Справка о том, что работник не работает в организации: образец

Справку о том, что человек в компании не работает, просят банки, суды, кадровые службы и контрагенты: проверяют, числится ли он у вас и не получает ли доход. Ниже — образец справки и текст письма-ответа на запрос, когда нужна именно переписка.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ИНН 7700000000, ОГРН 1157746000000

г. Москва, ул. Примерная, д. 1

Справка

о том, что работник не состоит в трудовых отношениях с организацией

16 ноября 2026 г. № 27

Выдана по запросу П. П. Петрова от 10 ноября 2026 года для предъявления по месту требования.

Настоящая справка подтверждает, что Петров Пётр Петрович, 12.03.1988 года рождения, в ООО «Ромашка» не работает: трудовой договор с ним не заключался, гражданско-правовые договоры на выполнение работ или оказание услуг не заключались, выплаты в его пользу организация не производила.

Записи о приёме на работу и увольнении в трудовую книжку не вносились. Справка выдана для предъявления по месту требования.

Руководитель организации

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужна такая справка

Справку о том, что работник не работает в организации, просят, когда нужно доказать отсутствие трудовых отношений. Банк проверяет заёмщика и поручителя, суд — ответчика по иску о взыскании или о восстановлении на работе, кадровая служба нового работодателя — записи в трудовой книжке, контрагент — сведения о сотруднике, который представлял его интересы.

Формы такой справки в законе нет. Организация составляет её на своём бланке и указывает то, о чём спросили: работает человек или нет, с какого момента, были ли договоры и выплаты. Такой документ подтверждает только те сведения, которые в нём написаны, поэтому лишнего в справку не добавляют.

Что указать в справке

Наименование организации, ИНН, ОГРН и адрес — по ним проверяют, что справку выдало реальное юридическое лицо.
Фамилию, имя, отчество и дату рождения человека, о котором справка, — без них документ не привяжешь к конкретному гражданину.
Чьё обращение стало поводом: кто запросил и от какого числа.
Формулировку: не работает, трудовой договор не заключался, гражданско-правовых договоров не было, выплат не производилось.
Сведения о трудовой книжке: записи о приёме и увольнении не вносились.
Дату, регистрационный номер и подпись руководителя.
Строку «для предъявления по месту требования», если адресат не назван.

Как ответить на запрос

Проверьте, что человек у вас не работает. Поднимите трудовые договоры, приказы и сведения о выплатах за все годы, которые охватывает запрос. Бывает, что человек работал раньше и уволился: тогда пишут даты приёма и увольнения, а не «не работает».
Выберите форму ответа. Если просят короткое подтверждение для банка или суда — выдайте справку. Если запрос пришёл письмом и требует официального ответа, готовьте письмо на бланке с исходящим номером и ссылкой на входящий.
Соберите реквизиты. Возьмите из запроса фамилию, имя, отчество и дату рождения человека, данные того, кто спрашивает, и адрес, куда отправить ответ.
Составьте текст. В первом абзаце — по чьей просьбе выдаётся документ. Во втором — сама формулировка об отсутствии трудовых отношений. В третьем — про трудовую книжку и цель выдачи.
Подпишите и зарегистрируйте. Справку подписывает руководитель или лицо по доверенности. Присвойте номер в журнале исходящих и отправьте адресату способом, который позволяет подтвердить получение.

Справка или письмо: что выбрать

Справка — короткий документ на одну страницу, его выдают по обращению и подписывает руководитель. Письмо — ответ на официальный запрос: в нём есть исходящий номер, ссылка на входящий документ и полный текст ответа. По силе они равны, разница в оформлении и в том, как адресат ведёт переписку.

Уведомление — третий документ, и он не про подтверждение. Уведомлением организация сообщает о факте, который затрагивает другую сторону: например, о том, что работник больше не работает и его пропуск недействителен. Если от вас ждут именно подтверждения, что человек не числится в штате, — это справка или письмо, а не уведомление.

Письмо-ответ на запрос: образец текста

На бланке организации, исходящий номер и дата. Адресат — организация или орган, приславший запрос.

«На Ваш запрос от 10 ноября 2026 года № 45 сообщаем: Петров Пётр Петрович, 12.03.1988 года рождения, в ООО «Ромашка» не работает, трудовой договор с ним не заключался, гражданско-правовые договоры на выполнение работ или оказание услуг не заключались, выплаты в его пользу организация не производила. Записи о приёме на работу и увольнении в трудовую книжку не вносились. Основание: книги учёта трудовых договоров и приказов, расчётные ведомости за 2022–2026 годы. Приложение: копия запроса на 1 л. в 1 экз.»

Подпись руководителя с расшифровкой, ниже — фамилия и телефон исполнителя, который готовил ответ.

Частые ошибки

Пишут «не работает» человеку, который раньше работал и уволился: правильный ответ — даты приёма и увольнения и номер приказа.
Забывают про договоры подряда и оказания услуг: выплаты по ним видны в отчётности, и расхождение со справкой выглядит как сокрытие.
Не указывают дату рождения — справку невозможно привязать к человеку с распространённой фамилией.
Выдают справку без номера и даты: при споре нельзя доказать, когда и что именно организация подтвердила.
Подписывает менеджер или бухгалтер без доверенности — для банка и суда такой документ не имеет веса.

Частые вопросы

Обязана ли организация выдать такую справку?

Если человек у вас работал или работает, сведения о его трудовой деятельности вы обязаны предоставить ему и по его заявлению — в порядке и сроки статьи 62 ТК РФ. Про человека, который у вас никогда не работал, обязанности выдавать справку закон не устанавливает: вы отвечаете на запрос в том объёме, в каком сочтёте нужным, и подтверждаете только то, что можете проверить по своим документам.

Кому можно сообщить, что человек у вас не работает?

Банку, суду, приставу, органу, который ведёт проверку, и самому человеку — когда он об этом просит. Посторонним лицам сведения о работниках не выдают: персональные данные передают только на законном основании или с согласия человека по статье 6 закона № 152-ФЗ. Справка об отсутствии трудовых отношений персональных данных почти не содержит, но фамилию и дату рождения в неё включают, поэтому запрос должен быть понятным.

Нужно ли указывать причину, по которой человек не работает?

Нет. Справка подтверждает факт отсутствия трудовых отношений, а не историю их отсутствия. Причину не пишут: она либо неизвестна, либо касается личной жизни человека.

Что делать, если человек работал раньше?

Напишите даты приёма и увольнения, номер приказа и основание увольнения. Формулировка «не работает» в этом случае неверна: человек у вас работал, а сейчас не работает, и справка должна это отражать.

Сколько хранить справку и переписку по запросу?

Справки и переписку по кадровым вопросам хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Конкретный срок организация закрепляет в номенклатуре дел: для переписки по основной деятельности он обычно не меньше пяти лет.

Нужна ли печать на справке?

Закон печать для такого документа не требует. Если организация использует печать, её ставят рядом с подписью; для банка и суда важнее подпись уполномоченного лица и реквизиты организации.

Запросы от банков, судов и контрагентов приходят пачками

Чтобы ответы на такие запросы собирались сами

Каждый запрос — это поиск в договорах и приказах, текст ответа, подпись и отправка. У бухгалтера и кадровика на это уходят часы, а срок ответа обычно короткий.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые находят нужные сведения в ваших документах, готовят справку или письмо по шаблону и отдают на подпись руководителю.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»