Служебная записка на выдачу спецодежды

Служебная записка на выдачу спецодежды — внутренний документ, которым руководитель участка или специалист по охране труда просит выдать работникам средства индивидуальной защиты со склада. Ниже — бланк и образец с перечнем работников и норм выдачи.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 58 КБ

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от начальника цеха

И. И. Иванова

Служебная записка

о выдаче спецодежды и средств индивидуальной защиты

16 ноября 2026 г. № 27

С 1 декабря 2026 года в цех выходят три слесаря-ремонтника, принятых по трудовым договорам. По нормам выдачи им положены костюм, ботинки и каска, но на складе под их размеры ничего не зарезервировано.

Прошу выдать со склада спецодежду и средства индивидуальной защиты по нормам: костюм хлопчатобумажный — 3 комплекта, ботинки кожаные — 3 пары, каска защитная — 3 штуки. Размеры и фамилии — в приложении.

Приложение: перечень работников с размерами и нормами выдачи на 1 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник цеха

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужна такая записка

Работодатель обязан выдавать средства индивидуальной защиты работникам вредных и опасных производств, работ с особыми температурными условиями и работ, связанных с загрязнением. Выдаются они за счёт компании и должны соответствовать техническому регламенту Таможенного союза ТР ТС 019/2011 «О безопасности средств индивидуальной защиты».

Служебная записка запускает выдачу: по ней кладовщик отпускает со склада, а бухгалтерия ставит вещи на учёт за работником. Без документа со склада не выдают — иначе непонятно, кому и по какой норме положено.

Что указать в записке

Адресата: руководителя компании или того, в чьём подчинении склад.
Автора: должность и фамилию с инициалами — обычно начальник участка или специалист по охране труда.
Название документа, дату и регистрационный номер, если записки в компании регистрируют.
Фамилии, должности и размеры работников, которым нужна спецодежда.
Наименование и количество по каждой позиции: костюм, обувь, каска, перчатки.
Норму выдачи: по Единым типовым нормам (ЕТН, приказ Минтруда России от 29.10.2021 № 767н) с учётом результатов СОУТ и оценки профрисков — либо по улучшенным нормам, утверждённым в компании.
Срок носки и дату, с которой вещи нужны.
Приложения: перечень работников с размерами, если он не помещается в текст.
Подпись автора с расшифровкой.

Как составить записку

Проверьте нормы. Посмотрите, что положено работнику по типовым нормам для его профессии или по нормам компании, и когда истекает срок носки прошлой выдачи.
Соберите размеры. Запросите у работников размеры одежды и обуви, чтобы склад выдал подходящее с первого раза.
Перечислите позиции. Каждую вещь — отдельной строкой с количеством. Так кладовщику проще собрать, а бухгалтерии — списать.
Укажите срок. Напишите, к какой дате вещи нужны: к выходу новых работников, к началу сезона, к замене изношенного.
Подпишите и передайте. Передайте записку адресату; после резолюции — на склад. Копию оставьте у себя.

Частые ошибки

Не указана норма выдачи: непонятно, почему работнику положено именно столько.
Нет размеров — склад выдаёт что есть, и вещи возвращаются неиспользованными.
Записку путают с заявкой на закупку: если вещей на складе нет, сначала нужна заявка на приобретение, а не на выдачу.
Несколько участков в одной записке — снабженец не понимает, что отпускать в первую очередь.

Частые вопросы

Кто пишет служебную записку на выдачу спецодежды?

Тот, кто отвечает за участок или за охрану труда: начальник цеха, мастер, специалист по охране труда. Закон форму не устанавливает, поэтому в компании порядок закрепляют в инструкции по делопроизводству.

Обязательно ли ссылаться на типовые нормы?

Работодатель может заменить вид СИЗ на аналогичный только при равноценной защите от вредных факторов и с учётом мнения выборного органа профсоюза (иного представительного органа); нормы выдачи — ЕТН и результаты СОУТ/оценки профрисков.

Можно ли выдать спецодежду без записки?

Можно, если в компании так заведено, но тогда не останется следа, кому и по какой норме выдали. При проверке инспектор труда смотрит в том числе личные карточки учёта выдачи СИЗ.

Нужна ли печать?

Нет. Это внутренний документ, его подписывает автор, а разрешение руководитель ставит резолюцией.

Сколько хранить такие записки?

Срок зависит от содержания. Компания закрепляет его в номенклатуре дел, опираясь на перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда заявки на спецодежду теряются между цехом и складом

Чтобы заявки на СИЗ собирались сами

Записки на выдачу, заявки на закупку и личные карточки учёта отнимают время: каждую надо свести с нормами, размерами и остатками на складе.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют позиции с нормами и остатками и приносят руководителю готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»