Протокол экспертной комиссии по архиву: образец и бланк

Протокол экспертной комиссии по архиву фиксирует, что комиссия посмотрела описи и дела, отобрала часть на постоянное хранение и согласилась уничтожить остальное. Ниже — бланк и заполненный образец такого протокола.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Экспертная комиссия

Протокол заседания экспертной комиссии

о выделении документов к уничтожению

20 ноября 2026 г. № 3

Присутствовали: председатель комиссии — заместитель директора С. А. Кузнецов, члены комиссии — главный бухгалтер М. И. Орлова, начальник отдела кадров А. П. Смирнов, секретарь комиссии — делопроизводитель Е. В. Зайцева.

Комиссия рассмотрела описи дел постоянного хранения за 2019–2023 годы, акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, от 18 ноября 2026 г. № 2 и дела с истёкшим сроком хранения за 2017–2019 годы.

Комиссия решила: одобрить описи дел постоянного хранения за 2019–2023 годы и передать их на утверждение руководителю организации; согласовать акт о выделении к уничтожению документов от 18 ноября 2026 г. № 2 в количестве 148 дел за 2017–2019 годы; уничтожить дела после утверждения акта руководителем.

Приложение: акт о выделении к уничтожению документов от 18 ноября 2026 г. № 2 на 6 л. в 1 экз.

Председатель комиссии

Заместитель директора

____________ / С. А. Кузнецов /

Секретарь комиссии

Делопроизводитель

____________ / Е. В. Зайцева /

Зачем нужен протокол экспертной комиссии по архиву

Экспертная комиссия организации решает, какие документы оставить на постоянное хранение, а какие можно уничтожить по истечении срока. Протокол — это письменный след такого решения: по нему видно, что комиссия смотрела описи и дела, а не выбросила бумаги без разбора.

Единой формы протокола в законе нет. Комиссия работает по положению, которое утверждает руководитель организации, а сам протокол оформляют по правилам делопроизводства: дата, номер, состав комиссии, что рассмотрели, что решили, подписи.

Что указать в протоколе

Наименование организации и название комиссии: «Экспертная комиссия» или «Экспертная комиссия по архиву».
Дату заседания и номер протокола — сквозная нумерация в течение года.
Состав: председатель, члены комиссии, секретарь — с должностями и инициалами.
Что рассмотрели: описи дел, акт о выделении к уничтожению, дела с истёкшим сроком хранения — с датами и номерами.
Решение по каждому вопросу: одобрить, согласовать, передать на утверждение, уничтожить после утверждения.
Приложения: акт о выделении к уничтожению, описи — с числом листов.
Подписи председателя и секретаря комиссии.

Как оформить протокол

Соберите документы к заседанию. Описи дел, акт о выделении к уничтожению, сами дела с истёкшим сроком хранения — комиссия должна видеть, что рассматривает.
Проведите заседание. Комиссия проверяет, что сроки хранения истекли, а дела с постоянным сроком отобраны в описи. Решение принимают большинством голосов, спорные дела оставляют на хранение.
Запишите решение. В протоколе — что одобрили, что согласовали, что уничтожить и при каком условии. Формулировки должны быть точными: «уничтожить после утверждения акта руководителем».
Подпишите и передайте. Протокол подписывают председатель и секретарь. Утверждает акт о выделении к уничтожению руководитель организации — без его подписи уничтожать дела нельзя.

Частые ошибки

Уничтожают дела по протоколу комиссии без утверждения акта руководителем — протокол только согласует, решение принимает руководитель.
В протоколе нет состава комиссии или он не совпадает с приказом о создании комиссии.
Не указаны реквизиты акта и описей — непонятно, какие именно дела рассматривали.
Срок хранения посчитан от даты окончания дела, а не от года, следующего за годом окончания, — дела уничтожают раньше срока.

Частые вопросы

Кто создаёт экспертную комиссию по архиву?

Руководитель организации своим приказом. В комиссию обычно входят заместитель руководителя, главный бухгалтер, начальник отдела кадров и делопроизводитель. Состав и полномочия закрепляют в положении о комиссии.

Можно ли уничтожить документы только по протоколу комиссии?

Нет. Комиссия согласует выделение дел к уничтожению, а акт утверждает руководитель организации. Уничтожение проводят после утверждения акта, иначе документы могут понадобиться, например, при проверке или споре.

Какой срок хранения у документов по личному составу?

Срок зависит от вида документа и года окончания дела. Сроки устанавливает перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет свои сроки в номенклатуре дел.

Нужна ли печать на протоколе экспертной комиссии?

Нет. Это внутренний документ, его подписывают председатель и секретарь комиссии. Печать ставят, только если компания использует её по своему положению о документообороте.

Сколько хранится сам протокол экспертной комиссии?

Протоколы экспертной комиссии относят к документам по основной деятельности, срок хранения — по перечню типовых архивных документов и номенклатуре дел организации. Для протоколов об уничтожении документов срок обычно длительный, потому что они подтверждают законность уничтожения.

Когда бумаги копятся быстрее, чем до них доходят руки

Чтобы архив разбирался без ручной сверки

Опись, акт, протокол — каждый документ требует сверки сроков хранения по номенклатуре дел, и на это уходят дни.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают документы по шаблону, сверяют реквизиты и готовят протокол и акт к подписи комиссии.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»