Приказ об утверждении положения об архиве: образец

Приказ вводит в действие положение об архиве — внутренний документ, который описывает, как компания хранит, учитывает и передаёт документы. Ниже — образец приказа и положение, которое он утверждает.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

ПРИКАЗ

от 16 ноября 2026 г. № 45

Приказ

об утверждении Положения об архиве

16 ноября 2026 г. № 45

В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и в целях обеспечения сохранности документов, образующихся в деятельности ООО «Ромашка», ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить и ввести в действие Положение об архиве ООО «Ромашка» с 1 декабря 2026 года.

2. Назначить ответственным за ведение архива секретаря-референта И. И. Иванову.

3. Начальникам структурных подразделений обеспечить передачу документов в архив в порядке и сроки, установленные Положением.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора П. П. Петрова.

Руководитель

Генеральный директор

____________ / А. А. Смирнов /

С приказом ознакомлены

Секретарь-референт

____________ / И. И. Иванова /

Зачем нужен приказ об утверждении положения об архиве

Положение об архиве — это внутренний документ, который устанавливает, какие документы компания хранит, где, сколько лет, кто за них отвечает и как они уничтожаются. Без утверждённого положения архив существует «по привычке»: бумаги лежат в шкафах, сроки хранения не соблюдаются, при проверке или смене ответственного документы теряются.

Приказ руководителя вводит положение в действие. С даты, указанной в приказе, подразделения обязаны сдавать документы в архив по правилам положения, а ответственный за архив получает полномочия их принимать и хранить.

Для организаций — источников комплектования государственных архивов положение согласовывают с этим архивом до утверждения приказом. Порядок установлен Примерным положением об архиве организации, утверждённым приказом Федерального архивного агентства.

Что включить в положение об архиве

Общие положения: статус архива, задачи, кому подчиняется.
Состав документов: какие документы хранятся постоянно, свыше 10 лет, по личному составу.
Порядок передачи: кто и в какие сроки сдаёт документы в архив, как оформляют описи.
Учёт и хранение: как ведут учётные документы, как обеспечивают сохранность.
Использование: кто и как получает справки и копии из архива.
Экспертиза ценности: как работает экспертная комиссия и что она решает.
Уничтожение: как оформляют акт о выделении к уничтожению документов с истёкшими сроками.

Как оформить приказ

Разработайте положение. Положение готовит ответственный за архив или секретариат. За основу берут Примерное положение об архиве организации и устав компании.
Согласуйте с архивом. Если компания передаёт документы в государственный архив, положение направляют туда на согласование. Без согласования приказ не издавайте.
Издайте приказ. В приказе укажите дату введения положения в действие, назначьте ответственного за архив и поручите подразделениям сдавать документы по новым правилам.
Ознакомьте сотрудников. С приказом знакомят ответственного за архив и руководителей подразделений. Положение размещают в доступном месте или в электронной системе.

Частые ошибки

Положение не согласовано с государственным архивом, хотя компания является источником комплектования.
В приказе не указана дата введения в действие — неясно, с какого момента применяются новые правила.
Не назначен ответственный за архив: документы принимает то один, то другой сотрудник.
Положение не описывает порядок уничтожения документов с истёкшими сроками — бумаги копятся бесконтрольно.
Сроки хранения в положении взяты произвольно, без перечня типовых архивных документов.

Частые вопросы

Обязательно ли согласовывать положение об архиве с государственным архивом?

Да, если организация передаёт документы в государственный архив на постоянное хранение. Положение согласовывают до утверждения приказом. Если компания не является источником комплектования, согласование не требуется.

Можно ли утвердить положение без приказа?

Нет. Положение — локальный акт, он вступает в силу с даты, указанной в приказе руководителя. Без приказа положение не имеет обязательной силы для подразделений.

Кто должен разрабатывать положение об архиве?

Как правило, ответственный за архив — секретарь, делопроизводитель или начальник канцелярии. Юридический отдел проверяет соответствие законодательству, руководитель утверждает.

На какой срок принимают документы в архив?

Документы постоянного хранения и по личному составу хранят в архиве до передачи в государственный архив. Документы временного хранения — в течение сроков, установленных перечнем типовых архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда документы теряются, а проверка уже на пороге

Порядок в архиве без ручного разбора

Положение об архиве описывает правила, но соблюдать их вручную трудно: сотрудники забывают сдавать документы, описи не ведутся, сроки хранения не отслеживаются.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают документы по шаблону, проверяют комплектность и напоминают о сроках передачи в архив. Руководитель получает готовые описи и акты на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»