Акт проверки командировочных расходов: образец и бланк

Акт проверки командировочных расходов — внутренний документ, которым бухгалтер или комиссия подтверждает, что авансовый отчёт по командировке проверен, расходы обоснованы и приняты к учёту. Ниже — бланк и заполненный образец с выводами по трём командировкам.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Утверждаю: генеральный директор П. П. Петров

«10» ноября 2026 г.

Акт проверки командировочных расходов

по авансовым отчётам за октябрь 2026 года

10 ноября 2026 г. № 7

На основании приказа от 01.11.2026 № 45 проведена проверка авансовых отчётов по командировкам, совершённым в октябре 2026 года. Проверены авансовые отчёты № 112 от 03.10.2026 (И. И. Иванов), № 118 от 17.10.2026 (С. С. Сидорова), № 121 от 28.10.2026 (А. А. Кузнецов).

Проверкой установлено: все командировки оформлены приказами о направлении в командировку, сроки соответствуют приказам. Авансовые отчёты представлены в течение трёх рабочих дней после возвращения. К отчётам приложены проездные документы, счета за проживание и документы, подтверждающие производственные расходы. Суммы суточных начислены по нормам, установленным коллективным договором. Перерасхода по подотчётным суммам нет; остаток по отчёту № 118 возвращён в кассу 20.10.2026.

Выводы: командировочные расходы в общей сумме 84 300 рублей признаны обоснованными и подтверждёнными. Расходы принять к бухгалтерскому и налоговому учёту. Нарушений не выявлено.

Председатель комиссии

Главный бухгалтер

____________ / М. М. Морозова /

Член комиссии

Начальник отдела кадров

____________ / О. О. Орлова /

Зачем нужен акт проверки командировочных расходов

Командировочные расходы компания принимает к учёту на основании авансового отчёта и подтверждающих документов. Акт проверки — документ, которым бухгалтер или комиссия фиксирует, что отчёт проверен, суммы обоснованы и соответствуют первичным документам. Такой акт подтверждает, что расходы приняты правомерно, и защищает компанию при налоговой проверке.

Закон не требует акта для каждой командировки. Но если в компании утверждён порядок проверки авансовых отчётов, акт становится внутренним подтверждением контроля. Его оформляют по итогам проверки одного отчёта или нескольких за период.

Что проверить в командировочных расходах

Приказ о направлении в командировку: срок, место, цель поездки.
Авансовый отчёт: дата, сумма, подпись работника и руководителя.
Проездные документы: билеты туда и обратно, посадочные талоны, если есть.
Документы за проживание: счета гостиницы, кассовые чеки, акты.
Суточные: соответствие нормам, установленным в компании.
Производственные расходы: чеки, квитанции, счета, связанные с целью командировки.
Срок сдачи авансового отчёта: не позднее трёх рабочих дней после возвращения из командировки.
Возврат остатка или выдачу перерасхода.

Как составить акт проверки

Соберите документы. Возьмите приказ о командировке, авансовый отчёт и все подтверждающие документы.
Сверьте суммы. Сравните заявленные в отчёте расходы с документами: билетами, счетами, чеками.
Проверьте сроки. Убедитесь, что отчёт сдан вовремя, а остаток аванса возвращён или перерасход выдан.
Сформулируйте выводы. Напишите, признаны ли расходы обоснованными, есть ли нарушения, какую сумму принять к учёту.
Подпишите акт. Акт подписывают члены комиссии или бухгалтер, проверявший отчёт. Утверждает руководитель.

Частые ошибки

В акте нет ссылки на приказ о командировке и реквизитов авансового отчёта — документ теряет связь с первичкой.
Не указаны проверенные документы: непонятно, что именно сверяли.
Выводы ограничены фразой «нарушений нет» без суммы принятых расходов.
Акт подписан одним бухгалтером, хотя приказом создана комиссия.
Не отражён возврат остатка или выдача перерасхода — расчёты с работником остаются незакрытыми.

Частые вопросы

Обязателен ли акт проверки командировочных расходов?

Нет, закон не требует составлять акт по каждой командировке. Компания вправе утвердить такой акт в учётной политике или внутреннем регламенте как элемент контроля за подотчётными суммами.

Кто подписывает акт?

Если проверку проводит комиссия, акт подписывают все её члены. Если проверяет один бухгалтер, достаточно его подписи. Утверждает акт руководитель компании.

Что делать, если обнаружен перерасход?

Перерасход возмещают работнику на основании авансового отчёта и акта. В акте указывают сумму перерасхода и основание для выплаты.

Нужно ли прикладывать копии документов к акту?

Достаточно перечислить проверенные документы в акте. Копии хранят вместе с авансовым отчётом; отдельно прикладывать их к акту не требуется.

Сколько хранить акт?

Акт относится к документам бухгалтерского учёта. Их хранят не менее пяти лет после отчётного года, если иное не установлено законом.

Проверка авансовых отчётов отнимает время

ИИ-агент соберёт документы и подготовит акт

Бухгалтер вручную сверяет каждый авансовый отчёт с билетами и счетами, проверяет сроки и суммы. На десятки командировок в месяц уходят часы.

Я настраиваю ИИ-агента, который собирает документы по командировке, сверяет суммы с авансовым отчётом и готовит проект акта проверки. Бухгалтеру остаётся проверить и подписать.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»