Авансовый отчёт онлайн

Авансовый отчёт — документ, которым сотрудник показывает, на что потратил выданные ему деньги. Заполнить его онлайн можно в бухгалтерской программе или сервисе электронного документооборота: подотчётник прикладывает сканы чеков, руководитель утверждает, бухгалтер получает готовый документ.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 58 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Подотчётное лицо: менеджер отдела продаж

И. И. Иванов

Назначение аванса: командировка в Казань

с 10 по 13 ноября 2026 г.

Авансовый отчёт

№ 7 от 16 ноября 2026 г.

16 ноября 2026 г.

Получен аванс на командировку в сумме 40 000 рублей. Израсходовано 38 450 рублей, в том числе проезд 12 300 рублей, проживание 18 600 рублей, суточные 4 200 рублей, прочие расходы 3 350 рублей.

Остаток аванса 1 550 рублей внесён в кассу 16 ноября 2026 г.

Приложение: маршрутная квитанция и посадочные талоны на 3 л., счёт и кассовый чек гостиницы на 2 л., чек на такси на 1 л.

Подотчётное лицо

Менеджер отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Утвердил

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Что такое авансовый отчёт и зачем его заполняют онлайн

Авансовый отчёт сотрудник сдаёт после того, как потратил деньги, выданные под отчёт: на командировку, покупку канцелярии, оплату услуг. В отчёте он перечисляет, что купил и сколько потратил, а подтверждающие документы — чеки, квитанции, билеты — прикладывает к отчёту.

Онлайн-заполнение экономит время обеим сторонам. Подотчётник фотографирует чек сразу после покупки и заполняет отчёт с телефона, руководитель утверждает его из почты, бухгалтер получает документ с уже приложенными сканами. Электронный отчёт можно подписать электронной подписью и приложить к нему электронные документы. Если подтверждение получено на бумаге, сохраните оригинал и передайте его бухгалтерии по правилам компании.

Что указать в авансовом отчёте

Подотчётное лицо: должность, фамилию и инициалы.
Номер и дату отчёта.
Назначение аванса: на что выданы деньги.
Сумму полученного аванса и сумму израсходованных денег.
Перечень расходов с датами и суммами по каждому подтверждающему документу.
Остаток или перерасход: сколько вернули в кассу или сколько нужно возместить.
Приложения: перечень документов и число листов.
Подпись подотчётного лица и подпись руководителя, утвердившего отчёт.

Как заполнить авансовый отчёт онлайн

Соберите подтверждающие документы. Сфотографируйте или отсканируйте чеки, квитанции, билеты и посадочные талоны. Проверьте, что на каждом видно дату, сумму и продавца.
Откройте форму отчёта. В бухгалтерской программе или сервисе электронного документооборота создайте авансовый отчёт и заполните шапку: кто отчитывается и на что выдан аванс.
Внесите расходы. По каждому документу укажите дату, назначение и сумму. Программа сама сложит расходы и посчитает остаток или перерасход.
Приложите сканы. Прикрепите файлы к отчёту — так бухгалтер увидит подтверждение сразу, без бумажной папки.
Отправьте на утверждение. Руководитель утверждает отчёт электронной подписью или в сервисе, после чего документ уходит в бухгалтерию.

Какие документы приложить к отчёту по командировке

Авиабилет: маршрутная квитанция с указанием стоимости и посадочный талон, подтверждающий перелёт. Штамп о досмотре на талоне не обязателен.
Железнодорожный билет: контрольный купон электронного проездного документа с QR-кодом или реквизитами об оплате; вместо них подойдёт кассовый чек.
Гостиница: договор с гостиницей или электронный ваучер на заселение вместе с кассовым чеком. Ваучер равносилен договору по п. 14 Правил, утверждённых постановлением Правительства от 27.11.2025 № 1912.
Частное жильё: договор найма или расписка хозяина с фамилией съёмщика, датами найма, суммой, датой составления и подписью.
Суточные: отдельного подтверждающего документа не нужно, достаточно приказа о командировке.

Частые вопросы

Можно ли сдать авансовый отчёт только в электронном виде?

Можно, если компания перешла на электронный документооборот и в ней принят порядок подписания таких документов электронной подписью. Если бумажный учёт сохранился, распечатайте отчёт и приложите оригиналы чеков.

В какой срок сотрудник обязан сдать авансовый отчёт?

Срок отчёта по обычным подотчётным расходам устанавливает руководитель компании, обычно он указан в приказе о выдаче денег под отчёт или в локальном акте. По командировке сотрудник представляет авансовый отчёт в течение трёх рабочих дней после возвращения.

Что делать, если потратил больше выданного аванса?

В отчёте укажите перерасход и приложите документы на всю потраченную сумму. Компания возмещает разницу сотруднику; порядок и срок возмещения закрепите в локальном акте.

Можно ли приложить фотографию чека вместо бумажного оригинала?

Фотографию можно приложить к электронному отчёту для проверки, но бумажный чек сохраните и передайте бухгалтерии по правилам компании. Если получили электронный кассовый чек, приложите его к отчёту.

Нужно ли прикладывать посадочный талон, если билет куплен в интернете?

Для подтверждения расходов приложите маршрутную квитанцию с указанием стоимости и посадочный талон. Штамп о досмотре не обязателен. Если талон потерян, запросите у перевозчика документ, подтверждающий перелёт.

Когда отчёты и чеки тонут в переписке

Чтобы подотчётные документы собирались без ручной сверки

Авансовые отчёты, чеки и служебные записки приходят из почты, мессенджеров и бумажных папок. Бухгалтер вручную сверяет суммы и ищет недостающие подтверждения.

Я собираю ИИ-агентов, которые разбирают такие документы по шаблону, сверяют суммы и приносят готовый отчёт на утверждение.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»