Акт на списание и уничтожение электронных носителей информации

Акт на списание и уничтожение электронных носителей информации фиксирует, что носитель выведен из эксплуатации и данные с него уничтожены. Ниже — бланк и образец заполнения с составом комиссии и способом уничтожения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 73 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

16 ноября 2026 г.

Акт на списание и уничтожение электронных носителей информации

о списании и уничтожении информации с электронных носителей

16 ноября 2026 г. № 14

Комиссия в составе: председатель комиссии — начальник отдела ИТ И. И. Иванов, члены комиссии — главный бухгалтер П. П. Петров, специалист по защите информации С. С. Сидоров, составила настоящий акт о том, что нижеперечисленные электронные носители информации подлежат списанию и уничтожению в связи с истечением срока эксплуатации и невозможностью дальнейшего использования.

Перечень носителей: 1) SSD-накопитель Kingston A400, серийный номер 123456789, инвентарный номер 000123, стоимость 5 000 руб.; 2) USB-флеш-накопитель SanDisk Cruzer, серийный номер 987654321, инвентарный номер 000124, стоимость 1 500 руб.

Способ уничтожения информации: программное затирание данных с последующим физическим разрушением носителей. Информация уничтожена 16 ноября 2026 года.

Заключение комиссии: носители списать, информацию уничтожить. Акт составлен в двух экземплярах.

Председатель комиссии

Начальник отдела ИТ

____________ / И. И. Иванов /

Члены комиссии

Главный бухгалтер

____________ / П. П. Петров /

Член комиссии

Специалист по защите информации

____________ / С. С. Сидоров /

Что такое акт на списание и уничтожение электронных носителей информации

Акт на списание и уничтожение электронных носителей информации — внутренний документ, которым комиссия подтверждает, что носитель (жёсткий диск, SSD, флешка, карта памяти) выведен из эксплуатации, а хранившаяся на нём информация уничтожена.

Единой формы в законе нет. Организация вправе разработать бланк сама и утвердить его в учётной политике или инструкции по делопроизводству. В акте указывают состав комиссии, перечень носителей с идентифицирующими признаками, способ уничтожения информации и дату.

Что указать в акте

Наименование организации и утверждающую подпись руководителя.
Дату и регистрационный номер акта.
Состав комиссии: председатель и члены с должностями и фамилиями.
Перечень носителей: тип, модель, серийный и инвентарный номера, стоимость.
Основание списания: истечение срока эксплуатации, поломка, моральное устаревание.
Способ уничтожения информации: программное затирание, физическое разрушение, размагничивание.
Дату уничтожения информации.
Подписи всех членов комиссии.

Как составить и оформить акт

Соберите комиссию. Приказом руководителя назначьте комиссию из не менее чем трёх человек: представителей ИТ, бухгалтерии и службы безопасности.
Осмотрите носители. Комиссия проверяет наличие носителей, сверяет серийные и инвентарные номера с учётными данными.
Выберите способ уничтожения. Для конфиденциальных данных — программное затирание по утверждённому алгоритму или физическое разрушение. Способ фиксируют в акте.
Уничтожьте информацию. Уничтожение проводят в присутствии комиссии. Для подтверждения можно приложить распечатку отчёта программы затирания или фотографию разрушенного носителя.
Подпишите акт. Акт подписывают все члены комиссии и утверждает руководитель. Один экземпляр передают в бухгалтерию для списания, второй хранят в деле.

Частые ошибки

В акте нет серийных или инвентарных номеров — невозможно доказать, какой именно носитель уничтожен.
Не указан способ уничтожения информации — акт не подтверждает, что данные действительно стёрты.
Комиссия состоит из одного человека — документ теряет силу как свидетельство коллегиального решения.
Акт подписан после фактического уничтожения, но без указания даты — нарушается хронология.
Носитель списан, но информация не уничтожена — риск утечки персональных данных или коммерческой тайны.

Частые вопросы

Обязателен ли акт на списание и уничтожение электронных носителей информации?

Закон не требует единой формы, но для подтверждения списания в бухгалтерском учёте и для защиты персональных данных акт нужен. Он доказывает, что носитель выведен из эксплуатации, а информация уничтожена.

Кто должен подписывать акт?

Все члены комиссии, назначенной приказом руководителя. Акт утверждает руководитель организации или уполномоченное лицо.

Как уничтожить информацию с носителя?

Способ выбирает организация. Для конфиденциальных данных подходит программное затирание (перезапись) или физическое разрушение носителя. Для носителей с государственной тайной действуют отдельные инструкции.

Нужно ли хранить акт?

Да, акт хранят в течение срока, установленного номенклатурой дел организации. Для документов о списании основных средств типовой срок — не менее 5 лет после окончания года, в котором составлен акт.

Можно ли составить акт в электронном виде?

Можно, если в организации принят электронный документооборот. Акт подписывают электронными подписями члены комиссии и руководитель.

Когда бумаги отнимают время у руководителя

Чтобы акты и списания собирались без ручной работы

Акты на списание, служебные записки и заявки отнимают часы: каждую бумагу нужно проверить, согласовать и передать в бухгалтерию.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют реквизиты и приносят руководителю готовый проект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»