Журнал заявок на автотранспорт: образец и бланк

Журнал заявок на автотранспорт ведут, чтобы фиксировать каждую перевозку: кто заказал машину, что везли, когда и каким транспортом. Ниже — образец заполнения и бланк, который можно распечатать и заполнять от руки.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 66 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Транспортный отдел

Начат 01 января 2026 г.

Окончен 31 декабря 2026 г.

Журнал регистрации заявок на автотранспорт

за 2026 год

01 января 2026 г. № 1

Заявка № 1 от 09.01.2026: перевезти офисную мебель со склада на ул. Лесной, 5, в новый офис на пр. Мира, 12. Груз — 400 кг, 2 рейса. Заказчик — административный отдел, Петрова А. И. Водитель — Сидоров В. П., автомобиль КАМАЗ, госномер А123ВС77. Время подачи — 10:00, время возврата — 16:30. Выполнено.

Заявка № 2 от 10.01.2026: доставить документы в налоговую инспекцию № 15. Заказчик — бухгалтерия, Иванова С. П. Водитель — Кузнецов Д. А., автомобиль Ford Transit, госномер Е456КХ50. Время подачи — 09:00, время возврата — 12:00. Выполнено.

Ответственный за ведение журнала

Начальник транспортного отдела

____________ / С. С. Смирнов /

Зачем нужен журнал заявок на автотранспорт

Журнал заявок на автотранспорт — внутренний документ компании, в котором регистрируют каждую заявку на перевозку. Он показывает, кто и когда заказал машину, какой груз перевозили, кто был за рулём и во сколько транспорт вернулся.

Такой журнал помогает разобраться в спорных ситуациях: подтвердить, что рейс состоялся, сверить путевые листы с фактическими выездами, посчитать расход топлива и загрузку водителей. Единой формы закон не устанавливает, поэтому компания разрабатывает бланк сама и утверждает его приказом руководителя.

Что указать в журнале

Порядковый номер заявки и дату её поступления.
Заказчика: подразделение, должность и фамилию сотрудника, который заказал транспорт.
Содержание заявки: что перевезти, откуда и куда, вес или объём груза, количество рейсов.
Дату и время подачи машины, дату и время возврата.
Водителя: фамилию, инициалы, номер путевого листа или иного документа на рейс.
Транспортное средство: марку, модель и государственный регистрационный номер.
Отметку о выполнении: «выполнено», «отменено», «перенесено» с причиной.
Подпись ответственного за ведение журнала и дату записи.

Как заполнять журнал

Заведите бланк. Распечатайте титульный лист и таблицу. Прошейте журнал, если он рассчитан на длительное хранение, и укажите количество листов на последней странице.
Присвойте номер. Каждую заявку нумеруйте по порядку с начала года. Номер не должен повторяться, даже если заявку отменили.
Запишите заказчика и содержание. Укажите подразделение и сотрудника, который заказал транспорт, а также что именно нужно перевезти и по какому маршруту.
Отметьте водителя и машину. Внесите фамилию водителя, марку и номер автомобиля, номер путевого листа. Это свяжет журнал с документами на рейс.
Поставьте отметку о выполнении. После возврата машины запишите фактическое время и результат: выполнено, отменено или перенесено. Заверьте запись подписью.

Частые ошибки

Нет номера заявки — невозможно сослаться на неё в путевом листе или в споре.
Не указан водитель и машина — журнал не связан с документами на рейс.
Записи не подписаны ответственным — при проверке журнал не подтвердит факт перевозки.
Исправления замазаны корректором — в журналах положено зачёркивать ошибочную запись одной чертой и рядом писать верную, заверяя подписью.
Журнал не прошит и не указано число листов — при большом объёме записей легко потерять страницу.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал заявок на автотранспорт по закону?

Нет, закон не требует вести именно такой журнал. Компания вводит его приказом руководителя, если нужно учитывать перевозки. Обязательным документом для рейса остаётся путевой лист, требования к которому установлены приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Да, если компания использует электронный документооборот или учётную систему. В этом случае записи должны быть защищены от изменений, а по требованию руководителя или проверяющего журнал распечатывают.

Сколько хранить журнал заявок?

Срок хранения компания устанавливает сама в номенклатуре дел. Обычно журналы, связанные с перевозками и путевыми листами, хранят не менее трёх лет, но точный срок лучше закрепить во внутреннем перечне дел.

Кто подписывает журнал?

Ответственный за ведение журнала, назначенный приказом. Это может быть начальник транспортного отдела, диспетчер или иной сотрудник. Каждую запись заверяют его подписью.

Когда заявки и путевые листы собираются вручную

Чтобы заявки на транспорт не терялись

Если заявки принимают по телефону и записывают в бумажный журнал, часть из них теряется, а водители выезжают без путевого листа.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые принимают заявки из мессенджеров и почты, заполняют журнал и готовят путевые листы по шаблону — руководителю остаётся проверить и подписать.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»