Бланк штатного расписания: скачать форму Т-3

Штатное расписание — документ, который показывает, из каких должностей состоит компания, сколько по каждой ставок и сколько за них платят. Ниже — бланк по унифицированной форме Т-3 и образец заполнения для небольшой компании.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 65 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

по ОКПО 16035711

Штатное расписание

на 2027 год

28 декабря 2026 г. № 10

УТВЕРЖДЕНО приказом ООО «Ромашка» от 28 декабря 2026 г. № 48. Штат в количестве 12 единиц.

Структурное подразделение: отдел продаж. Должность: менеджер по продажам. Количество штатных единиц: 2. Оклад: 80 000 ₽. Надбавки: 10 000 ₽. Всего в месяц: 180 000 ₽.

Структурное подразделение: бухгалтерия. Должность: бухгалтер. Количество штатных единиц: 0,5. Оклад: 60 000 ₽. Всего в месяц: 30 000 ₽.

Итого по документу: 12 единиц, фонд оплаты труда 940 000 ₽ в месяц.

Руководитель кадровой службы

Начальник отдела кадров

____________ / Е. В. Васильева /

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

____________ / Ю. В. Серебрякова /

Что такое штатное расписание и зачем оно нужно

Штатное расписание фиксирует состав должностей компании, число ставок по каждой и оклад с надбавками. По нему видно, сколько людей можно принять и сколько это стоит в месяц.

Унифицированную форму № Т-3 утвердил Госкомстат постановлением от 05.01.2004 № 1. С 2013 года она не обязательна: компания вправе взять её за основу или разработать свою. На практике Т-3 удобна — её знают кадровики, бухгалтеры и проверяющие, а все нужные графы в ней уже есть.

Что есть в бланке формы Т-3

Шапка: наименование организации, код по ОКПО, номер документа и дата составления.
Гриф утверждения: приказом руководителя, дата и номер приказа, период, на который вводят штат, и число единиц.
Таблица: структурное подразделение, должность, количество штатных единиц, оклад, надбавки, месячный фонд по строке и примечание.
Строка «Итого» по всей таблице.
Подписи руководителя кадровой службы и главного бухгалтера.

Как заполнить штатное расписание

Соберите должности и оклады. Возьмите действующую структуру компании и систему оплаты труда. Проверьте, что месячная зарплата при полной норме времени и выполнении обязанностей не ниже применимого минимума. Федеральный МРОТ на 2026 год — 27 093 ₽; региональный минимум может быть выше.
Заполните шапку и гриф. Укажите название компании, код по ОКПО, номер и дату документа. В гриф утверждения впишите реквизиты приказа, период действия и общее число единиц.
Разнесите строки по подразделениям. Сгруппируйте должности по отделам. В графе количества ставок пишите целое или дробное число: 0,5 — это половина ставки.
Посчитайте фонд по строке. Всего по строке = (оклад + надбавки) × количество ставок. Сложите строки и выведите итог по документу.
Подпишите и утвердите. Документ визируют кадровик и главный бухгалтер, утверждает руководитель приказом. С приказом знакомят тех, кого он касается.

Неполная ставка и несколько человек на одной должности

В графе «Количество штатных единиц» показывают объём работы, а не число людей. Если на должности менеджера работают двое — один на полной ставке, второй на половине, — в графе будет 1,5. Оклад в этом случае указывают полный, а месячный фонд по строке считают от количества ставок.

Оклад в штатном расписании — это плата за полную норму труда. Если человек работает на 0,5 ставки, ему платят половину оклада, но сама цифра в бланке не меняется.

Когда менять штатное расписание

Срока действия у документа нет: закон не требует переутверждать его каждый год. Меняют расписание, когда меняется структура или оплата: появляются новые должности, сокращаются старые, растут оклады, вводятся или отменяются надбавки.

Изменения оформляют приказом и готовят новую редакцию документа либо приложение с изменёнными строками. Дату, с которой действуют новые оклады, указывают в приказе.

Микропредприятия могут не вести штатное расписание: по закону № 348-ФЗ от 03.07.2016 малому бизнесу разрешили отказаться от части кадровых документов, если условия труда прописаны в трудовых договорах.

Штатное расписание ресторана, автосервиса и охранного предприятия

Форма одна для всех, а строки зависят от дела. В ресторане это зал, кухня и бар: администратор, официанты, повара, бармены, мойщики посуды. В автосервисе — слесари, мастера-приёмщики, диагносты, кладовщик. В частном охранном предприятии — охранники, начальник смены, специалист по кадрам, бухгалтер.

Для турагентства характерны менеджер по продажам, менеджер по бронированию и директор, который часто сам ведёт продажи. Ориентируйтесь на то, какие должности реально есть в компании сейчас, а не на типовой набор из чужого образца.

Частые вопросы

Обязательно ли применять форму Т-3?

Нет. С 2013 года унифицированные формы не обязательны, и компания может утвердить свой бланк. Форма Т-3 остаётся удобной основой: в ней есть все графы, которые обычно нужны.

Кто утверждает штатное расписание?

Руководитель компании или лицо, которому он передал это право приказом. Документ вводится в действие приказом, а визы кадровика и главного бухгалтера подтверждают, что данные сходятся с трудовыми договорами и фондом оплаты труда.

Нужно ли переутверждать расписание каждый год?

Нет, закон срока действия не устанавливает. Новую редакцию готовят, когда меняются должности, численность или оклады.

Можно ли указать оклад ниже МРОТ?

Да, оклад может быть ниже МРОТ, если месячная зарплата с учитываемыми доплатами и надбавками при полной норме времени и выполнении обязанностей достигает применимого минимума. Федеральный МРОТ на 2026 год — 27 093 ₽; региональный минимум может быть выше. При неполном времени оплату рассчитывают пропорционально.

Показывать ли в расписании вакантные должности?

Можно и часто полезно: по документу видно, кого компания ещё планирует нанять. Если вакансия закрыта и открывать её не собираются, строку лучше убрать, чтобы данные не расходились с реальностью.

Сколько хранить штатное расписание?

Срок берут из перечня типовых архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и закрепляют в номенклатуре дел компании. Расписание по основной деятельности относят к документам, которые хранят долго.

Когда штатка живёт отдельно от реальной работы

Чтобы структура и оклады сходились с делами компании

Штатное расписание быстро устаревает: должности в нём есть, а люди делают другое, фонд оплаты труда растёт без связи с результатом.

Я собираю ИИ-агентов под конкретную задачу: агент разбирает заявки, сверяет документы или готовит расчёты по вашим правилам, а вы видите, где работа повторяется и кого действительно не хватает.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»