Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Выдан вкладыш в трудовую книжку: запись и образец

Вкладыш выдают, когда в трудовой книжке закончились строки в одном из разделов. На титульном листе книжки ставят штамп «Выдан вкладыш» с серией и номером, а сам вкладыш заполняют и пришивают к книжке. Ниже — образец записи и порядок оформления.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

Выдан вкладыш серии ТК № 1234567

Трудовая книжка

запись о выдаче вкладыша на титульном листе

«01» октября 2026 г.

Штамп «Выдан вкладыш серии ТК № 1234567» ставят на свободном месте верхней части титульного листа, над заголовком «Трудовая книжка».

Если выдают второй или следующий вкладыш и на титульном листе книжки места нет, штамп ставят на титульном листе первого вкладыша.

Записи во вкладыше нумеруют по порядку, продолжая нумерацию того раздела, в котором закончились строки в книжке.

Ответственный за ведение трудовых книжек

Специалист по кадрам

____________ / И. И. Иванова /

Когда нужен вкладыш

Вкладыш — продолжение трудовой книжки. Его оформляют, когда в одном из разделов, чаще в «Сведениях о работе», не осталось свободных строк: дописывать сведения в другой раздел нельзя.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен (п. 32 Порядка, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н). Поэтому его всегда связывают с книжкой: ставят отметку на титульном листе и пришивают к бланку.

Как оформить выдачу вкладыша

  1. Проверьте, что строки закончились. Смотрите раздел, в который нужно внести запись. Если свободных строк нет, оформляйте вкладыш, а не продолжайте записи в другом разделе.
  2. Заполните титульный лист вкладыша. Фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия — те же сведения, что в трудовой книжке. Дату заполнения и подпись владельца книжки ставят на вкладыше.
  3. Поставьте штамп на титульном листе книжки. Штамп «Выдан вкладыш» с серией и номером — на свободном месте титульного листа трудовой книжки (п. 33 Порядка № 320н).
  4. Внесите запись о работе. Продолжайте нумерацию того раздела, где закончились строки в книжке. Даты, приказы и формулировки — как в обычной книжке.
  5. Пришейте вкладыш к книжке. Вложите его между последней страницей книжки и обложкой и прошейте вместе с бланком, чтобы вкладыш не потерялся.
  6. Учтите в книге учёта. Отметьте выдачу вкладыша в приходно-расходной книге по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей.

Запись «Выдан вкладыш»: образец

Штамп ставят на титульном листе книжки, на свободном месте верхней части, над заголовком «Трудовая книжка». В оттиске — слова «Выдан вкладыш», серия и номер, например: «Выдан вкладыш серии ТК № 1234567».

С 1 сентября 2026 года место изменилось: раньше штамп ставили на внутренней стороне обложки, теперь — только на титульном листе. Если выдают второй или следующий вкладыш и на титульном листе книжки места нет, отметку ставят на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка № 320н).

Роструд на сайте онлайнинспекция.рф допускает вместо штампа запись от руки теми же словами. Надёжнее штамп: он воспроизводит формулировку Порядка дословно и не вызывает вопросов при проверке.

Что заполнить во вкладыше

  • Титульный лист: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия или специальность — как в книжке.
  • Дата заполнения вкладыша и подпись владельца книжки.
  • Подпись ответственного за ведение трудовых книжек и, если в компании есть, печать.
  • Раздел «Сведения о работе»: записи с продолжающейся нумерацией, датами и ссылками на приказы.
  • Раздел «Сведения о награждении» — если он нужен, по тем же правилам, что в книжке.

Куда вшивать вкладыш: в середину или в конец

Вкладыш вкладывают в конец книжки — между последней страницей блока и обложкой, а не в середину разворотов. В середину его не вставляют: там идут страницы самой книжки, и вкладыш разорвал бы нумерацию разделов.

Пришивают вкладыш вместе с книжкой по линии сгиба, той же ниткой или скобой, что держит блок. Так вкладыш становится частью бланка: без книжки он недействителен, а без прошивки легко выпадет и потеряется.

С 1 сентября 2021 года пришивать вкладыш не обязательно: Порядок № 320н этого не требует. Но если вкладыш был оформлен до этой даты и не пришит по прежним правилам, его лучше пришить, чтобы не было претензий при проверке.

Как пришить вкладыш: пример в картинках словами

Возьмите книжку и вкладыш, раскройте книжку последним разворотом. Положите вкладыш титульным листом вверх так, чтобы его сгиб совпал со сгибом книжки.

Проверьте, что вкладыш стоит ровно, не выступает за края и не закрывает записи на последней странице. Затем прошейте по сгибу: двумя-тремя стежками ниткой или скобой степлера, не задевая текст.

В картинках это выглядит так: книжка раскрыта, вкладыш подложен под последнюю страницу, игла проходит по сгибу сверху вниз. Готовый результат — вкладыш и книжка как один блок, титульный лист вкладыша виден сразу за обложкой.

Частые вопросы

Обязательно ли ставить штамп или можно написать от руки?

Пункты 32–33 Порядка № 320н говорят о штампе «Выдан вкладыш» с серией и номером. Роструд допускает и запись от руки с теми же словами. Штамп надёжнее: формулировка совпадает с Порядком дословно.

Где именно ставится штамп с 1 сентября 2026 года?

На свободном месте верхней части титульного листа трудовой книжки, над заголовком «Трудовая книжка». Раньше ставили на внутренней стороне обложки — этот порядок больше не действует.

Куда ставить штамп, если выдают второй вкладыш?

Если на титульном листе книжки свободного места не осталось, штамп ставят на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка № 320н).

С какой цифры начинать нумерацию записей во вкладыше?

С номера, следующего за последней записью того раздела книжки, где закончились строки. Нумерация сквозная и продолжается, а не начинается заново.

Как прикрепить вкладыш к трудовой книжке, если под рукой нет нитки?

Можно прошить скобой степлера по сгибу, не задевая текст. Главное — скрепить вкладыш с блоком книжки, чтобы он не выпал: отдельно лежащий вкладыш недействителен.

Обязательно ли пришивать вкладыш?

С 1 сентября 2021 года — нет, Порядок № 320н этого не требует. Но вкладыш без книжки недействителен, поэтому его пришивают к бланку, чтобы не потерять, — нарушением это не будет.

Что будет, если вкладыш не пришить и он потеряется?

Записи, которые были только во вкладыше, окажутся без подтверждения: сам по себе вкладыш недействителен. Восстанавливать сведения придётся по приказам и другим документам компании.

Кадровые бумаги отнимают время у собственника

Чтобы рутина с документами шла без вас

Трудовые книжки, вкладыши, приказы и учёт бланков — рутина, которая ложится на собственника, пока в компании нет кадровика. Ошибка в записи всплывает при проверке или при увольнении сотрудника.

Я собираю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону: заполняют данные сотрудника, проверяют формулировки по Порядку и приносят готовый документ на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы