Пронумеровано и прошнуровано и скреплено печатью: образец надписи

Образец заполнения

В настоящем деле пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью

Заверительная надпись

на сшивке документов

«16» ноября 2026 г.

152 (сто пятьдесят два) листа.

Генеральный директор ООО «Ромашка» П. П. Петров

Кто заверил

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Зачем нужна эта надпись

Надпись на сшивке подтверждает, что документы пронумерованы по порядку, прошиты и с момента сшивки их состав не менялся. Её ставят, когда документы передают в суд, архив, контрагенту или в госорган: принимающая сторона видит, сколько в сшивке листов и кто её заверил.

Единой формы для всех случаев закон не устанавливает. Надпись оформляют по правилам делопроизводства организации, а в судах, архивах и ведомствах ориентируются на свои инструкции — например, в судебном делопроизводстве есть типовая форма заверительной надписи на наряд или журнал.

Что написать в надписи

Сколько листов в сшивке — цифрой и прописью, чтобы нельзя было дописать разряд.
Что именно сделано: пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью.
Должность, подпись и расшифровку того, кто заверил.
Дату заверения.
Оттиск печати, если в организации печать есть и её ставят на таких документах.
Отметку об отклонениях, если при нумерации нашлись ошибки: пропуск номера, повтор, повреждённый лист.

Как пронумеровать, прошить и заверить

Пронумеруйте листы. Номер ставьте в правом верхнем углу простым карандашом или ручкой, без пропусков. Нумеруют листы, а не страницы: лист с двух сторон — один номер.
Прошейте сшивку. Прошейте документы ниткой в три-четыре прокола, концы выведите на последний лист и завяжите. Скрепки и степлер для постоянного хранения не годятся: их можно снять и заменить лист.
Наклейте лист-заверитель. На обратную сторону последнего листа или на отдельный лист наклейте заверительную надпись так, чтобы она захватывала концы нити. Тогда нить нельзя распустить, не повредив надпись.
Заполните надпись. Впишите число листов цифрой и прописью, должность и фамилию заверившего, поставьте подпись, дату и печать.
Проверьте перед передачей. Сверьте последний номер с числом в надписи: расхождение — повод для замечания принимающей стороны; суд может оставить иск без движения и предложить представить надлежаще заверенные копии, но автоматического возврата из-за неверной заверительной надписи нет.

Нужна ли печать

Печать для ООО и АО необязательна с 07.04.2015; у ИП обязанности иметь печать не было никогда; если уставом ООО печать предусмотрена, её нужно иметь и ставить. Если печати нет, в надписи пишут «пронумеровано и прошнуровано» и указывают число листов, а вместо оттиска — подпись заверившего. Для внутренних документов этого достаточно.

Если документы идут в суд или в орган, который требует печать, оттиск нужен: заранее уточните требование в канцелярии или в определении суда. Оттиск ставят так, чтобы он частично заходил на наклейку и на лист — тогда наклейку нельзя переклеить незаметно.

Если в нумерации нашлась ошибка

Исправлять нумерацию задним числом нельзя: подчистки и замена листов вызывают вопросы у принимающей стороны. Правильный путь — оставить нумерацию как есть и описать отклонение в заверительной надписи.

Например: «В деле пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 210 (двести десять) листов, нумерация листов 96 и 97 повторяется. Нижний угол листа 97 частично оторван». Такая отметка объясняет расхождение и снимает претензию.

Частые вопросы

Кто подписывает заверительную надпись?

Тот, кто отвечает за документы: руководитель, секретарь, делопроизводитель или сотрудник, который готовит сшивку к передаче. Главное — указать его должность и расшифровать подпись.

Сколько листов писать — цифрой или прописью?

И цифрой, и прописью. Цифра нужна для быстрой проверки, запись прописью не даёт дописать разряд или цифру.

Можно ли сшить документы степлером?

Для внутреннего пользования можно, но для суда, архива и передачи контрагенту — нет: скобу снимают, лист заменяют, и сшивка перестаёт подтверждать состав. Прошивают ниткой, концы заклеивают заверительной надписью.

Ставить ли печать, если в компании её нет?

Для внутренних документов можно обойтись подписью: с 07.04.2015 компании вправе не иметь печати (если иное не предусмотрено уставом); ИП печать никогда не обязан иметь. Если документы принимает суд или орган с требованием печати, уточните это требование заранее.

Что делать, если листов оказалось больше, чем указано в надписи?

Сшивку переделать: распустить нить, добавить листы, пронумеровать заново и оформить новую надпись. Дописывать число в уже подписанной надписи нельзя.

Когда документы собираются вручную и теряются

Чтобы документы собирались и заверялись без ручной сшивки

Пачки договоров, заявок и приложений собирают вручную: нумеруют, прошивают, заверяют, а потом ищут нужный лист по всему делу.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают документы по шаблону, сверяют состав и реквизиты и приносят на подпись готовый комплект.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»