Журнал учёта рабочего времени сотрудников: образец

Журнал учёта рабочего времени — вспомогательная ведомость, где по каждому сотруднику отмечают приход, уход и отработанные часы. Закон её не требует, но с ней удобнее заполнять табель и разбирать спорные дни. Ниже — бланк и образец заполнения за неделю.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел продаж

16–20 ноября 2026 г.

Журнал учёта рабочего времени

отдел продаж, неделя 16–20 ноября 2026 года

Начат 16 ноября 2026 г.

Иванов И. И., менеджер: 16.11 — приход 09:00, уход 18:00, 8 ч; 17.11 — приход 09:05, уход 18:00, 8 ч; 18.11 — приход 09:00, уход 20:00, 10 ч, согласие на сверхурочную работу получено; 19.11 — приход 09:00, уход 18:00, 8 ч; 20.11 — приход 09:00, уход 18:00, 8 ч.

Петрова А. С., менеджер: 16.11 — отпуск без сохранения зарплаты по заявлению; 17–20.11 — приход 10:00, уход 18:00, 7 ч (неполное рабочее время по соглашению).

Ответственный за ведение журнала

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Проверил

Директор

____________ / П. П. Петров /

Что такое журнал учёта рабочего времени

Журнал учёта рабочего времени — вспомогательная ведомость, в которой по каждому сотруднику за день отмечают время прихода и ухода, отработанные часы и отсутствие: отпуск, больничный, отгул. Ведут его в подразделении или у кадровика, чтобы под рукой были первичные отметки.

Обязательным документом журнал не считается. Работодатель обязан вести учёт фактически отработанного времени (ст. 91 ТК РФ), и для этого есть унифицированная форма табеля № Т-13, утверждённая постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Журнал её не заменяет: он идёт рядом и помогает заполнять табель без догадок.

Какие графы завести

Порядковый номер записи и дата.
Фамилия, инициалы и должность сотрудника либо табельный номер.
Время прихода и ухода — по факту, а не по графику.
Отработано часов за день; отдельной графой — сверхурочные.
Отметка об отсутствии: отпуск, больничный, отгул, прогул — с основанием.
Подпись сотрудника, если в компании так принято, и подпись ответственного за журнал.

Как вести журнал

Назначьте ответственного. Обычно это руководитель подразделения или кадровик. Он же отвечает за сохранность журнала.
Заведите журнал на период. Удобно на месяц или на неделю: так проще переносить данные в табель.
Отмечайте приход и уход в тот же день. Задним числом записи подтверждать нечем, а именно они нужны, если возникнет спор о прогуле или переработке.
Фиксируйте основание отсутствия. Заявление на отпуск, листок нетрудоспособности, приказ об отгуле — номер и дата документа.
Сверяйте с табелем. В конце месяца данные журнала переносят в табель, расхождения разбирают до расчёта зарплаты.

Частые ошибки

Пишут часы по графику, а не по факту: тогда журнал не поможет ни при споре, ни при расчёте переработки.
Не отмечают сверхурочные отдельно — при проверке нечем подтвердить согласие работника и основание доплаты.
Хранят журнал в единственном экземпляре без подписи ответственного: при утере восстановить записи нечем.
Путают журнал с табелем и не заводят табель вовсе: учёт рабочего времени — обязанность работодателя по ст. 91 ТК РФ.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал учёта рабочего времени?

Нет. Закон требует вести учёт отработанного времени (ст. 91 ТК РФ), а форму учёта компания выбирает сама. Журнал — удобное дополнение к табелю, но не обязательный документ.

Чем журнал отличается от табеля учёта рабочего времени?

Табель — документ учёта рабочего времени; можно вести по унифицированной форме № Т-13 (пост. Госкомстата от 05.01.2004 № 1) либо по собственной форме, утверждённой руководителем. Обязателен сам учёт времени, а не бланк Т-13. Журнал — рабочие записи: в нём отмечают приход, уход и основания отсутствия, а в табель переносят уже сведённые данные за половину месяца или месяц.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Можно. Компания сама решает, вести журнал на бумаге, в таблице или в программе учёта. Если журнал нужен как доказательство в споре, важнее подпись ответственного и неизменность записей.

Как отмечать переработку?

Отдельной графой за день с указанием часов сверх нормы и основания: письменное согласие работника или приказ. Сверхурочная работа оплачивается по ст. 152 ТК РФ, и журнал помогает подтвердить её продолжительность.

Сколько хранить журнал?

Срок хранения компания закрепляет в номенклатуре дел. Если журнал служит основанием для расчётов с работниками, его хранят не меньше срока, в течение которого могут понадобиться документы по зарплате; точный срок лучше сверить с перечнем типовых архивных документов.

Когда журналы и табели собирают вручную

Чтобы учёт времени собирался без ручного переноса

Пока журнал бумажный, часы переносят в табель руками, а расхождения всплывают при расчёте зарплаты.

Я собираю ИИ-агентов под одну задачу: агент может разбирать отметки о приходе и уходе, сверять их с графиком и готовить сводку для табеля.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»