Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Приказ об использовании факсимиле в организации: образец

Факсимиле — клише с оттиском подписи руководителя. Приказ закрепляет, какие документы можно подписывать оттиском, кто отвечает за клише и где оно хранится. Ниже — бланк в Word и заполненный образец.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ПРИКАЗ № 27

г. Москва

18 ноября 2026 г.

Приказ

об использовании факсимиле

18 ноября 2026 г. № 27

Для ускорения внутреннего документооборота и работы с контрагентами ООО «Ромашка», в связи с частыми разъездами генерального директора

1. Использовать факсимильную подпись генерального директора ООО «Ромашка» наряду с собственноручной подписью для подписания: актов выполненных работ и товарных накладных при соблюдении требований к их оформлению; счетов; справок и писем информационного характера; копий документов, заверяемых организацией; экземпляров договоров, если применение факсимиле допускается соглашением сторон. Счета-фактуры факсимиле не подписывать.

2. Не применять факсимиле на документах, требующих личной подписи: заявлениях и ходатайствах в государственные органы; документах о приёме и увольнении работников; приказах по личному составу; доверенностях; документах бухгалтерской отчётности, где закон требует собственноручной подписи; договорах, в которых нет письменного согласия сторон на факсимиле.

3. Назначить ответственным за хранение и использование факсимиле секретаря-референта ООО «Ромашка» П. П. Петрову. Выдачу клише под подпись в журнале учёта, контроль оттисков и возврат клише после использования поручить ей же.

4. Хранить факсимиле в сейфе в кабинете генерального директора. Копии оттиска не изготавливать.

5. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Руководитель

Генеральный директор

____________ / И. И. Иванов /

С приказом ознакомлены

Секретарь-референт

____________ / П. П. Петрова /

Зачем нужен приказ о факсимиле

Факсимиле — это клише с оттиском подписи. Оттиск заменяет собственноручную подпись только там, где стороны или закон это допускают. Приказ руководителя фиксирует правила: какие документы подписывают оттиском, какие — только от руки, кто отвечает за клише и где оно хранится.

Без такого приказа факсимиле на документе легко оспорить: контрагент скажет, что оттиск поставили без полномочий. Приказ показывает, что руководитель сам передал клише конкретному человеку и ограничил круг документов.

Что прописать в приказе

  • Перечень документов, которые подписывают факсимиле: акты, накладные, счета, справки, письма информационного характера, копии, вторые экземпляры договоров при согласии сторон.
  • Запрет на факсимиле там, где нужна личная подпись: доверенности, приказы по личному составу, заявления в госорганы, документы, форма которых установлена законом с собственноручной подписью.
  • Ответственного за хранение и выдачу клише — обычно секретаря или руководителя кадровой службы.
  • Порядок выдачи: журнал учёта, подпись получившего, возврат после использования.
  • Место хранения клише — сейф, закрытый шкаф.
  • Контроль за исполнением приказа — за руководителем или его заместителем.

Где факсимиле не заменяет подпись

Договор считается заключённым, когда стороны согласовали все существенные условия и оформили его в требуемой форме (ст. 432 ГК РФ). Письменная форма допускает подписание факсимиле, если стороны так договорились (п. 2 ст. 434 ГК РФ). Без такого соглашения оттиск на договоре не доказывает, что документ подписан.

Доверенность от имени организации подписывает руководитель или иное лицо, уполномоченное законом и учредительными документами. Электронную доверенность оформляют и подписывают электронной подписью по применимым к ней правилам.

Приказы о приёме и увольнении, трудовые договоры и личные документы работников требуют личной подписи: оттиск здесь не заменяет работодателя. Бухгалтерская отчётность подписывается в порядке, установленном законом о бухгалтерском учёте, и факсимиле в ней не предусмотрено.

Как оформить приказ

  1. Опишите основание. Укажите, зачем вводится факсимиле: скорость документооборота, разъезды руководителя, объём подписываемых документов.
  2. Перечислите документы. Дайте закрытый перечень. Формулировка «и другие документы» открывает дорогу спорам: непонятно, что именно подписано оттиском.
  3. Запретите лишнее. Отдельным пунктом перечислите документы, где нужна только собственноручная подпись.
  4. Назначьте ответственного. Назовите должность и фамилию, порядок выдачи клише и журнал учёта.
  5. Определите хранение. Укажите сейф или закрытый шкаф, запрет на изготовление копий оттиска.
  6. Ознакомьте работников. Ответственный и другие причастные работники ставят подпись об ознакомлении с приказом.

Частые ошибки

  • Открытый перечень документов: «для подписания любых документов» — такой пункт не защищает, а создаёт риск.
  • Нет согласия сторон в договоре на факсимиле, а оттиск ставят: договор легко оспорить.
  • Клише хранится у секретаря без журнала и без приказа: непонятно, кто и когда им пользовался.
  • Факсимиле ставят на доверенности и приказах о приёме на работу — эти документы требуют личной подписи.
  • Нет ответственного за хранение: при утере клише никто не отвечает.
  • Копии оттиска изготавливают для разных отделов: контроль теряется.

Частые вопросы

Можно ли подписывать договор факсимиле?

Да, если стороны письменно договорились об этом. Условие о факсимиле включают в текст договора или оформляют отдельным соглашением. Без такого условия оттиск не подтверждает подписание договора.

Нужен ли приказ о факсимиле, если в договоре уже есть условие о нём?

Приказ нужен для внутреннего порядка: он называет ответственного за клише, перечень документов и место хранения. Договорное условие действует между сторонами, приказ — внутри компании.

Можно ли поставить факсимиле на доверенности?

Нет. Доверенность от имени организации подписывает руководитель собственноручно (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). Оттиск на доверенности не заменяет подпись.

Кто отвечает за хранение факсимиле?

Тот, кого назначил приказ. Обычно это секретарь-референт или руководитель кадровой службы. Ответственный ведёт журнал выдачи, хранит клише в сейфе и возвращает его после использования.

Сколько хранить приказ о факсимиле?

Приказ по основной деятельности хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Конкретный срок компания закрепляет в номенклатуре дел.

Что будет, если поставить факсимиле без приказа?

Документ не обязательно станет недействительным, но доказать, что оттиск поставил уполномоченный человек, сложнее. Контрагент или проверяющий вправе оспорить подпись, и спор решает суд.

Когда подписи и согласования тормозят работу

Чтобы документы подписывались без задержек

Приказы, акты и счета ждут подписи руководителя, пока он в разъездах, — и работа останавливается.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, подставляют реквизиты и приносят руководителю готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы