Журнал регистрации приказов: образец 2023

Журнал регистрации приказов фиксирует каждый приказ в момент подписания: номер, дату, вид, кто готовил и где хранится подлинник. Ниже — бланк и образец заполнения на 2023 год, с графами, которые выдерживают проверку и передачу дел в архив.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Журнал регистрации приказов

Начат 9 января 2023 г.

Окончен 29 декабря 2023 г.

Журнал регистрации приказов

по основной деятельности и по личному составу за 2023 год

Инвентарный номер 14, на 96 листах

Графы журнала: порядковый номер, дата и номер приказа, вид приказа (по основной деятельности, по личному составу, об отпусках), заголовок к тексту, кто подготовил, количество экземпляров, номер дела, где хранится подлинник, отметка о рассылке.

Приказы по личному составу и об отпусках ведут в отдельных журналах: у них разные сроки хранения, и при передаче в архив дела нельзя смешивать.

Записи вносят в день подписания приказа. Номер присваивают по порядку в пределах года и вида приказа, исправленный номер зачёркивают и рядом пишут верный, заверяя подписью.

Журнал прошнурован, листы пронумерованы, концы шнура скреплены наклейкой с подписью директора и печатью.

Ответственный за делопроизводство

Секретарь

____________ / А. А. Смирнова /

Зачем нужен журнал регистрации приказов

Журнал регистрации приказов — учётный документ, в котором фиксируют каждый подписанный приказ: когда издан, о чём, кто готовил и где лежит подлинник. По нему находят нужный приказ, не перебирая папки, и подтверждают, что документ существует и вступил в силу в определённую дату.

Единой формы закон не устанавливает. Организация закрепляет состав граф в инструкции по делопроизводству, а сами реквизиты оформляет по ГОСТ Р 7.0.97-2025. Ведомства и учреждения берут за основу образцы из своих инструкций: например, журнал регистрации приказов в приложении к инструкции по делопроизводству ведут с графами «номер, дата», «наименование приказа», «исполнитель», «количество экземпляров».

Что должно быть в журнале

Порядковый номер приказа в пределах года и вида.
Дата приказа и присвоенный номер — так, как они стоят на документе.
Вид приказа: по основной деятельности, по личному составу, об отпусках.
Заголовок к тексту: о чём приказ, одной строкой.
Кто подготовил: должность и фамилия исполнителя.
Количество экземпляров и номер дела, в которое подшит подлинник.
Отметка о рассылке копий: кому и когда передали.
Подпись того, кто внёс запись, если журнал ведут несколько сотрудников.

Как завести журнал на 2023 год

Разделите приказы по видам. Заведите отдельные журналы для приказов по основной деятельности, по личному составу и об отпусках: у них разные сроки хранения, и в архив они уходят разными делами.
Прошейте и заверьте. Пронумеруйте листы, прошнуруйте журнал, концы шнура скрепите наклейкой с подписью руководителя и печатью. Внесите инвентарный номер и число листов.
Заполните шапку. Укажите организацию, название журнала, даты начала и окончания записей. На титуле журнала за 2023 год ставят «Начат 9 января 2023 г.» — по первому рабочему дню года.
Ведите запись в день подписания. Каждый приказ вносят в журнал в день подписания. Задним числом журнал не восстанавливают: пропуск обнаружится при сверке с подлинниками.
Исправляйте по правилам. Ошибочный номер или дату зачёркивают одной чертой, рядом пишут верное значение и заверяют подписью ответственного.
Закройте год. В конце года подведите итог, укажите дату последней записи и передайте журнал в дело по номенклатуре.

Частые ошибки

Ведут один журнал на все приказы: приказы по личному составу и по основной деятельности получают общую нумерацию, а в архив должны уходить разными делами с разными сроками хранения.
Нумеруют приказы с 1 января, хотя первый приказ издан позже: номер не привязан к дате, и первым в году будет тот, что подписан первым.
Не указывают номер дела, куда подшит подлинник: при запросе приказ ищут по всему архиву.
Пишут заголовок «Приказ» без текста: по журналу невозможно понять, о чём документ, и приходится открывать каждый подлинник.
Не прошивают и не заверяют журнал: замена листов остаётся незамеченной, а при проверке такой учёт не принимают.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал регистрации приказов?

Закон форму не устанавливает, но учёт приказов нужен самой организации: без него не найти документ и не подтвердить дату его издания. Инструкция по делопроизводству компании закрепляет обязанность вести журнал и состав граф.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Можно, если в компании работает система электронного документооборота или учёт ведут в таблице с защитой от правок. Бумажный журнал удобнее там, где приказы подписывают на бумаге: запись делают в день подписания.

Как нумеровать приказы в 2023 году?

По порядку в пределах календарного года и вида приказа. Приказы по личному составу удобно нумеровать с буквой «л/с», об отпусках — с буквой «о»: так номер сразу показывает, в каком журнале искать запись.

Сколько хранить журнал регистрации приказов?

Срок зависит от вида приказов. Журналы регистрации приказов по основной деятельности хранят постоянно. Для журналов приказов по личному составу предусмотрены 50 или 75 лет; журналы приказов о ежегодных оплачиваемых и учебных отпусках, а также отдельных дежурствах хранят 5 лет.

Кто подписывает журнал?

Тот, кто отвечает за делопроизводство: секретарь, делопроизводитель или руководитель отдела кадров. На наклейке при прошнуровывании ставит подпись руководитель организации.

Чем журнал регистрации отличается от книги учёта приказов?

Ничем по сути: название меняется от инструкции к инструкции. В учреждениях уголовно-исполнительной системы, например, ведут журнал учёта издаваемых приказов с расширенными графами — гриф секретности, данные о рассылке, отметка о возвращении номера экземпляра.

Когда приказы теряются между папками и почтой

Чтобы журнал заполнялся сам

Приказы приходят из почты, мессенджеров и систем электронного документооборота: пока секретарь вносит один, два ждут очереди, и номер с датой расходятся с подлинником.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают входящие документы, вытаскивают номер, дату и заголовок приказа и вносят запись в журнал по вашему шаблону — с проверкой на ваших настоящих приказах.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»