Акт возврата товара поставщику: образец и бланк

Образец заполнения

ООО «Ромашка», ИНН 7701234567, адрес: 125009, г. Москва, ул. Тверская, д. 1, оф. 10

ООО «Лютик», ИНН 7709876543, адрес: 125009, г. Москва, ул. Арбат, д. 5, оф. 20

Акт возврата товара поставщику

по договору поставки № 14/П от 12 марта 2026 г.

16 ноября 2026 г. № 7

На основании п. 5.2 договора поставки № 14/П от 12 марта 2026 г. и товарной накладной № 123 от 10 ноября 2026 г. покупатель возвращает поставщику часть товара, поставленного с нарушением согласованных характеристик.

Причина возврата: несоответствие качества товара условиям договора — в партии обнаружены следы повреждения упаковки и бой стеклянной тары, что подтверждено актом осмотра от 11 ноября 2026 г.

Возвращаемый товар:

1. Стеклянные банки 0,5 л, арт. 12345, в количестве 100 шт., цена 50 руб. за шт., сумма 5 000 руб., в том числе НДС 22 % — 901,64 руб.

2. Крышки металлические, арт. 67890, в количестве 200 шт., цена 10 руб. за шт., сумма 2 000 руб., в том числе НДС 22 % — 360,66 руб.

Всего возвращается товара на сумму 7 000 руб., в том числе НДС 22 % — 1 262,30 руб.

Товар принят поставщиком в день подписания акта. Претензий по количеству и качеству возвращаемого товара поставщик не имеет.

Поставщик

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Покупатель

Генеральный директор

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужен акт возврата товара поставщику

Акт возврата товара поставщику — документ, который оформляют, когда покупатель возвращает поставщику товар: бракованный, не тот, что заказывали, или просто ненужный по условиям договора. Акт фиксирует, что именно и в каком количестве возвращается, по какой причине и на какую сумму.

Без акта сложнее подтвердить причину и условия возврата: поставщик может не признать возврат, а инспекция — поставить под сомнение обоснованность начисления/вычета НДС по операции возврата. Акт вместе с накладной на возврат и счётом-фактурой (если НДС есть) служит основанием для корректировки расчётов.

Единой формы акта закон не устанавливает. Компании используют свой бланк, утверждённый в учётной политике, или берут за основу типовые формы, например ТОРГ-12 или М-7, дополняя их условиями возврата.

Что указать в акте возврата

Название документа, дату и номер, место составления.
Стороны: наименование поставщика и покупателя, их ИНН, адреса, должности и фамилии подписантов.
Реквизиты договора поставки и товарной накладной, по которой товар был получен.
Причину возврата: брак, несоответствие ассортимента, нарушение сроков, отказ от товара по договору.
Перечень возвращаемого товара: наименование, артикул, количество, цена, сумма, ставка и сумма НДС.
Итоговую сумму возврата с выделением НДС.
Дату приёмки товара поставщиком и отметку об отсутствии претензий по количеству и качеству.
Подписи и печати (при наличии) обеих сторон.

Как оформить возврат по шагам

Зафиксируйте недостатки. Если товар с браком, составьте акт осмотра или дефектный акт до возврата. Это подтвердит причину.
Сверьтесь с договором. Посмотрите, какие условия возврата прописаны: сроки, порядок уведомления поставщика, кто оплачивает доставку.
Уведомьте поставщика. Сообщите о возврате письменно или по электронной почте, если это предусмотрено договором. Сохраните подтверждение.
Составьте акт возврата. Заполните бланк: стороны, реквизиты договора и накладной, причина, перечень товара, сумма с НДС.
Подпишите и передайте. Подпишите акт со своей стороны и передайте поставщику вместе с возвращаемым товаром. Один экземпляр с подписью поставщика оставьте себе.
Отразите в учёте. На основании акта и накладной скорректируйте расчёты с поставщиком: при возврате товара, принятого к учёту, выставьте поставщику счёт-фактуру на стоимость возврата (НДС начисляется); при возврате товара, не принятого к учёту, НДС корректирует (принимает к вычету) поставщик.

Частые ошибки

Нет ссылки на договор и накладную — акт не подтверждает, по какой поставке возвращают товар.
Не указана причина возврата — поставщик может отказаться признать возврат, а налоговая — вычет.
Сумма НДС не выделена или выделена неверно: при возврате товара, принятого к учёту, покупатель выставляет счёт-фактуру на возврат, а не корректировочный.
Акт подписан только покупателем — без подписи поставщика он не доказывает передачу товара.
Возврат оформляют накладной без акта — нет фиксации причины и условий, сложнее защитить позицию в споре.

Частые вопросы

Чем акт возврата отличается от товарной накладной?

Накладная подтверждает передачу товара и служит для учёта движения. Акт возврата фиксирует причину и условия возврата, а также согласие поставщика принять товар обратно. Обычно оформляют оба документа: акт и накладную на возврат.

Обязательно ли использовать форму ТОРГ-12?

Нет, с 2013 года применять унифицированные формы не обязательно. Можно разработать свой бланк и утвердить его в учётной политике. Главное — чтобы в документе были все обязательные реквизиты первичного документа по ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Нужен ли счёт-фактура при возврате товара поставщику?

Если товар принят покупателем к учёту, при возврате покупатель выставляет поставщику счёт-фактуру на стоимость возвращаемого товара. Если товар не принят к учёту, поставщик корректирует свою реализацию. Это следует из правил гл. 21 НК РФ.

Можно ли вернуть товар без акта, только по накладной?

Закон не запрещает, но накладная не фиксирует причину возврата. При споре с поставщиком или налоговой акт поможет доказать, что возврат правомерен.

Сколько хранить акт возврата?

Срок хранения зависит от вида документа и устанавливается перечнем типовых архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Обычно акты хранят не менее пяти лет.

Когда возвраты и претензии отнимают время у руководителя

Чтобы документы по возвратам собирались сами

Акты, накладные и претензии по возвратам часто оформляют вручную, а потом ищут, кто что подписал и когда. На это уходят часы, а ошибки в суммах и реквизитах приводят к спорам.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют суммы и реквизиты и приносят руководителю готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»