Приказ о наделении правом электронной подписи

Усиленная квалифицированная электронная подпись подтверждает, что документ подписал конкретный человек от имени организации. Сертификат выдают на сотрудника, а не на компанию, поэтому без внутреннего приказа не видно, какие документы этот сотрудник вправе подписывать.

Приказ закрывает три вопроса: кто подписант, что именно он подписывает и с какого момента. Если сотрудник подпишет документ, который ему приказом не поручен, у контрагента и у налоговой появляется повод оспорить сделку или отчётность.

Второй смысл приказа — порядок хранения ключей. Он закрепляет, что ключ и пароль не передаются, и это защищает компанию от подписи, поставленной чужим сертификатом.

Ответственный за электронную подпись — это сотрудник, который ведёт учёт сертификатов: получает их в удостоверяющем центре, следит за сроком действия, хранит ключевые носители и отзывает сертификат при увольнении или переводе. Чаще всего это главный бухгалтер или руководитель отдела информационных технологий.

Право подписи и ответственность за сертификаты — разные вещи. Подписантов в приказе может быть несколько, а ответственный за учёт сертификатов один. Если совмещать удобно, укажите это прямо: «Главному бухгалтеру — право подписи отчётности и ведение перечня сертификатов».

При увольнении сотрудника сертификат отзывают в удостоверяющем центре, а приказ о наделении отменяют отдельным приказом. Иначе формально право подписи остаётся за человеком, который в компании уже не работает.