Опись документов в деле: образец

Внутренняя опись документов дела — перечень бумаг внутри одной папки: она показывает, что именно подшито, на каких листах и в каком порядке. Ниже — образец заполнения и бланк с графами, которые применяют в делопроизводстве.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 54 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Внутренняя опись документов дела № 04-2026

ООО «Ромашка», отдел кадров

Внутренняя опись документов дела

дела № 04-2026

Начата 12 января 2026 г.

Итого 5 документов. Количество листов внутренней описи 1 лист.

Опись составил

Специалист по кадрам

____________ / И. И. Иванова /

Что такое опись документов в деле

Внутренняя опись документов дела — учётный лист внутри папки. В нём перечисляют всё, что подшито: заявления, приказы, договоры, копии, — с номерами листов. Опись заводят вместе с делом и дополняют по мере поступления бумаг.

Зачем она нужна: по описи видно, все ли документы на месте, не вынули ли лист, на каком листе начинается нужная бумага. При проверке или передаче дела в архив сверяют именно опись.

В государственных органах и судах форму задаёт инструкция по делопроизводству ведомства. Коммерческая организация вправе утвердить свою форму приказом или инструкцией по делопроизводству — опираются на методические рекомендации Росархива.

Какие графы заполнять

№ п/п — порядковый номер записи, сквозной по всему делу.
Индекс документа — регистрационный номер по номенклатуре дел; у копий без номера ставят прочерк.
Дата документа — дата, указанная в самом документе, а не дата подшивки.
Заголовок документа — вид и краткое содержание: «Приказ о приёме на работу», «Заявление об отпуске».
Номера листов дела — с какого по какой лист занят документ; у однолистового — один номер.
Примечание — особенности: копия, выбыл, заменён, повреждён.

Как заполнить внутреннюю опись

Пронумеруйте листы дела. Карандашом в правом верхнем углу, начиная с первого подшитого документа. Опись идёт в начале или в конце дела и в нумерацию документов не входит.
Заведите опись при заведении дела. Шапку и заголовок заполните сразу, строки добавляйте по мере подшивки.
Записывайте каждый документ отдельной строкой. Один документ — одна строка, даже если документ на трёх листах: тогда в графе листов пишут «5–7».
Подведите итог. В конце укажите число документов цифрами и прописью и число листов самой описи.
Подпишите и поставьте дату. Опись подписывает тот, кто её составил, с расшифровкой должности и фамилии. Утверждение руководителем для внутренней описи не требуется.

Образец заполнения внутренней описи документов для архива

Опись для архива заполняют по тем же графам, но строже: заголовки документов переносят дословно, номера листов сверяют с фактической нумерацией, а итог заверяют подписью составителя. Дело, ушедшее в архив, уже не пополняют — опись закрывают и в дальнейшем не меняют.

В деле на бумаге должно быть не более 250 листов при толщине корешка не более 4 см. Документы постоянного и временного хранения формируют в отдельные дела; внутреннюю опись составляют для предусмотренных правилами категорий дел. Записи в описи ведутся в той же последовательности, в какой документы подшиты.

Частые ошибки

Нумеруют листы после подшивки и не пересчитывают — номера в описи расходятся с делом.
Пишут один заголовок на несколько документов: «Переписка по личному составу» вместо перечня.
Забывают итоговую строку и число листов описи.
Ставят в графу «Дата документа» дату подшивки.
Не отмечают в примечании изъятый или заменённый документ — при сверке не хватает листа.

Частые вопросы

Чем внутренняя опись отличается от описи дел?

Внутренняя опись — перечень документов внутри одной папки. Опись дел — сводный перечень самих дел структурного подразделения за год, по которому дела передают в архив. Внутренняя опись входит в само дело, опись дел — отдельный документ.

Обязательна ли внутренняя опись в коммерческой организации?

Для коммерческих организаций прямого требования в законе нет. Форму утверждают приказом или инструкцией по делопроизводству. Внутреннюю опись составляют для отдельных категорий дел, предусмотренных архивными правилами, в частности для личных дел. Для других дел компания может предусмотреть её в своей инструкции.

Нужна ли опись в личном деле работника?

Личные дела обязательны для государственных служащих; в компаниях их ведут по своему решению. Внутренняя опись личного дела удобна: по ней видно, какие заявления, приказы и копии подшиты и на каких листах.

Где хранить опись — в начале или в конце дела?

Обычно в начале дела, перед первым документом, либо в конце. Главное — постоянное место: при проверке опись ищут там же, где она была при заведении дела.

Что делать, если документ из дела изъяли?

В графе «Примечание» делают отметку об изъятии с датой и основанием, а в дело подшивают заверенную копию изъятого документа. Просто вынуть лист и оставить опись без изменений нельзя.

Сколько хранить внутреннюю опись?

Столько же, сколько само дело: опись — его часть. Срок хранения дела определяют по номенклатуре дел и перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда папки с документами собираются вручную

Чтобы документы в делах собирались по правилам

Опись, нумерация листов и подшивка отнимают время у кадровика и секретаря: одну папку собрать легко, сто — уже проект.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают входящие документы, раскладывают их по делам и готовят внутреннюю опись с номерами листов — человеку остаётся проверить и подписать.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»