Акт входного контроля оборудования: образец и бланк

Акт входного контроля фиксирует, что привезённое оборудование или материалы проверили до передачи в работу: сошлись ли марка, количество и комплектность с договором, целы ли упаковка и пломбы, есть ли паспорта и сертификаты. Ниже — бланк и заполненный образец.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Склад по адресу: г. Москва, ул. Заводская, д. 12

Договор поставки № 47 от 12 октября 2026 г.

Акт входного контроля продукции

оборудования и материалов, поступивших на склад

16 ноября 2026 г. № ВК-14

На входной контроль предъявлены: насос центробежный консольный, марка К 100-65-200, 2 шт., заводские номера 4417 и 4418, изготовитель — АО «Насосный завод»; труба стальная электросварная 108×4, партия 12, 240 м, изготовитель — ООО «Трубный прокат».

Проверены: маркировка и заводские номера на табличках, целость упаковки и пломб, количество грузовых мест, комплектность согласно упаковочным листам. Сопроводительная документация в комплекте: паспорта на насосы, сертификаты на трубу, упаковочные листы, счёт-фактура.

По результатам контроля продукция соответствует условиям договора поставки и технической документации изготовителя. Замечаний нет. Продукцию разрешается передать на монтаж.

Приложение: паспорта на насосы на 2 л., сертификат на трубу на 1 л., упаковочные листы на 2 л., счёт-фактура на 1 л.

Председатель комиссии

Главный инженер

____________ / С. С. Смирнов /

Члены комиссии

Начальник склада

____________ / А. А. Орлов /

Зачем нужен акт входного контроля

Акт входного контроля — документ, которым компания подтверждает: поступившее оборудование или материалы проверили до того, как пустить их в работу. В нём видно, что именно привезли, сколько, по какому договору, что сверили и к какому выводу пришла комиссия.

Без такого акта спор с поставщиком о браке или недостаче упирается в слово против слова: накладную подписали, значит, приняли. Акт с описанием дефекта и датой приёмки помогает доказать, что несоответствие было уже при поступлении, а не возникло позже в цеху.

Что указать в акте

Организацию, место проведения контроля и договор поставки: номер и дату.
Дату и номер акта — обычно по журналу входного контроля.
Наименование продукции, марку, модель, заводские номера, изготовителя и поставщика.
Номер документа о качестве и партии, количество в партии и число грузовых мест, дату поступления.
Что именно проверили: маркировку, упаковку и пломбы, количество, комплектность, внешний вид, сопроводительные документы.
Заключение: соответствует, соответствует с замечаниями или не соответствует, и что с продукцией делать дальше.
Перечень приложений и подписи членов комиссии с расшифровкой.

Как провести входной контроль

Сверьте документы с заказом. Сопоставьте накладную, счёт-фактуру и документ о качестве с условиями договора: наименование, марка, количество, срок поставки.
Осмотрите до распаковки. Проверьте целость упаковки, пломбы и маркировку. Повреждения фиксируйте сразу, до того как груз принят и убран на склад.
Пересчитайте и сверьте комплектность. Проверьте количество по местам и по упаковочным листам, наличие паспортов, сертификатов и инструкций.
Проверьте то, что можно проверить на месте. Внешний вид, отсутствие вмятин и сколов, соответствие маркировки табличке и паспорту. Испытания под нагрузкой на складе обычно не проводят — их относят к монтажу и пусконаладке.
Оформите акт и передайте решение. Комиссия подписывает акт с заключением. Если есть несоответствие — оформляйте отдельный документ о нём и уведомляйте поставщика в сроки по договору.

Кто подписывает

Акт подписывает комиссия. Состав зависит от компании: обычно это главный инженер или технический директор, начальник склада и инженер по качеству. Если продукцию принимают на стройплощадке, в комиссию включают представителя подрядчика и, если это предусмотрено договором, представителя заказчика или стройконтроля.

Единой формы, обязательной для всех, закон не устанавливает. Компании берут за основу формы, принятые в отрасли или у заказчика, и утверждают свой бланк в инструкции по делопроизводству или в стандарте организации. В строительстве и на промышленных объектах встречаются формы вида ВК-1: их применяют по стандарту организации или по требованию заказчика.

Частые ошибки

Акт оформляют задним числом, когда дефект уже обнаружен в работе: доказать, что он был при поставке, почти невозможно.
В акте только «соответствует» без перечня того, что проверяли: непонятно, смотрели ли комплектность или только пересчитали места.
Не приложены документы поставщика — паспорта, сертификаты, упаковочные листы, — и акт не связан с партией.
Нет заводских номеров и номера партии: при нескольких одинаковых поставках нельзя понять, о какой именно идёт речь.
О несоответствии не уведомили поставщика в срок по договору — претензию потом сложно предъявить.

Частые вопросы

Обязателен ли акт входного контроля?

Для большинства компаний обязанности нет: форма и необходимость зависят от отрасли, договора и внутренних правил. Если акт требует договор поставки, стандарт организации или заказчик, его оформляют обязательно. Даже когда обязанности нет, акт защищает при споре о браке или недостаче.

Чем акт входного контроля отличается от накладной?

Накладная подтверждает, что груз передали и приняли по количеству мест. Акт входного контроля описывает, что именно проверили в продукции и к какому выводу пришла комиссия. Накладную подписывает принимающая сторона, акт — комиссия.

Что делать, если обнаружен брак или недостача?

Остановите передачу продукции в работу, зафиксируйте дефект в акте и оформите отдельный документ о несоответствии. Уведомьте поставщика в сроки, которые установлены договором или законом, и приложите фото, акт и документы о качестве. Дальше действуйте по условиям договора о замене, допоставке или возврате.

Можно ли оформить акт в электронном виде?

Можно, если стороны обмениваются документами через систему электронного документооборота или договор допускает электронную переписку. Тогда акт подписывают электронными подписями, а документы поставщика прикладывают файлами.

Сколько хранить акт входного контроля?

Срок зависит от содержания и отрасли: акты по основной деятельности хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а компания закрепляет конкретный срок в номенклатуре дел. Пока идёт гарантия на оборудование или спор с поставщиком, акт лучше держать под рукой.

Когда приёмка держится на одном человеке

Чтобы акты приёмки собирались без ручной сверки

Начальник склада сверяет накладные с договором, ищет паспорта в почте и вбивает данные в акт вручную. На потоке поставок часть актов не оформляется вовсе, а несоответствия всплывают уже на монтаже.

Я собираю ИИ-агентов под одну задачу: агент разбирает документы поставки, сверяет наименование, количество и комплектность с заказом и готовит акт приёмки на подпись комиссии.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»