Акт приёма-передачи материалов: образец и бланк

Акт приёма-передачи материалов фиксирует, что ценности пересчитали, осмотрели и передали от одного ответственного лица другому: сотруднику, в другой отдел или подрядчику. Ниже — образец заполнения и правила, по которым его составляют.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Передаёт: кладовщик А. С. Смирнов

Принимает: ООО «Строймонтаж», прораб В. П. Кузнецов

Акт приёма-передачи материалов

по договору подряда от 30 марта 2026 г. № 8/03

16 ноября 2026 г. № 27

Передаются материалы для выполнения работ по договору подряда от 30 марта 2026 г. № 8/03: лист стальной горячекатаный 2 мм — 120 листов, грунт-эмаль по металлу — 40 банок по 20 кг.

Материалы осмотрены при передаче, упаковка не повреждена, маркировка соответствует сопроводительным документам. Замечаний по количеству и качеству нет.

Материалы переданы на ответственное хранение подрядчику и подлежат возврату или списанию в работу по условиям договора.

Приложение: накладная на отпуск материалов на сторону от 16.11.2026 № 41 на 2 л. в 1 экз.

Передал

Кладовщик

____________ / А. С. Смирнов /

Принял

Прораб ООО «Строймонтаж»

____________ / В. П. Кузнецов /

Зачем нужен акт приёма-передачи материалов

Акт фиксирует момент, когда ответственность за сохранность материалов перешла от одного лица к другому. Если акт не подписан, установить, кто отвечал за ценности в момент потери или повреждения, помогут учётные документы и другие доказательства.

Для бухгалтерии акт может служить первичным документом. Передачу материалов между подразделениями, отпуск сырья подрядчику или возврат остатков можно оформить также другим подходящим первичным документом с обязательными реквизитами. Требования к первичным документам — статья 9 закона о бухгалтерском учёте: дата, наименование, содержание операции, измерители, должности и подписи ответственных.

Что указать в акте

Название документа, дату и номер — если акты в компании регистрируют.
Кто передаёт и кто принимает: организация, должность, фамилия и инициалы.
Основание передачи: договор подряда, приказ, служебная записка — с датой и номером.
Наименование материалов, единицы измерения и количество по каждому виду.
Состояние при осмотре: упаковка, маркировка, повреждения, замечания.
Приложения: накладные, спецификации, сертификаты.
Подписи обеих сторон с расшифровкой.

Как оформить передачу материалов

Сверьте количество с учётом. Возьмите данные из накладной или складской программы: расхождение с актом потом придётся объяснять.
Осмотрите материалы. Проверьте упаковку, маркировку и внешний вид. Замечания впишите в акт, а не оставляйте на словах.
Заполните акт. Укажите основание, перечень материалов и состояние. Если видов много, перечень вынесите в спецификацию и сошлитесь на неё.
Подпишите оба экземпляра. Передающий и принимающий ставят подписи; по одному экземпляру остаётся у каждой стороны.
Передайте в бухгалтерию. Акт — основание для проводок по учёту материалов и для списания с подотчёта передающего.

Частые ошибки

Нет основания передачи — неясно, по какому договору или приказу материалы уходят.
Количество указано «по накладной», без перечня в самом акте: при споре акт ничего не доказывает.
Замечания при осмотре не записаны, хотя повреждения были.
Подписал только принимающий — передача не подтверждена.
В накладной не указали замечания к состоянию материалов. При необходимости опишите повреждения и расхождения в накладной или отдельном акте.

Частые вопросы

Чем акт приёма-передачи материалов отличается от накладной?

Накладная оформляет отпуск ценностей со склада. Акт подтверждает, что принимающая сторона их осмотрела, пересчитала и приняла — с замечаниями или без. На практике документы идут парой: накладная плюс акт.

Обязательна ли унифицированная форма?

Для передачи материалов между подразделениями своей компании унифицированной формы нет: подойдёт бланк, утверждённый в учётной политике, если в нём есть обязательные реквизиты первичного документа по статье 9 закона о бухгалтерском учёте. В государственном и муниципальном секторе внутреннее перемещение нефинансовых активов оформляют накладной по форме 0510450.

Как оформить передачу давальческих материалов подрядчику?

Составьте акт со ссылкой на договор подряда: заказчик передаёт, подрядчик принимает материалы для работ. Укажите перечень, количество и то, что материалы подлежат возврату или списанию в работу. К акту приложите накладную на отпуск материалов на сторону.

Что делать, если при приёмке не хватает материалов?

Запишите фактическое количество в акте и укажите расхождение с накладной. Подписывать акт без замечаний не стоит: подпись подтверждает, что принято всё указанное. Дальше стороны оформляют претензию или допоставку.

Сколько хранить акт?

Срок зависит от назначения документа и вида материалов. Компания закрепляет сроки в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда акты и накладные собирают вручную

Чтобы передача материалов оформлялась без задержек

Акты, накладные и заявки на материалы отнимают время у склада и бухгалтерии: каждую бумагу надо сверить с учётом и передать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют количество с учётной системой и приносят ответственному готовый акт на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»