Исходящий номер: образец

Исходящий номер — учётный знак документа, который компания отправляет наружу: письма, ответа на запрос, заявления, претензии. Номер ставят рядом с датой в верхней части бланка и записывают в журнал регистрации. Ниже — образец заполнения и порядок присвоения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 53 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Исх. № 214 от 16 ноября 2026 г.

Генеральному директору ООО «Ласточка»

А. С. Смирнову

Письмо

о предоставлении документов по договору поставки

16 ноября 2026 г. № 214

По договору поставки от 12 марта 2026 г. № 45 просим направить копии товарных накладных за сентябрь и октябрь 2026 года.

Документы нужны для сверки расчётов за третий квартал. Ответ просим направить по адресу электронной почты, указанному в реквизитах.

Приложение: копия договора поставки от 12 марта 2026 г. № 45 на 4 л. в 1 экз.

Подписант

Генеральный директор

____________ / И. И. Иванов /

Что такое исходящий номер

Исходящий номер — порядковый учётный знак документа, который организация отправляет за свои пределы: контрагенту, в госорган, в суд, клиенту. По нему документ находят в журнале регистрации и связывают с ответом на него.

Единой формы номера закон не устанавливает. Порядок присвоения компания закрепляет в инструкции по делопроизводству, а состав реквизитов бланка берёт из ГОСТ Р 7.0.97-2025: дата и регистрационный номер ставятся одним реквизитом в верхней части листа.

Из чего складывается исходящий номер

Порядковый номер по журналу регистрации исходящих документов — сквозной с начала года или с начала дела.
Индекс дела или подразделения, если компания нумерует документы по структурным единицам: 05/214.
Буквенный или цифровой код вида документа, если письма и заявления учитывают раздельно: 214-П, 17-З.
Номер входящего документа, на который отвечают: к исходящему номеру добавляют «на № 118 от 02.11.2026».
Дата регистрации — день подписания или день отправки; номер и дата всегда стоят вместе.

Как присвоить исходящий номер

Проверьте, что документ готов. Номер присваивают подписанному документу: до подписи его ставят карандашом или в проекте, окончательно — после подписания.
Загляните в журнал. Возьмите следующий свободный номер по журналу исходящих или по номенклатуре дел подразделения.
Сложите номер. Поставьте порядковый номер и, если принято, индекс дела: 05/214.
Впишите дату. Дата — день подписания. Номер и дата на бланке идут одной строкой: «Исх. № 214 от 16.11.2026».
Запишите в журнал. Внесите номер, дату, адресата, краткое содержание и исполнителя. Отметку об отправке — тоже в журнал.

Где поставить номер на документе

На угловом бланке — в левом верхнем углу под реквизитами организации, выше адресата.
На продольном бланке — по центру верхней части листа.
В письме номер и дата — один реквизит: «Исх. № 214 от 16.11.2026». Отдельной строкой дату не дублируют.
В заявлении, которое подаёт гражданин, номер и дату ставит принимающая организация при регистрации, а не заявитель.
На копии, остающейся в деле, — тот же номер и отметка об отправке или о получении адресатом.

Частые ошибки

Номер ставят до подписания и потом меняют — в журнале и на бланке номера расходятся.
Дату пишут отдельно от номера, хотя по ГОСТ Р 7.0.97-2025 это единый реквизит.
Нумерация начинается заново каждый месяц без индекса месяца — по номеру нельзя понять, когда документ отправлен.
Один номер присваивают письму и приложению к нему: приложение нумеруют отдельно или не нумеруют вовсе.
Журнал не ведут, и повторно отправленный документ получает тот же номер, что и первый.

Частые вопросы

Обязателен ли исходящий номер?

Для внутреннего учёта — да, если так установлено инструкцией по делопроизводству компании. Закон требует регистрационных реквизитов у отдельных видов документов, например у искового заявления их присваивает суд при принятии. Для обычной деловой переписки номер нужен, чтобы находить документ и ссылаться на него.

С какого числа начинается нумерация исходящих?

С 1 января, если компания ведёт сквозную нумерацию за календарный год. Допустима нумерация по номенклатуре дел: тогда номер продолжается, пока не закончится дело. Порядок закрепляют в инструкции по делопроизводству.

Можно ли отправлять письмо без номера?

Можно, но тогда на него неудобно ссылаться в ответе и трудно доказать отправку. Номер вместе с датой и отметкой об отправке — то, что подтверждает: письмо действительно ушло.

Как указать в ответе номер входящего письма?

В реквизите «на №» под номером и датой исходящего: «На № 118 от 02.11.2026». Так адресат сразу видит, на что отвечают.

Нужен ли номер на электронном письме?

Если переписка идёт по электронной почте, номер присваивают в системе электронного документооборота или в журнале, а в теме письма указывают «Исх. № 214». Так электронный документ находят так же, как бумажный.

Когда переписка и регистрация отнимают время у руководителя

Чтобы письма и ответы собирались по шаблону

Исходящие письма, ответы на запросы и претензии повторяются из месяца в месяц: меняются адресат, номер и пара абзацев.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, подставляют данные из CRM и почты и приносят руководителю готовый текст на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»