документы в количестве двух приходных и двух расходных получил главный бухгалтер Н. П. Орлова.

Кассир

Кассир

____________ / А. А. Смирнова /

Проверяющий

Главный бухгалтер

____________ / Н. П. Орлова /

Что такое кассовая книга в бухгалтерии

Кассовая книга — сводный регистр кассы. В ней за каждый рабочий день видно, сколько наличных было на начало дня, что поступило и что выдано по кассовым ордерам и сколько осталось на конец дня. Ордер фиксирует одну операцию, а книга собирает все операции дня в одну картину.

Книгу ведут по типовой форме № КО-4 — она утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88 и остаётся рабочей формой: свой бланк компания может ввести, но на практике берут КО-4 и заполняют её в бухгалтерской программе или вручную.

Наличные операции компания ведёт по указанию Банка России № 3210-У: каждая операция оформляется приходным или расходным кассовым ордером, а данные ордеров переносятся в книгу.

Что есть в бланке формы КО-4

Обложка: название организации или ИП, структурное подразделение, год, на который заведена книга.
Титульный лист с записью о том, что в книге пронумеровано и прошнуровано столько-то листов, с подписями руководителя и главного бухгалтера и печатью.
Лист за день: остаток на начало дня, приход и расход по каждому документу, итого за день, остаток на конец дня.
Отдельная строка — сколько из выданного за день пришлось на зарплату, выплаты социального характера и стипендии.
Подпись кассира за день и подпись того, кто проверил записи и принял ордера.
Линия отреза и поле для подшивки: отчёт кассира за день отделяют и подшивают отдельно от листов книги.

Как заполнять кассовую книгу вручную

Заведите книгу на год. На обложке укажите организацию и год. На последней странице напишите, сколько листов пронумеровано и прошнуровано, поставьте подписи руководителя и главного бухгалтера и печать, если она есть.
Начните лист с остатка. Первая строка дня — остаток на начало дня. Он равен остатку на конец предыдущего дня; за первый день года — остатку из последнего листа прошлогодней книги.
Перенесите приход. По каждому приходному кассовому ордеру: номер документа, от кого получено, корреспондирующий счёт и сумма. Строки идут по порядку ордеров.
Перенесите расход. Так же по расходным ордерам: номер, кому выдано, счёт и сумма. В строке «в том числе на заработную плату» покажите, сколько из выданного пришлось на оплату труда.
Подведите итоги. Сложите приход и расход за день, вычтите расход из остатка на начало дня и прибавьте приход — получите остаток на конец дня.
Подпишите и проверьте. Кассир подписывает лист за день. Тот, кто проверяет кассу, пересчитывает ордера, ставит подпись и указывает, сколько приходных и расходных документов принял.
Отделите отчёт кассира. По линии отреза отчёт за день отделяют и подшивают отдельно — так ведёт книгу кассир, а листы книги остаются в деле.

Лист кассовой книги: образец заполнения

Один день в книге занимает два листа: на чётном листе пишут приход, на нечётном — расход, а внизу обеих страниц подводят итог за день и выводят остаток на конец дня.

Пример за 16 ноября: утром в кассе 12 500 рублей. Днём поступило 64 000 рублей от ООО «Вектор» за услуги и 3 200 рублей от сотрудника — возврат подотчётных сумм. Выдали 4 700 рублей на хозяйственные нужды и сдали в банк 60 000 рублей. Итого приход за день 67 200 рублей, расход 64 700 рублей, остаток на конец дня 15 000 рублей.

В строке «в том числе на заработную плату» в этот день стоит прочерк: зарплату не выдавали. Если бы выдали, её сумма вошла бы и в расход, и в эту строку.

Частые ошибки

Книгу заполняют по памяти, а не по ордерам: суммы расходятся с кассовыми документами.
Неверно переносят остаток: после дней без операций остаток берут из последнего листа, на котором отражены кассовые операции.
Не ведут строку «в том числе на заработную плату», хотя лимит остатка кассы и выдача зарплаты проверяются именно по ней.
Исправляют записи корректором или замазывают их. Исправление в бумажной книге оформляют так, чтобы прежняя запись оставалась видна, и заверяют датой, фамилиями, инициалами и подписями оформивших её лиц.
Не подшивают отчёт кассира и не хранят ордера — при проверке нечем подтвердить записи.

Частые вопросы

Обязательно ли вести кассовую книгу?

Компании ведут кассовую книгу по каждой кассовой операции. Исключение — обособленные подразделения, которые не хранят у себя наличные и после операций сдают деньги в общую кассу: им книга не нужна. Индивидуальные предприниматели могут не вести кассовые документы и книгу: для них действует упрощённый порядок ведения кассовых операций.

Можно ли вести кассовую книгу в электронном виде?

Можно. Книгу формируют в бухгалтерской программе, листы распечатывают на бумаге по итогам дня или выводят на последний лист за месяц. Электронную книгу можно не распечатывать: её защищают от несанкционированного доступа, искажений и потерь и подписывают электронными подписями.

Нужна ли кассовая книга ИП?

ИП вправе не вести кассовые документы и кассовую книгу — для них предусмотрен упрощённый порядок. Но если предприниматель хочет видеть движение наличных, книгу можно вести добровольно: ошибкой это не будет.

Кто подписывает кассовую книгу?

Лист за день подписывает кассир, а записи и принятые ордера — тот, кто проверяет кассу, обычно главный бухгалтер или руководитель. На последней странице книги свои подписи ставят руководитель и главный бухгалтер.

Как нумеровать и прошнуровывать книгу?

Листы нумеруют по порядку с первого, книгу прошнуровывают, а на последней странице пишут, сколько листов пронумеровано и прошнуровано, ставят подписи и печать, если она есть. Так книга защищена от изъятия и вставки листов.

Сколько хранить кассовую книгу?

Срок хранения зависит от вида документов и закрепляется в номенклатуре дел компании; для кассовых документов он обычно исчисляется годами. Точный срок смотрите в перечне типовых архивных документов, утверждённом приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда касса и наличные держатся на одном человеке

Чтобы рутина с ордерами и книгой не отнимала день

Кассовые ордера, листы книги, сверка остатка — работа, которую легко забыть в загруженный день, а ошибка всплывает при проверке.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют суммы с ордерами и приносят готовый лист на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»