Таблица отпусков сотрудников в Excel по месяцам

График отпусков удобно вести в Excel: таблица по месяцам показывает, кто и когда отдыхает, а диаграмма Ганта — как отпуска распределены в течение года. Ниже — как собрать такой файл с нуля, какие формулы использовать и что учесть по Трудовому кодексу.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

«___» __________ 20__ г.

График отпусков

на 2027 год

«15» декабря 2026 г. № 12

В соответствии со статьёй 123 Трудового кодекса Российской Федерации утвердить график отпусков работников на 2027 год согласно приложению.

Начальникам отделов ознакомить работников с графиком отпусков под подпись не позднее чем за две недели до начала отпуска.

Руководитель

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Начальник отдела кадров

Начальник отдела кадров

____________ / И. И. Иванова /

Зачем график отпусков в Excel

График отпусков — обязательный документ для каждой организации (ст. 123 ТК РФ). Его утверждают не позднее чем за две недели до начала календарного года, то есть график на 2027 год — до 17 декабря 2026 года.

Excel удобен тем, что таблицу по месяцам можно быстро перестроить: добавить сотрудника, перенести отпуск, посмотреть, сколько человек отдыхает в конкретном месяце. А диаграмма Ганта наглядно показывает пересечения отпусков и помогает не оставить отдел без людей.

Что должно быть в таблице отпусков по месяцам

Список сотрудников: ФИО, должность, отдел.
Количество дней отпуска, положенных за год (обычно 28 календарных дней, но бывают удлинённые отпуска).
Разбивка по месяцам: сколько дней сотрудник отдыхает в каждом месяце или конкретные даты отпуска.
Отметка об ознакомлении — сотрудник должен быть уведомлён под подпись не позднее чем за две недели до начала отпуска (ст. 123 ТК РФ).
Итоговые строки: сколько человек в отпуске в каждом месяце, чтобы планировать замены.

Как составить график отпусков в Excel

Создайте таблицу с колонками. В первой колонке — ФИО, затем должность, отдел, количество дней отпуска. Далее 12 колонок по месяцам или 365 колонок по дням для диаграммы Ганта.
Заполните данные сотрудников. Внесите список, укажите положенные дни отпуска. Если отпуск можно делить на части, отметьте, как сотрудник планирует отдыхать: например, 14 дней в июне и 14 в сентябре.
Отметьте дни отпуска в календаре. Для каждого месяца поставьте 1 или закрасьте ячейку, если сотрудник в отпуске. Удобно использовать условное форматирование: ячейка с «1» автоматически становится цветной.
Добавьте итоги по месяцам. Внизу таблицы формулой СУММ посчитайте, сколько человек в отпуске в каждом месяце. Это поможет вовремя заметить нехватку людей.
Постройте диаграмму Ганта. Выделите диапазон с датами и сотрудниками, вставьте линейчатую диаграмму с накоплением. Настройте ряды так, чтобы полосы показывали периоды отпусков.
Утвердите график. Распечатайте таблицу или сохраните в PDF, добавьте гриф утверждения руководителя. Ознакомьте сотрудников под подпись.

Как сделать диаграмму Ганта в Excel для отпусков

Диаграмма Ганта — это горизонтальная линейчатая диаграмма, где каждая полоса соответствует периоду отпуска сотрудника. В Excel её можно построить из таблицы, где по строкам — сотрудники, а по столбцам — дни года.

Проще всего сделать так: создайте таблицу с датами в первой строке (365 столбцов), напротив каждого сотрудника ставьте 1 в дни отпуска. Затем выделите диапазон и вставьте «Линейчатую диаграмму с накоплением». Полосы отпусков будут видны сразу, а пустые ячейки останутся белыми.

Частые ошибки при составлении графика отпусков в Excel

Забыли учесть, что отпуск должен быть не менее 28 календарных дней в год (ст. 115 ТК РФ), а у некоторых категорий — больше.
Не отметили, что сотрудник должен быть уведомлен о начале отпуска не позднее чем за две недели (ст. 123 ТК РФ).
Не проверили, не пересекаются ли отпуска ключевых сотрудников: в таблице по месяцам это видно, если посчитать итоги.
Не оставили место для переноса отпуска: если планы меняются, график нужно корректировать, а в Excel это делается быстро.

Частые вопросы

Обязательно ли вести график отпусков в Excel?

Нет, форму закон не устанавливает. Можно вести в бумажном журнале, в специальной программе или в Excel. Главное — утвердить график не позднее чем за две недели до начала года (ст. 123 ТК РФ) и ознакомить сотрудников.

Как в Excel сделать разбивку отпуска по месяцам?

Создайте 12 колонок по месяцам. В каждой ячейке указывайте количество дней отпуска, которое сотрудник берёт в этом месяце. Сумма по строке должна равняться общему количеству дней отпуска за год.

Можно ли скачать готовый шаблон графика отпусков в Excel?

Да, в интернете есть бесплатные шаблоны. Но лучше адаптировать таблицу под свою компанию: добавить нужные колонки, настроить условное форматирование и диаграмму Ганта.

Как посчитать, сколько человек в отпуске в каждом месяце?

Используйте формулу СУММ по столбцу месяца: она сложит все единицы (или дни) и покажет общее количество отпускных дней в этом месяце. Если нужно количество человек, используйте СЧЁТЕСЛИ.

Когда таблицы и графики отнимают время у бизнеса

Автоматизируйте рутину с ИИ-агентом

Составление графиков, сверка данных, подготовка документов — это часы ручной работы. ИИ-агент возьмёт на себя повторяющиеся задачи: соберёт данные из Excel, проверит пересечения, сформирует готовый файл.

Я настраиваю ИИ-агентов под конкретную задачу компании: они подключаются к вашим таблицам и CRM, работают по вашим правилам и выдают результат, который остаётся только проверить.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»