Лист по учёту кадров: образец и бланк

Личный листок по учёту кадров — документ, в котором работник собственноручно сообщает о себе основные сведения: образование, стаж, прежние места работы, семейное положение. Ниже — бланк и образец заполнения. Листок не заменяет личную карточку Т-2 и анкету, а дополняет их.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 67 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Фамилия, имя, отчество: Иванова Мария Сергеевна

Дата рождения: 12 марта 1991 г.

Место рождения: г. Казань

Личный листок по учёту кадров

«16» ноября 2026 г.

Образование: высшее, Казанский федеральный университет, 2013 г., специальность «Менеджмент», квалификация «бакалавр».

Стаж работы: общий — 12 лет, в том числе в должности менеджера по продажам — 7 лет.

Последнее место работы: ООО «Ромашка», должность «менеджер по продажам», с 1 апреля 2019 г. по 31 октября 2026 г. Причина увольнения: по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

Семейное положение: замужем, двое детей 2015 и 2019 года рождения.

Дополнительные сведения: водительское удостоверение категории B, английский язык — уровень Intermediate.

Работник

Иванова М. С.

____________ / /

Специалист по кадрам, принявший документ

Петрова А. И.

____________ / /

Что такое лист по учёту кадров

Личный листок по учёту кадров — документ, который работник заполняет от руки при оформлении на работу или в первые дни после него. В нём собраны сведения о человеке: паспортные данные, образование, стаж, прежние места работы, семейное положение, отношение к воинской обязанности.

Обязательной формы листка закон не устанавливает. Компания вправе разработать свой бланк и закрепить его в инструкции по делопроизводству. На практике за основу берут типовую форму, которая применялась в советское время, или формулируют перечень вопросов самостоятельно.

Листок хранится в личном деле работника вместе с заявлением, приказом о приёме, копиями документов об образовании. Он не заменяет личную карточку Т-2 и анкету, а дополняет их: в листке сведения собраны компактно и написаны рукой самого работника.

Что указать в личном листке

Фамилию, имя, отчество полностью, дату и место рождения.
Паспортные данные: серию, номер, кем и когда выдан.
Адрес регистрации и фактического проживания, телефон.
Образование: какое учебное заведение окончил, в каком году, специальность и квалификацию по диплому.
Стаж работы: общий и по специальности — по трудовой книжке или сведениям о трудовой деятельности.
Прежние места работы: наименование организации, должность, период, причина увольнения.
Семейное положение, состав семьи, сведения о детях.
Отношение к воинской обязанности: военный билет, категория, при необходимости — специальность.
Дополнительные сведения: знание языков, водительские права, готовность к командировкам.

Как заполнить личный листок

Выдайте бланк работнику. Листок заполняет сам работник от руки. Специалист по кадрам проверяет записи по документам: паспорту, диплому, трудовой книжке или сведениям о трудовой деятельности.
Проверьте сведения об образовании и стаже. Сверьте название учебного заведения и год окончания с дипломом, периоды работы — с трудовой книжкой. Если работник выбрал электронную трудовую книжку, попросите сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
Уточните прежние места работы. Периоды и должности должны совпадать с записями в трудовой книжке. Причина увольнения указывается по формулировке Трудового кодекса, например «по собственному желанию».
Подпишите и приложите к личному делу. Работник ставит подпись и дату, специалист по кадрам — отметку о приёме документа. Листок хранится в личном деле вместе с копиями паспорта, диплома и приказом о приёме.

Чем листок отличается от анкеты и личной карточки

Анкету кандидат заполняет до приёма на работу, часто до собеседования. Личный листок — после оформления, он подтверждает сведения документами.
Личная карточка Т-2 — учётный документ, который ведёт специалист по кадрам. Листок работник заполняет собственноручно.
Автобиография — свободный рассказ о жизни и работе. Листок — структурированный перечень сведений по пунктам.
Трудовая книжка подтверждает стаж и места работы. Листок собирает сведения из разных документов в одном месте.

Частые вопросы

Обязателен ли личный листок по учёту кадров?

Нет. Трудовой кодекс не требует этот документ. Компания вводит его своим локальным актом, если нужно собрать сведения о работнике в одном месте. Без такого акта листок — добровольный документ.

Кто заполняет листок: работник или кадровик?

Заполняет работник от руки. Специалист по кадрам проверяет записи по документам и принимает листок в личное дело. Исправления заверяются подписью работника.

Можно ли заполнить листок в электронном виде?

Можно, если в компании так принято. Работник заполняет форму на компьютере, распечатывает, подписывает и передаёт в кадры. Электронная подпись для внутреннего документа не требуется, если иное не установлено локальным актом.

Сколько хранится личный листок?

Листок входит в личное дело работника. Личные дела руководителей и некоторых категорий работников хранят постоянно или 75 лет, остальные — не менее 50 лет в зависимости от даты завершения делопроизводства. Точный срок компания закрепляет в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Нужно ли указывать в листке сведения о родственниках?

Закон этого не требует. Включать такие вопросы в бланк стоит только при необходимости, например для отдельных должностей. Лишние персональные данные создают риски по закону № 152-ФЗ о персональных данных.

Кадровые документы отнимают время у руководителя

Чтобы бумаги собирались без ручной работы

Листки, анкеты и заявления приходят в разных форматах, их нужно проверять и переносить в учёт. На это уходят часы специалиста по кадрам.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые принимают документы от сотрудников, проверяют заполнение по чек-листу и передают данные в учётную систему.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»