Положение о кадровой службе предприятия

Положение о кадровой службе — внутренний документ, который закрепляет, зачем в компании нужен отдел кадров, из кого он состоит, что делает и как взаимодействует с директором, бухгалтерией и руководителями подразделений. Ниже — бланк и образец заполнения для компании, где кадровая служба выделена в отдельное подразделение.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 68 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

«16» ноября 2026 г.

Положение о кадровой службе

ООО «Ромашка»

16 ноября 2026 г. № 8

1. Общие положения. 1.1. Кадровая служба — самостоятельное подразделение ООО «Ромашка», подчинённое генеральному директору. 1.2. В работе служба руководствуется Трудовым кодексом РФ, иными нормативными правовыми актами о труде, уставом общества, локальными актами и настоящим Положением. 1.3. Службу возглавляет начальник отдела кадров, которого назначает и освобождает генеральный директор.

2. Задачи службы: подбор и оформление приёма работников; ведение кадрового учёта и трудовых книжек; подготовка локальных актов о труде; организация аттестации и обучения; контроль трудовой дисциплины; подготовка отчётности о численности.

3. Структура. 3.1. В состав службы входят начальник отдела кадров, специалист по кадровому делопроизводству и специалист по подбору. 3.2. Штатное расписание службы утверждает генеральный директор.

4. Права. 4.1. Начальник службы запрашивает у руководителей подразделений документы и сведения, нужные для кадровой работы. 4.2. Вносит генеральному директору предложения о поощрениях и дисциплинарных взысканиях. 4.3. Участвует в приёмке решений о штатном расписании и фонде оплаты труда.

5. Взаимодействие. Служба получает от бухгалтерии сведения о выплатах, необходимые для расчёта пособий и отчётности, а передаёт в бухгалтерию приказы о приёме, переводе и увольнении в день их издания.

6. Ответственность. Начальник службы отвечает за достоверность кадровых документов и соблюдение сроков их оформления. Работники службы отвечают в порядке, установленном трудовым законодательством.

Начальник отдела кадров

Начальник отдела кадров

____________ / И. И. Иванова /

Согласовано

Юрисконсульт

____________ / С. С. Сидоров /

Зачем компании положение о кадровой службе

Положение о подразделении описывает его место в компании: кому оно подчиняется, что делает, чего не делает и какие решения принимает само. Для кадровой службы такой документ снимает споры о том, кто отвечает за приём на работу, за трудовые книжки и за отчётность о численности.

Закон не требует положения о каждом подразделении. Но когда обязанности отдела кадров разбросаны по должностным инструкциям и приказам, при проверке инспекции труда и при споре с работником труднее показать, кто и в какой срок должен был оформить документ. Положение собирает эти обязанности в одном месте.

Что включить в положение

Общие положения: статус службы, кому подчиняется, чем руководствуется в работе.
Задачи: подбор, оформление приёма и увольнения, кадровый учёт, локальные акты, аттестация, дисциплина, отчётность.
Структура: какие должности входят в службу и кто её возглавляет.
Функции по каждой задаче: что именно делает служба и в какой срок.
Права: какие сведения служба вправе запрашивать и какие предложения вносить руководителю.
Взаимодействие: с бухгалтерией, юридической службой, руководителями подразделений.
Ответственность: за что отвечает начальник службы и её работники.
Порядок утверждения и изменения положения.

Как составить положение

Опишите, кому подчиняется служба. Обычно кадровая служба подчиняется непосредственно руководителю компании. Если она входит в блок по персоналу, укажите это и назовите руководителя блока.
Перечислите задачи без лишнего. Задачи — крупные направления: подбор, кадровый учёт, локальные акты, обучение, дисциплина. Дробные действия переносите в функции.
Распишите функции по срокам. Например: приказ о приёме готовится в день заключения трудового договора, запись в трудовую книжку вносится в сроки, установленные приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н.
Дайте права, без которых работа стоит. Право запрашивать документы у подразделений, право вносить предложения о поощрениях и взысканиях, право проверять соблюдение трудовой дисциплины.
Согласуйте и утвердите. Положение согласуют юрисконсульт и главный бухгалтер, утверждает руководитель компании. С даты утверждения документ действует, а работников знакомят с ним под подпись.

Частые ошибки

Положение переписывает Трудовой кодекс: цитаты статей без привязки к компании не помогают в работе.
Задачи и функции дублируют друг друга, и непонятно, кто отвечает за результат.
Не указано, кому подчиняется служба, — тогда распоряжения ей дают несколько руководителей сразу.
Нет порядка изменения: после смены структуры положение остаётся прежним и расходится с реальностью.
Положение не согласовано с бухгалтерией, хотя служба передаёт ей приказы и сведения о выплатах.

Частые вопросы

Обязательно ли положение о кадровой службе?

Нет. Закон требует от работодателя вести кадровые документы и знакомить работников с локальными актами, но отдельного положения о подразделении не предписывает. Документ нужен компании, где важно закрепить зоны ответственности.

Кто утверждает положение?

Руководитель компании. Положение о подразделении — внутренний документ, его утверждают приказом или грифом утверждения на самом документе, как и другие внутренние положения.

Нужно ли знакомить работников с положением?

Работников службы — обязательно, под подпись, как и с другими локальными актами, которые касаются их работы. Остальных работников знакомят, если положение затрагивает их обязанности.

Чем положение отличается от должностной инструкции?

Положение описывает подразделение целиком: задачи, структуру, права и связи. Должностная инструкция описывает одного работника: что он делает, за что отвечает и какие требования к его квалификации.

Как часто пересматривают положение?

При изменении структуры компании, задач службы или законодательства. Дату пересмотра удобно указать в самом положении, например: не реже одного раза в три года.

Когда кадровые документы собираются вручную

Чтобы типовые кадровые документы готовились сами

Приказы, уведомления и справки по работникам пишутся по шаблонам, но каждый раз их собирают вручную и сверяют с данными из разных таблиц.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону и данным учётной системы, проверяют обязательные поля и приносят на подпись готовый файл.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»