Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Приказ об утверждении перечня сотрудников, допущенных к работе с персональными данными

Приказ закрепляет, кто в компании имеет дело с персональными данными и в каком объёме. Ниже — бланк в Word и образец заполнения с приложением-перечнем.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ПРИКАЗ

16 ноября 2026 г. № 14-ПД

Приказ

об утверждении перечня сотрудников, допущенных к работе с персональными данными

г. Москва

В соответствии со статьёй 88 Трудового кодекса и статьёй 22.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»

ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить и ввести в действие с 16 ноября 2026 года перечень сотрудников, допущенных к работе с персональными данными, согласно приложению к настоящему приказу. 2. Признать утратившим силу приказ от 12 марта 2024 г. № 9-ПД «Об утверждении перечня сотрудников, допущенных к работе с персональными данными». 3. Начальнику отдела кадров ознакомить сотрудников из перечня с настоящим приказом под подпись до 20 ноября 2026 года. 4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Руководитель

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

С приказом ознакомлены

Начальник отдела кадров

____________ / И. И. Иванова /

Зачем нужен приказ о перечне допущенных

Закон обязывает оператора персональных данных ограничить доступ к ним: тех, кто данные обрабатывает, компания определяет своим внутренним документом. Приказ и есть такой документ — он называет сотрудников поимённо и говорит, с какими данными каждый работает.

Статья 88 Трудового кодекса требует ограничивать доступ к персональным данным работников специально уполномоченными лицами, которым разрешено получать только данные, необходимые для выполнения конкретных функций. Статья 22.1 закона № 152-ФЗ регулирует назначение и обязанности ответственного за организацию обработки персональных данных. Без перечня нельзя доказать, что доступ был ограничен: при проверке Роскомнадзора первым делом смотрят приказ и лист ознакомления.

Приказ об утверждении перечня лиц, имеющих доступ к персональным данным работников

Чаще всего компании нужен именно такой приказ: данные работников — личные карточки, трудовые книжки, расчётные листки, сведения о больничных и отпусках — есть почти у каждого работодателя. В перечень лиц, имеющих доступ к персональным данным работников, попадают руководитель, кадровик, бухгалтер по расчёту зарплаты и системный администратор, который обслуживает кадровую программу.

Если компания обрабатывает ещё и данные клиентов или соискателей, перечень расширяют: в приложении заводят отдельные разделы или уровни допуска — данные работников, данные клиентов, данные контрагентов. Сотрудник из отдела продаж не должен видеть личные карточки коллег, а кадровик — базу клиентов.

Название документа может быть разным: перечень сотрудников, допущенных к работе с персональными данными; перечень лиц, допущенных к обработке персональных данных; список работников, допущенных к обработке персональных данных. Суть одна — поимённый список с уровнем доступа, утверждённый приказом руководителя. Главное, чтобы название в приказе и в приложении совпадало и чтобы сотрудники были ознакомлены под подпись.

Что указать в приказе

  • Наименование организации, дату и регистрационный номер приказа.
  • Ссылку на статью 88 Трудового кодекса и статью 22.1 закона № 152-ФЗ.
  • Дату, с которой действует перечень, и судьбу прежнего приказа: его отменяют или меняют.
  • Само приложение-перечень: должность, фамилия и инициалы, уровень допуска или категория данных.
  • Кто знакомит сотрудников под подпись и к какому сроку.
  • Подпись руководителя и лист ознакомления.

Как составить перечень

  1. Выпишите, какие данные компания обрабатывает. Данные работников, клиентов, контрагентов, соискателей. От этого зависит, кого включать в список.
  2. Определите, кому они нужны по работе. Кадры видят трудовые книжки и личные карточки, бухгалтерия — расчётные данные, отдел продаж — контакты клиентов, системный администратор — всё, что хранится на сервере.
  3. Разделите уровни доступа. Например, полный доступ, доступ к данным работников, доступ к данным клиентов. Уровень вписывают в перечень рядом с фамилией.
  4. Соберите приказ и приложение. Приказ утверждает перечень, приложение содержит таблицу: должность, фамилия и инициалы, уровень допуска.
  5. Ознакомьте сотрудников под подпись. Лист ознакомления приложите к приказу: он доказывает, что человек знал о правилах работы с данными.
  6. Обновляйте при смене сотрудников. Приняли нового сотрудника с доступом — выпустите приказ об изменении перечня, а не правьте старый вручную.

Частые ошибки

  • В перечне только должности без фамилий: при увольнении нельзя понять, кто именно имел доступ.
  • В список включили весь штат «на всякий случай» — это нарушает принцип минимизации доступа.
  • Приказ есть, а листа ознакомления нет: сотрудник не знал правил, и ответственность за утечку размывается.
  • Забыли системного администратора и подрядчиков, которые обслуживают серверы и 1С.
  • Перечень не обновляют годами: уволенные остаются в списке, новые сотрудники работают без допуска.

Частые вопросы

Чем приказ о перечне отличается от согласия на обработку персональных данных?

Согласие даёт сам человек, когда оно требуется для обработки его данных. Приказ — внутренний документ компании, который определяет доступ сотрудников. Необходимость согласия зависит от основания и цели обработки.

Нужно ли включать в перечень директора?

Да, если директор подписывает трудовые договоры, приказы по личному составу или иначе работает с данными. Руководитель — такой же сотрудник с доступом, и его фамилия в перечне должна быть.

Что писать в графе «уровень допуска»?

Единой шкалы закон не устанавливает. Компания задаёт уровни сама: например, полный доступ, доступ к данным работников, доступ к данным клиентов. Главное, чтобы уровень совпадал с тем, что человек реально видит в работе.

Как оформить допуск нового сотрудника?

Издайте приказ об изменении перечня: утвердите новую редакцию приложения или дополнение к нему с фамилией нового сотрудника. Ознакомьте его под подпись и подшейте документ к основному приказу.

Сколько хранить приказ и лист ознакомления?

Срок зависит от того, какие документы компания относит к кадровым и к документам по защите персональных данных; конкретный срок закрепляют в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Нужен ли отдельный приказ о допуске к персональным данным клиентов?

Можно оформить одним приказом с несколькими приложениями: отдельно сотрудники с данными работников, отдельно — с данными клиентов. Если доступ к клиентским данным дают единицам, проще выпустить отдельный приказ.

Когда доступ к данным разросся и никто не помнит, у кого он есть

Чтобы доступ к данным был виден и управлялся

Перечни допусков живут в разных папках, а фактический доступ в 1С, CRM и на сервере никто не сверяет с бумагами.

Я собираю ИИ-агентов, которые разбирают заявки и документы по заданному шаблону и сверяют данные между системами, — такой агент может держать список допусков в порядке и напоминать о просроченных ознакомлениях.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы