Как оформить дубликат трудовой книжки после её утери: пример

Если трудовая книжка потерялась или пришла в негодность, работник пишет заявление, а работодатель выдаёт дубликат: не позднее 15 рабочих дней со дня заявления — по пункту 27 Порядка, утверждённого приказом Минтруда № 320н. Ниже — заявление, порядок заполнения и образец, по которому видно, какие записи переносят и в какой очерёдности.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 58 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от менеджера отдела продаж

И. И. Иванова

Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки

в связи с утратой

16 ноября 2026 г.

В связи с утратой трудовой книжки на основании пункта 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утверждённых постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, прошу выдать мне дубликат трудовой книжки.

Приложение: копия приказа об увольнении с прежнего места работы на 1 л. в 1 экз.

Работник

Менеджер отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

В каких случаях выдаётся дубликат

Дубликат — это второй экземпляр трудовой книжки, который оформляют вместо потерянного или испорченного. Право работника на дубликат закреплено статьёй 65 Трудового кодекса: при утере книжки работодатель выдаёт её заново.

По пункту 31 Правил № 225 дубликат нужен в трёх случаях: документ потерян, пришёл в негодность (записи стёрлись, листы порваны, обложка развалилась) или работник пострадал при чрезвычайной ситуации — пожаре, наводнении, другом бедствии, из-за которого книжки в компании уничтожились.

Если книжку испортил сам работник, работодатель выдаёт дубликат, а на старом экземпляре ставит отметку о выдаче нового с номером и серией. Прежнюю трудовую книжку с отметкой о выдаче дубликата, его серии и номере возвращают работнику.

Куда обращаться за дубликатом

К работодателю по последнему месту работы — он выдаёт дубликат по заявлению работника.
К новому работодателю при приёме на работу: если книжки нет, он оформляет новую по части 5 статьи 65 ТК.
К работодателю, у которого книжка была утеряна или испорчена, если работник уже уволился, — по письменному заявлению.
В суд — если работодатель отказывается выдавать дубликат без причины.
В МФЦ или клиентскую службу СФР — за сведениями о трудовой деятельности, если книжка не велась или работник перешёл на электронную форму.

Как оформить дубликат: порядок

Принять заявление. Работник пишет заявление в свободной форме: указать, что книжка утрачена, и попросить дубликат. Дубликат выдают не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления (п. 27 Порядка № 320н).
Собрать подтверждения стажа. Если книжка потеряна, работник приносит справки, копии приказов, выписки из СФР о периодах работы у прежних работодателей.
Заполнить титульный лист. Внести фамилию, имя, отчество, дату рождения, образование, профессию — по паспорту и документам об образовании. Дату заполнения поставить ту, когда дубликат оформляют.
Внести общий стаж. В разделе «Сведения о работе» записать суммарный стаж за всё время до приёма на текущее место — по подтверждающим документам. Сначала общий стаж, потом записи по местам работы в хронологическом порядке.
Перенести записи о работе. По каждому прежнему работодателю — наименование организации, период работы, должность. Записи об увольнении переносят дословно.
Внести запись о текущей работе. Последней строкой — приём на работу в компанию, которая оформляет дубликат, с датой и номером приказа.
Заверить и выдать. Подписать дубликат у руководителя или уполномоченного лица, поставить печать компании (если есть), выдать работнику под подпись в книге учёта движения трудовых книжек.

Как заполнить дубликат: пример

Раздел «Сведения о работе» дубликата начинается с записи об общем стаже. В графе 3 пишут «Общий стаж до приёма на работу в ООО «Ромашка» составляет 7 лет 4 месяца 12 дней», в графах 1 и 2 ставят прочерк или ничего не пишут.

Дальше — записи по каждому прежнему месту работы в хронологическом порядке: в графе 2 — дата приёма, в графе 3 — наименование организации и должность, в графе 4 — дата и номер приказа. Запись об увольнении вносят по подтверждающим документам: причину и основание указывают, если эти сведения в них есть. Если документов с полной информацией нет, вносят имеющиеся сведения.

Последняя запись — приём в компанию, которая выдаёт дубликат. Если работник продолжает работать, запись об увольнении не вносят.

Если работник перешёл на электронную трудовую книжку, в дубликат переносят только записи до даты перехода. Периоды после перехода в бумажный дубликат не вносят: они хранятся в сведениях о трудовой деятельности в СФР.

Что указать в дубликате

На титульном листе — фамилию, имя, отчество, дату рождения, образование и профессию по документам.
В разделе «Сведения о работе» — общий стаж до текущего места работы одной записью.
По каждому прежнему работодателю — наименование, период работы, должность, дату и номер приказа об увольнении.
Запись о приёме в компанию, которая оформляет дубликат, — последней строкой.
В разделе «Сведения о награждениях» укажите сведения о награждениях и поощрениях, которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Подпись руководителя или уполномоченного лица и печать компании, если она есть.

Частые вопросы

В какой срок работодатель обязан выдать дубликат?

Не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления — пункт 27 Порядка № 320н.

Можно ли оформить дубликат у нового работодателя, если книжка потеряна?

Да. При приёме на работу без книжки работодатель оформляет новую по части 5 статьи 65 ТК. Если нужен именно дубликат с прежними записями, работник обращается к работодателю по последнему месту работы.

Переносят ли в дубликат записи о награждениях?

В дубликат вносят сведения о награждениях и поощрениях, которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Что делать, если прежний работодатель ликвидирован?

Стаж подтверждают справками из архива, выписками из СФР, копиями приказов и трудовыми договорами. За дубликатом обращаются к работодателю по месту работы, где была внесена последняя запись. При приёме на работу новый работодатель по письменному заявлению оформляет новую книжку, если её ведение для работника предусмотрено законом.

Нужно ли платить за дубликат?

Нет. Работодатель выдаёт дубликат бесплатно: бланк он приобретает за свой счёт, а пошлин и сборов за выдачу нет.

Кадровые документы не должны держать бизнес на ручном режиме

Чтобы заявления, приказы и дубликаты собирались по шаблону

Кадровые бумаги отнимают время: заявление, приказ, запись в книге учёта, дубликат — и по каждому пункту надо помнить срок и форму.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют данные и приносят руководителю готовый комплект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»