Приходная накладная: бланк и образец

Приходная накладная фиксирует, что компания получила товар и приняла его к учёту. Ниже — бланк для скачивания и заполненный образец: от поставщика пришла партия офисных кресел, кладовщик сверил её с документами и передал накладную в бухгалтерию.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка», ИНН 7701234567, КПП 770101001

127015, г. Москва, ул. Новодмитровская, д. 2, склад № 3

Поставщик: ООО «ОфисСнаб», ИНН 7709876543

по накладной № 214 от 12 ноября 2026 г.

Приходная накладная

о приёмке товара по накладной поставщика

16 ноября 2026 г. № ПН-58

Товар принят на склад 16 ноября 2026 года. Количество и качество сверены с документами поставщика при разгрузке, расхождений нет.

Кресло офисное «Комфорт» — 12 шт. по 4 900 руб., всего 58 800 руб., в том числе НДС 22 % — 10 603,28 руб.

Приложение: накладная поставщика № 214 от 12.11.2026, счёт-фактура № 214 от 12.11.2026, доверенность № 7 от 16.11.2026.

Товар принял

Кладовщик

____________ / А. С. Смирнов /

Товар сдал

Водитель-экспедитор ООО «ОфисСнаб»

____________ / Д. В. Кузнецов /

Принял к учёту

Главный бухгалтер

____________ / М. А. Орлова /

Что такое приходная накладная

Приходная накладная — документ покупателя: им компания подтверждает, что товар поступил на склад, количество и качество сверены, стоимость принята к учёту. Поставщик выписывает свой документ — товарную накладную ТОРГ-12 или универсальный передаточный документ (УПД), — а приходная накладная рождается на стороне покупателя.

Обязательной формы приходной накладной закон не устанавливает. Компания вправе разработать бланк сама и утвердить его в учётной политике. Обязательные реквизиты первичного документа перечислены в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ: название документа, дата составления, название организации, содержание факта хозяйственной жизни, величина в денежном и натуральном измерении, должности ответственных и их подписи.

Что указать в приходной накладной

Название документа и дату составления — день, когда товар фактически приняли.
Покупателя: название, ИНН, КПП, адрес склада, куда привезли товар.
Поставщика и документ, по которому пришёл товар: номер и дата накладной поставщика или УПД.
По каждой позиции: наименование, единицу измерения, количество, цену, сумму и ставку НДС.
Итог по документу: сколько всего позиций и на какую сумму.
Кто принял товар, кто сдал и кто принял его к учёту, — с должностями, фамилиями и подписями.
Приложения: накладная поставщика, счёт-фактура, доверенность на получателя, если товар забирали со склада поставщика.

Как оформить приходную накладную

Сверьте товар при разгрузке. Пересчитайте места и единицы, проверьте наименования и артикулы по накладной поставщика. Расхождение фиксируйте сразу, пока машина не уехала.
Возьмите документ поставщика. Товарная накладная ТОРГ-12 или УПД с подписью и печатью поставщика — основание для вашей приходной накладной.
Заполните строки. Переносите позиции из документа поставщика: наименование, количество, цену, сумму и НДС. Если товар пришёл без счёта-фактуры, НДС не выделяйте.
Подпишите втроём. Товар сдаёт представитель поставщика, принимает материально ответственный работник, к учёту принимает бухгалтер. Подписи — с расшифровкой.
Передайте в бухгалтерию. Бухгалтер ставит накладную в учёт в день приёмки или на следующий рабочий день, если товар пришёл вечером. Копию храните вместе с документом поставщика.

Приходная накладная, ТОРГ-12 и УПД: в чём разница

ТОРГ-12 — форма товарной накладной, которую выписывает продавец. Она утверждена постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132 и с 2013 года необязательна: продавец может пользоваться своим бланком, если в нём есть обязательные реквизиты ст. 9 закона № 402-ФЗ.

УПД — универсальный передаточный документ, который заменяет сразу и накладную, и счёт-фактуру. Форму и порядок заполнения ФНС рекомендовала письмом от 21.10.2024 № ЕА-4-15/12116@. Если поставщик прислал УПД со статусом «1», счёт-фактура отдельно не нужна.

Приходная накладная — документ покупателя. Она не заменяет документ поставщика, а дополняет его: подтверждает, что товар дошёл, посчитан и оприходован. Если товар привозят на склад покупателя, обычно есть оба документа; если товар забирают самовывозом, приходную накладную оформляют на складе поставщика или в день доставки в офис.

Частые ошибки

Накладную оформляют задним числом — за день до фактической приёмки или через неделю после. Дату ставят по факту поступления товара.
Не выделяют НДС, когда поставщик работает на УСН без НДС или на спецставке 5 % или 7 %. В таком случае в документе пишут «Без НДС» или указывают ставку поставщика.
Приходная накладная подписана только кладовщиком, а бухгалтер и представитель поставщика не расписались. Без подписи сдающей стороны документ не подтверждает, что товар передан.
Позиции в накладной не совпадают с документом поставщика: другой артикул, другое количество. При расхождении оформляют акт, а не «подгоняют» цифры.
Кладовщик принимает товар без доверенности, хотя получает его не он, а курьер или водитель компании. Доверенность прикладывают к накладной.

Частые вопросы

Обязательна ли форма приходной накладной?

Нет. Закон не устанавливает единой формы. Компания разрабатывает бланк сама и утверждает его в учётной политике. Главное — чтобы в документе были обязательные реквизиты из ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Чем приходная накладная отличается от товарной?

Товарную накладную выписывает продавец и передаёт покупателю вместе с товаром. Приходную накладную оформляет покупатель, когда принимает товар на склад. Это два разных документа на одну поставку.

Можно ли заменить приходную накладную УПД?

Можно, если поставщик выставил УПД со статусом «1»: в нём есть и передаточная часть, и счёт-фактура. Покупатель вправе принять товар по УПД и не оформлять отдельную приходную накладную, если в учётной политике это закреплено.

Что делать, если товар пришёл с браком?

Приёмку приостанавливают и оформляют акт о расхождении по количеству и качеству. В приходной накладной либо не отражают бракованные позиции, либо отражают с пометкой «на ответственное хранение» — в зависимости от условий договора с поставщиком.

Нужна ли печать на приходной накладной?

Нет. Печать на первичном документе не обязательна, если компания от неё отказалась. Достаточно подписей ответственных лиц с расшифровкой.

Сколько хранить приходные накладные?

Документы бухгалтерского и налогового учёта хранят не меньше пяти лет по подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, если другой срок не установлен. Компания закрепляет точный срок в номенклатуре дел.

Когда накладные теряются между складом и бухгалтерией

Чтобы приёмка товара не зависела от чьей-то памяти

Накладные приходят в почту, мессенджеры и на бумаге, а кладовщик и бухгалтер сверяют их вручную. Позиции не сходятся, НДС теряется, документы всплывают через месяц.

Я собираю ИИ-агента, который принимает документы поставщиков, сверяет позиции с заказом и приходной накладной и передаёт бухгалтеру готовый комплект с расхождениями на видном месте.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»