Заявка на приобретение материалов: образец внутри организации

Заявка на приобретение материалов — внутренний документ, которым подразделение сообщает снабжению, что и сколько нужно купить. Ниже — бланк и заполненный образец заявки в отдел снабжения с перечнем ТМЦ.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Начальнику отдела снабжения

ООО «Ромашка»

С. С. Смирнову

от начальника цеха № 2

И. И. Иванова

Заявка на приобретение материалов

на ноябрь 2026 года

10 ноября 2026 г. № 27

Для выполнения плана ноября цеху № 2 не хватает материалов: остаток электродов на складе заканчивается 18 ноября, а следующая партия нужна к 20 ноября.

Прошу закупить материалы по перечню: электроды сварочные — 40 упаковок; круги отрезные — 60 штук; перчатки защитные — 30 пар. Срок поставки — до 20 ноября 2026 года.

Приложение: расчёт расхода материалов на ноябрь на 1 л. в 1 экз.

Автор заявки

Начальник цеха № 2

____________ / И. И. Иванов /

Согласовал

Главный инженер

____________ / А. А. Орлов /

Что такое заявка на приобретение материалов

Заявка на приобретение материалов — внутренний документ организации. Ею подразделение сообщает отделу снабжения, какие товарно-материальные ценности нужны, сколько и к какому сроку. На её основании снабжение ищет поставщика, а бухгалтерия резервирует деньги.

Единой формы в законе нет: компания утверждает бланк приказом или в инструкции по делопроизводству. Реквизиты обычно оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025: адресат, автор, название документа, дата и номер, текст, подпись. Заявка действует только внутри организации и для поставщика силы не имеет — с ним заключают договор или выставляют счёт.

Что указать в заявке в отдел снабжения

Кому: должность и фамилия с инициалами руководителя снабжения или того, кто принимает решение.
От кого: подразделение, должность и фамилия автора заявки.
Название документа, дату и регистрационный номер по журналу заявок.
Перечень ТМЦ: наименование, характеристики, единица измерения и количество — построчно или таблицей.
Обоснование: зачем нужно и что будет, если не купить, — план, остаток на складе, срок.
Желаемый срок поставки и место, куда привезти.
Приложения: расчёт расхода, спецификация, фото образца.
Подпись автора и согласующего — чаще всего руководителя подразделения или главного инженера.

Как оформить заявку на ТМЦ

Сверьтесь со складом. Посмотрите остаток: возможно, часть материалов есть на складе или у смежного подразделения.
Составьте перечень. Пишите наименование так, как его поймёт снабжение: марка, размер, ГОСТ или артикул. Одинаковые названия у разных поставщиков означают разное.
Укажите количество и срок. Количество — в единицах, в которых материал отпускают: упаковка, пара, метр. Срок — дата, к которой материал нужен в цехе, а не дата заказа.
Обоснуйте потребность. Одна-две фразы: под какой заказ, какой план, какой остаток. Без этого заявку вернут на доработку.
Согласуйте и передайте. Подпишите у руководителя, зарегистрируйте в журнале и передайте в снабжение; копию оставьте себе.

Частые ошибки

Наименование без марки и размера: снабжение покупает не то, и материал возвращают.
Количество «примерно» или в разных единицах в одной строке — поставщик считает по-своему.
Нет срока поставки: заявка лежит в общей очереди, а цех стоит.
Заявка без обоснования — руководитель не может решить, приоритет это или желание.
Заявку отправили в снабжение без регистрации, и потом никто не помнит, когда её передали.
Заявку путают со служебной запиской: записка — просьба к руководителю, заявка — рабочий документ для снабжения со спецификацией.

Частые вопросы

Обязательна ли единая форма заявки на материалы?

Нет. Закон форму не устанавливает. Компания утверждает бланк приказом или приложением к инструкции по делопроизводству — тогда все подразделения подают заявки по одной форме.

Кто подписывает заявку в отдел снабжения?

Автор заявки и согласующий — обычно руководитель подразделения. Крупные закупки дополнительно согласует главный инженер, финансовый директор или тот, кому это поручено внутренним порядком.

Можно ли отправить заявку по электронной почте?

Можно, если в компании так принято или есть система электронного документооборота. Для порядка лучше вести журнал заявок: номер, дата, подразделение, статус — так видно, что закуплено, а что ещё в работе.

Чем заявка на ТМЦ отличается от служебной записки?

Служебная записка — обращение к руководителю с просьбой или предложением. Заявка — рабочий документ для снабжения: в ней перечень ТМЦ с количеством и сроком, по которому снабжение делает закупку. Иногда заявку оформляют как приложение к служебной записке.

Сколько хранить заявки на материалы?

Срок зависит от содержания и от номенклатуры дел компании. Заявки, по которым прошли закупки, обычно хранят вместе с документами по закупке — по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда заявки теряются между цехом и снабжением

Чтобы заявки на материалы не застревали в переписке

Заявки приходят в почте, мессенджерах и на бумаге: снабжение вручную сводит перечень, сверяет остатки и переспрашивает количество.

Я собираю ИИ-агента, который принимает заявки по шаблону, проверяет позиции по складу и приносит снабжению готовый список на закупку.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»