Приказ по делопроизводству: образец и что утвердить

Приказом по делопроизводству руководитель вводит в действие инструкцию или положение о документообороте — документ, по которому компания работает с бумагами. Ниже — образец приказа с текстом и бланк, а также разбор, что именно утверждать и какие реквизиты нужны.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

ПРИКАЗ

16 ноября 2026 г. № 14-од

Приказ

об утверждении инструкции по делопроизводству

г. Москва

В целях упорядочения работы с документами, единообразия их оформления и подготовки к передаче на архивное хранение

ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить и ввести в действие с 1 декабря 2026 года Инструкцию по делопроизводству ООО «Ромашка» согласно приложению 1. 2. Утвердить и ввести в действие с 1 декабря 2026 года Положение о документообороте ООО «Ромашка» согласно приложению 2. 3. Назначить ответственным за ведение делопроизводства секретаря-делопроизводителя А. С. Смирнову. 4. Руководителям структурных подразделений ознакомить сотрудников с инструкцией и положением под подпись до 30 ноября 2026 года. 5. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Приложения: 1. Инструкция по делопроизводству на 24 л. в 1 экз. 2. Положение о документообороте на 12 л. в 1 экз.

Руководитель

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

С приказом ознакомлены

Секретарь-делопроизводитель

____________ / А. С. Смирнова /

Что такое приказ по делопроизводству

Приказ по делопроизводству — распорядительный документ, которым руководитель утверждает и вводит в действие правила работы с документами: инструкцию по делопроизводству, положение о документообороте, номенклатуру дел или сразу несколько таких документов.

Для бюджетных учреждений инструкция по делопроизводству обязательна, для коммерческих компаний — нет. Но без неё каждый отдел оформляет бумаги по-своему: одни ставят дату вверху, другие внизу, письма уходят без регистрации, а к сдаче в архив нечего передать. Приказ закрывает эту разноголосицу одним документом.

Что утвердить приказом

Инструкцию по делопроизводству: как оформлять документы, кто подписывает, как регистрировать и хранить.
Положение о документообороте: движение документов между отделами, сроки передачи, электронный документооборот.
Номенклатуру дел: перечень дел с индексами и сроками хранения — основа для архива.
Формы бланков и шаблонов: фирменный бланк, шаблоны писем, приказов, служебных записок.
Ответственного за делопроизводство: секретаря, делопроизводителя или отдел, который ведёт регистрацию и архив.
Порядок ознакомления сотрудников: кто, когда и под подпись знакомит работников с инструкцией.

Как составить приказ по делопроизводству

Решите, что утверждаете. Один приказ может вводить и инструкцию, и положение, и номенклатуру дел. Если документов несколько, перечислите их отдельными пунктами с номерами приложений.
Проверьте тексты до приказа. Инструкция и положение — приложения к приказу. Сначала напишите их, проверьте на противоречия с трудовым законодательством и уставом, потом готовьте приказ.
Оформите реквизиты. Название компании, вид документа, дата и регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя. Реквизиты — по ГОСТ Р 7.0.97-2025.
Напишите распорядительную часть. После слова «ПРИКАЗЫВАЮ» — пункты: что утвердить, с какой даты ввести, кто отвечает, кому ознакомить сотрудников и к какому сроку.
Ознакомьте сотрудников. Соберите подписи тех, кого касается инструкция. Лист ознакомления — приложение к приказу или отдельный документ.

Приказ и положение: в чём разница

Приказ — это распоряжение на один раз: им утверждают документ и назначают ответственных. Положение — сам документ, который живёт годами и описывает правила игры. Приказ вводит положение в действие, а положение определяет, как компания работает с бумагами.

Поэтому приказ короткий: несколько пунктов и подпись. Положение о делопроизводстве и документообороте — объёмный текст на десятки страниц: разделы о видах документов, о бланках, о регистрации, о контроле исполнения, о формировании дел и передаче в архив.

Если компания работает с электронными документами, в положении отдельный раздел: какие документы подписывают электронной подписью, где они хранятся, как подтверждают получение.

Частые ошибки

Приказ утверждает документ, которого ещё нет: приложение не готово или отличается от того, что подписано.
Нет даты введения в действие — сотрудники не знают, с какого дня работать по-новому.
В инструкцию попали пункты, ухудшающие положение работников по сравнению с трудовым законодательством: такие пункты не применяются.
Забыли ознакомить сотрудников под подпись, и при споре нельзя доказать, что правила до них довели.
Приказ подписал заместитель без доверенности — документ могут признать недействительным.

Частые вопросы

Обязателен ли приказ по делопроизводству для коммерческой компании?

Нет. Инструкция по делопроизводству обязательна для бюджетных учреждений, остальные организации принимают её по желанию. Но если компания хочет единый порядок работы с документами, без приказа и инструкции его не закрепить.

Чем приказ об утверждении инструкции отличается от самой инструкции?

Приказ — распорядительный документ на одну страницу: утвердить, ввести в действие, назначить ответственного. Инструкция — приложение к приказу: многостраничный текст с правилами оформления, регистрации и хранения документов.

Какие реквизиты обязательны в приказе?

Наименование организации, вид документа, дата и регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя с расшифровкой. Оформление — по ГОСТ Р 7.0.97-2025. Для бюджетных учреждений действуют также Правила делопроизводства, утверждённые приказом Росархива от 22.05.2019 № 71, с изменениями по приказу Росархива от 09.07.2026 № 91.

Нужно ли знакомить сотрудников с приказом под подпись?

Да, если приказ и инструкция касаются их работы. Лист ознакомления с подписями и датами подтверждает, что правила довели до сотрудников. Без него при споре сложно доказать, что работник знал о требованиях.

Можно ли издать один приказ и на инструкцию, и на положение о документообороте?

Можно. В приказе перечислите оба документа отдельными пунктами с номерами приложений и датой введения в действие. Главное — чтобы оба приложения были готовы и подписаны к дате приказа.

Как часто пересматривать приказ и инструкцию?

Строгого срока нет. Проверяйте документы при изменении законодательства, структуры компании или переходе на электронный документооборот. Изменения вносят новым приказом, а не правкой подписанного экземпляра.

Когда бумаги идут не по правилам

Чтобы документы собирались по регламенту, а не по памяти

Инструкция и положение работают, только если каждый документ оформляется по ним: реквизиты на месте, регистрация не пропущена, приложения приложены.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят документы по шаблонам компании, проверяют реквизиты и приносят руководителю на подпись уже собранный пакет.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»