Положение об отделе кадров: образец и бланк

Положение об отделе кадров — локальный документ, который закрепляет, зачем в компании существует отдел, что он делает, кому подчиняется и за что отвечает. Ниже — бланк и заполненный образец для компании, где кадровик один в отделе.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 66 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

А. А. Смирнов

«12» января 2026 г.

Положение об отделе кадров

1. Общие положения. 1.1. Отдел кадров — структурное подразделение ООО «Ромашка». 1.2. Отдел создаётся и ликвидируется приказом генерального директора. 1.3. Отдел подчиняется непосредственно генеральному директору. 1.4. Отдел возглавляет начальник отдела кадров, которого назначает на должность и освобождает от должности генеральный директор. 1.5. В своей работе отдел руководствуется Трудовым кодексом РФ, иными нормативными правовыми актами о труде, уставом ООО «Ромашка», локальными нормативными актами и настоящим Положением.

2. Задачи отдела. 2.1. Комплектование компании работниками нужных профессий и квалификации. 2.2. Ведение кадрового делопроизводства в соответствии с трудовым законодательством. 2.3. Оформление приёма, переводов и увольнений, ведение трудовых книжек и личных карточек. 2.4. Учёт рабочего времени и отпусков, подготовка приказов по личному составу. 2.5. Соблюдение прав, льгот и гарантий работников в области трудового права.

3. Функции отдела. 3.1. Готовит проекты приказов по личному составу и передаёт их на подпись руководителю. 3.2. Ведёт трудовые книжки, личные карточки и личные дела работников. 3.3. Оформляет и ведёт график отпусков, учитывает рабочее время. 3.4. Готовит документы для назначения пособий и представляет их в Социальный фонд. 3.5. Ведёт воинский учёт в объёме, установленном законодательством.

4. Права отдела. 4.1. Запрашивать у руководителей подразделений документы и сведения, нужные для кадровой работы. 4.2. Требовать от работников соблюдения трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка. 4.3. Вносить руководителю предложения о поощрениях и дисциплинарных взысканиях. 4.4. Представлять компанию в отношениях с Социальным фондом и органами занятости по вопросам своей компетенции.

5. Ответственность. 5.1. Начальник отдела кадров отвечает за достоверность сведений в кадровых документах и соблюдение сроков их оформления. 5.2. Работники отдела отвечают за разглашение персональных данных работников в порядке, установленном законом. 5.3. Отдел отвечает за сохранность документов, которые ведёт, до передачи их в архив.

Начальник отдела кадров

Начальник отдела кадров

____________ / И. И. Иванова /

Согласовано

Юрисконсульт

____________ / С. С. Орлов /

Зачем компании положение об отделе кадров

Положение об отделе кадров отвечает на вопросы, которые возникают у руководителя и у самого кадровика: кто в компании отвечает за приём и увольнение, кто ведёт трудовые книжки, кто готовит документы в Социальный фонд. Без такого документа обязанности кадровой службы нигде не закреплены, и спор о том, чья это работа, решается на словах.

Закон не требует положения об отделе в обязательном порядке. Но Трудовой кодекс в статье 8 разрешает работодателю принимать локальные нормативные акты, которые касаются трудовых отношений, — и положение об отделе кадров как раз такой акт. Компания сама решает, что в нём написать, а что оставить в должностных инструкциях.

Что включить в положение

Общие положения: что это за подразделение, кто его создаёт и кому оно подчиняется.
Задачи отдела: зачем он нужен компании — подбор, кадровое делопроизводство, учёт.
Функции: конкретные действия — приказы по личному составу, трудовые книжки, график отпусков, воинский учёт.
Права: что отдел может требовать от других подразделений и работников.
Ответственность: за что отвечает начальник отдела и работники отдела.
Порядок взаимодействия: с кем отдел работает — с бухгалтерией, руководителями подразделений, Социальным фондом.

Чем положение об отделе кадров отличается от положения о кадровой службе

Это два названия одного документа. «Отдел кадров» — привычное название подразделения в небольшой и средней компании, «кадровая служба» — более широкое: так называют и отдел, и управление, и одного кадровика, который ведёт всё кадровое делопроизводство. Если в компании один кадровик, положение всё равно оформляют: в нём пишут, что кадровая служба представлена одним специалистом, и перечисляют его обязанности.

Выбирайте название по штатному расписанию. Если в нём есть «отдел кадров», документ называйте так же — иначе в приказах и договорах будет путаница: положение об отделе кадров, а в штатном расписании кадровая служба.

Как составить и утвердить положение

Определите место отдела в структуре. Напишите, кому подчиняется отдел: директору, заместителю по персоналу, финансовому директору. От этого зависит, кто подписывает приказы по личному составу.
Перечислите задачи и функции. Задачи — зачем отдел нужен, функции — что он делает каждый день. Не смешивайте: «вести кадровое делопроизводство» — задача, «готовить приказы о приёме» — функция.
Опишите права и ответственность. Права дают отделу возможность требовать документы и сведения. Ответственность закрепляет, кто отвечает за ошибки в кадровых документах и за разглашение персональных данных.
Согласуйте с юристом и бухгалтерией. Юрист проверит формулировки на соответствие трудовому законодательству, бухгалтерия — на стык с расчётом зарплаты и пособий.
Утвердите приказом. Положение вводится в действие приказом руководителя. С даты приказа оно становится обязательным для всех работников компании.

Частые ошибки

Пишут общие фразы: «отдел ведёт кадровую работу» — и не перечисляют, какую именно.
Дублируют должностную инструкцию начальника отдела целиком: положение описывает подразделение, а инструкция — одного работника.
Не указывают, кому подчиняется отдел, и в компании непонятно, кто ставит задачи кадровику.
Забывают про ответственность за персональные данные — а именно она чаще всего нужна при проверке.
Не пересматривают положение после изменения структуры: отдел переименовали, а документ остался старым.

Частые вопросы

Обязательно ли положение об отделе кадров?

Нет, закон его не требует. Но если в компании есть отдел кадров, положение закрепляет его задачи и обязанности и снимает споры о том, кто что делает. Без него обязанности кадровика держатся только на трудовом договоре и должностной инструкции.

Кто утверждает положение об отделе кадров?

Руководитель компании — приказом. Положение об отделе кадров подписывает начальник отдела, согласуют юрист и руководители смежных подразделений.

Чем положение об отделе отличается от должностной инструкции?

Положение описывает подразделение целиком: задачи, функции, права, ответственность отдела. Должностная инструкция — одного работника: что делает начальник отдела кадров или специалист по кадрам лично.

Нужно ли знакомить работников с положением?

Да, если положение касается их трудовых обязанностей. Работников отдела кадров знакомят под подпись, остальных — в части, которая их касается, например при приёме на работу.

Когда положение пересматривают?

При изменении структуры компании, переименовании отдела, передаче функций другому подразделению или изменении законодательства о труде. Дату следующего пересмотра можно указать в самом положении.

Кадровые документы съедают время, которое нужно людям

Чтобы рутина с приказами и заявлениями шла сама

Приказы, заявления, уведомления и графики отпусков повторяются из месяца в месяц. Каждый документ надо собрать по шаблону, проверить реквизиты и передать на подпись.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют данные работника и приносят руководителю готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»