Ведение договоров

Реестр ведёт один назначенный сотрудник — юрист, офис-менеджер или помощник руководителя. Исполнение по каждому договору остаётся за ответственным из профильного отдела. Совмещать обе роли в одном человеке можно только в небольшой компании.

Закон отдельного требования о реестре не устанавливает. Но данные бухгалтерского и налогового учёта и документы, нужные для исчисления и уплаты налогов, компания обязана хранить пять лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Реестр — практичный способ этот срок выдержать и доказать, что договор исполнялся.

Срок зависит от вида договора: по основной деятельности — по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и по номенклатуре дел компании. Для налоговой проверки документы нужны за пять лет.

Смотреть порядок отказа в самом договоре: обычно предупредить контрагента нужно за определённый срок до окончания срока действия. Пропустили — договор действует ещё один срок, и отказаться от него можно уже по правилам нового периода.

Можно, пока договоров немного и один человек отвечает за таблицу. Как только доступ к файлу нужен нескольким сотрудникам, появляются копии и расхождения. Тогда переходят на программу с карточками, правами доступа и напоминаниями.

Договорная работа — подготовка и согласование текста до подписания. Ведение — всё, что происходит после: учёт, сроки, платежи, продление, хранение и закрытие договора.