Письмо-представление: образец и бланк

Письмо-представление — деловое письмо, которым одну сторону знакомят с человеком или компанией и подтверждают его полномочия. Пишут, когда новый руководитель приходит на смену прежнему, когда сотрудник будет вести переговоры или подписывать документы от имени компании. Ниже — бланк в Word и образец заполнения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Северный мост»

А. В. Смирнову

от ООО «Ромашка»

Письмо-представление

о полномочиях нового генерального директора

16 ноября 2026 г. № 27

Решением общего собрания участников ООО «Ромашка» от 10 ноября 2026 года генеральным директором общества с 16 ноября 2026 года избран И. И. Иванов.

И. И. Иванов действует от имени общества без доверенности, в том числе подписывает договоры, распоряжается имуществом и представляет интересы общества в отношениях с третьими лицами. Полномочия подтверждены уставом и протоколом общего собрания, копии прилагаю.

Прошу в дальнейшем направлять документы и предложения на имя И. И. Иванова. Контактные данные: телефон +7 900 000-00-00, почта ivanov@romashka.ru.

Приложение: копия протокола общего собрания на 2 л. в 1 экз.; копия устава в новой редакции на 15 л. в 1 экз.

Автор письма

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / И. И. Иванов /

Что такое письмо-представление

Письмо-представление знакомит адресата с человеком или организацией и подтверждает, что у представленного лица есть полномочия. Чаще всего его пишет компания, когда меняется руководитель, когда новый сотрудник будет вести переговоры или подписывать документы от её имени.

От рекомендательного письма оно отличается задачей: рекомендация оценивает человека и его качества, а представление сообщает факты — кто это, с какого числа, что вправе делать и с кем теперь работать. Оценок и похвал в нём не нужно.

Единой формы в законе нет. Компания оформляет письмо на своём бланке, а реквизиты держит по ГОСТ Р 7.0.97-2025: адресат, автор, дата и номер, заголовок к тексту, подпись.

Что указать в письме-представлении

Адресата: должность, название компании, фамилию и инициалы в дательном падеже.
Автора: название компании и должность подписанта.
Дату и регистрационный номер по журналу исходящих писем.
Заголовок к тексту одной строкой: о чём письмо, например «о полномочиях нового генерального директора».
Основание: какой документ и от какого числа подтверждает событие — протокол общего собрания, приказ, решение.
Полномочия представленного лица: что он вправе делать от имени компании.
Контакты для дальнейшей переписки и приложения — копии подтверждающих документов.
Подпись автора с расшифровкой.

Как написать письмо-представление

Определите, кого представляете. Нового руководителя, сотрудника, который ведёт переговоры, или компанию, вошедшую в группу. От этого зависит набор сведений.
Укажите основание. Сошлитесь на протокол, приказ или решение с датой и номером — адресат должен видеть, откуда взялись полномочия.
Опишите полномочия точно. Перечислите, что человек вправе делать: подписывать договоры, распоряжаться имуществом, представлять интересы в переговорах.
Дайте контакты. Телефон и почта нового лица — чтобы адресат знал, куда направлять документы.
Приложите подтверждения. Копии протокола, приказа, устава — всё, что подтверждает сказанное в письме.
Подпишите и отправьте. Направьте письмо адресату по почте или через систему электронного документооборота; копию подшейте в дело.

Частые ошибки

Нет основания: письмо сообщает о смене руководителя, но не называет протокол или приказ, которым это оформлено.
Полномочия описаны словами «действует от имени компании» без перечня — адресат не понимает, что именно человек вправе подписывать.
Письмо путают с рекомендательным: вместо фактов пишут оценки и характеристики.
Нет новых контактов — переписка продолжает идти на прежнего руководителя.
Не приложены копии подтверждающих документов, и адресат вынужден запрашивать их отдельно.

Частые вопросы

Чем письмо-представление отличается от рекомендательного письма?

Рекомендательное письмо оценивает человека: как он работал, что умеет, почему ему можно доверять. Письмо-представление сообщает факты и полномочия: кто это, с какого числа, что вправе делать от имени компании. Закон форму обоих не устанавливает — компания оформляет их на своём бланке.

Нужно ли письмо-представление, если новый руководитель уже внесён в ЕГРЮЛ?

Сведения в ЕГРЮЛ подтверждают полномочия, но контрагент не обязан проверять реестр перед каждой сделкой. Письмо-представление избавляет его от этой проверки и сразу сообщает, с кем теперь работать.

Можно ли отправить письмо-представление по электронной почте?

Можно, если так принято в переписке с адресатом или работает система электронного документооборота. Для сделок, где важна подпись, надёжнее скан с подписью и печатью либо документ в системе с электронной подписью.

Нужна ли печать на письме-представлении?

Общего требования о печати нет. Письмо подписывает руководитель или уполномоченное лицо; печать ставят, если компания её использует и это принято в её делопроизводстве.

Сколько хранят письма-представления?

Срок зависит от содержания. Переписку по основной деятельности хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; конкретный срок компания закрепляет в номенклатуре дел.

Когда представления и знакомства отнимают время у руководителя

Чтобы такие письма собирались сами

Письма-представления, уведомления контрагентам и сопроводительные записки повторяются: меняются только имя, дата и полномочия, а собрать документ по шаблону всё равно приходится вручную.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону из данных CRM и кадрового учёта и приносят руководителю готовый текст на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»