Создание чек-листов

Чек-лист — список шагов, по которому работу выполняют и проверяют. Составляют его из того, что уже повторяется: приём заказа, отгрузка, закрытие месяца. Ниже — бланк чек-листа в Word и образец заполнения для отгрузки со склада.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 55 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Процесс: отгрузка заказа со склада

Ответственный: кладовщик А. С. Кимов

Когда: на каждый заказ до передачи курьеру

Чек-лист

отгрузка заказа со склада

Действует с 1 декабря 2026 г.

1. Сверить номер заказа в накладной с заявкой в CRM. 2. Проверить количество и артикулы по каждой позиции. 3. Сфотографировать вложение в коробку до закрытия. 4. Закрыть коробку, наклеить маркировку и номер заказа. 5. Передать курьеру под подпись в реестре.

Если пункт не выполнен, заказ не передаётся курьеру: кладовщик отмечает причину в комментарии к заявке и сообщает руководителю склада.

Утвердил

Руководитель склада

____________ / А. С. Кимов /

Зачем нужен чек-лист

Чек-лист спасает там, где работу делают по памяти и раз от раза что-то забывают: не приложили документ к отгрузке, не проверили реквизиты, не согласовали скидку. Память держит пять-семь шагов, а в реальном процессе их бывает двадцать.

Список шагов решает две задачи. Первая — исполнитель ничего не пропускает. Вторая — руководитель видит, на каком шаге работа встала, и не разбирает каждый случай лично.

Какие процессы превращают в чек-лист

Повторяющиеся операции: приём и отгрузка заказа, приёмка товара, закрытие смены.
Работа, где ошибка дорого стоит: проверка договора перед подписью, выпуск счёта, подготовка отчётности.
Задачи с несколькими участниками: запуск рекламы, найм сотрудника, вывод нового товара.
Обучение новичка: чек-лист первого месяца показывает, что человек уже освоил.
Регулярные проверки: обход склада, аудит цен на маркетплейсах, проверка сайта перед акцией.

Как составить чек-лист

Возьмите один процесс. Не пишите чек-лист «на всё». Выберите операцию с ясным началом и концом: от заявки до передачи курьеру.
Расспросите того, кто делает. Пройдите процесс вместе с исполнителем и запишите каждый шаг его словами. Так в списке появятся проверки, о которых руководитель не знает.
Сформулируйте пункты как действия. Каждый пункт начинается с глагола: «сверить», «сфотографировать», «передать». Пункт должен быть понятен человеку без пояснений.
Поставьте ответственного и срок. У каждого пункта — кто делает и к какому моменту. Без этого список превращается в пожелания.
Проверьте на живых задачах. Дайте чек-лист двум-трём исполнителям на настоящих заказах. Пункты, которые все пропускают или понимают по-разному, перепишите.
Закрепите и пересматривайте. Утвердите версию и дату, храните в одном месте. Раз в квартал собирайте замечания и выпускайте новую редакцию.

Частые ошибки

Пункт-лозунг: «проверить качество» вместо «сверить артикулы по накладной».
Слишком длинный список на 40 пунктов — его не читают, а отмечают не глядя.
Нет ответственного: непонятно, кто ставит галочку и кто отвечает за пропуск.
Чек-лист живёт в голове руководителя и в переписке, а исполнитель работает по памяти.
Список не пересматривают: процесс изменился, а пункты остались прежними.

Частые вопросы

Чем чек-лист отличается от инструкции?

Инструкция объясняет, как выполнять работу, и нужна для обучения. Чек-лист только перечисляет шаги для проверки: его читают перед работой и после неё. Часто чек-лист — короткое приложение к инструкции.

Сколько пунктов должно быть в чек-листе?

Столько, сколько шагов в процессе, но один экран. Если пунктов больше двадцати, разделите процесс на этапы и сделайте отдельный список на каждый.

В каком виде вести чек-лист?

Подойдёт таблица, документ, задача в системе учёта или бумажный бланк на рабочем месте. Важнее другое: одна версия, дата утверждения и понятный ответственный.

Нужно ли подписывать чек-лист?

Внутри компании подпись не обязательна. Её ставят, когда чек-лист подтверждает, что работу приняли: при передаче смены, приёмке товара, сдаче объекта.

Как понять, что чек-лист работает?

Смотрите на повторы ошибок: если пропуски по одним и тем же пунктам прекратились, список работает. Если галочки стоят, а ошибки те же, пункт сформулирован неясно или его отмечают формально.

Когда чек-листы нужны в десяти процессах сразу

Чтобы контроль не держался на памяти руководителя

Чек-листы собираются сами, если работу ведёт ИИ-агент: он разбирает заявку, сверяет документы и данные по шагам и возвращает результат с отметкой, что проверено.

Я собираю такого агента под одну задачу, подключаю к CRM, 1С и почте и проверяю на сотне настоящих случаев из вашей работы.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»