Приказ на списание недостачи при отсутствии виновных лиц: образец

Недостачу, которую не с кого взыскать, списывают приказом руководителя. В приказе фиксируют итоги инвентаризации, сумму недостачи и документ, которым подтверждено отсутствие виновных. Ниже — образец и бланк.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ПРИКАЗ № 27

г. Москва

18 ноября 2026 г.

Приказ

о списании недостачи, выявленной при инвентаризации, при отсутствии виновных лиц

18 ноября 2026 г. № 27

На основании приказа от 10 ноября 2026 г. № 24 «О проведении инвентаризации» комиссия в составе: председателя — заместителя директора А. В. Смирнова, членов — главного бухгалтера Е. Н. Орловой и заведующего складом И. П. Котова провела инвентаризацию товаров на складе по состоянию на 14 ноября 2026 г.

По результатам инвентаризации выявлена недостача товаров на сумму 84 300 (восемьдесят четыре тысячи триста) рублей, что подтверждается ведомостью учёта результатов, выявленных инвентаризацией, № 5 от 14 ноября 2026 г.

Виновные лица отсутствуют. По факту недостачи 12 ноября 2026 г. в отдел полиции подано заявление о преступлении, постановление о возбуждении уголовного дела не вынесено, лиц, причастных к недостаче, не установлено.

ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Списывать недостачу в сумме 84 300 рублей на финансовый результат организации. 2. Главному бухгалтеру Е. Н. Орловой отразить списание в бухгалтерском учёте за ноябрь 2026 года. 3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Руководитель организации

Генеральный директор

____________ / Д. С. Иванов /

С приказом ознакомлены

Главный бухгалтер

____________ / Е. Н. Орлова /

Когда недостачу списывают приказом

Недостачу, обнаруженную при инвентаризации, взыскивают с работника, если он отвечает за имущество и его вина доказана. Когда виновного нет — не установлен, умер, суд отказал во взыскании или работодатель отказался от иска по уважительным причинам, — недостачу списывают на убытки организации приказом руководителя.

Приказ не заменяет инвентаризацию: он опирается на её итоги. Поэтому в тексте приказа указывают приказ о проведении инвентаризации, ведомость учёта результатов и документ, которым подтверждено отсутствие виновных лиц.

Результаты инвентаризации основных средств отражают по действующим правилам бухгалтерского учёта, включая ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация»: недостачу, выявленную при инвентаризации, относят на финансовый результат, если виновные не установлены или суд отказал во взыскании.

Что указать в приказе

Наименование организации, дату и номер приказа, место издания.
Основание: приказ о проведении инвентаризации с датой и номером, состав комиссии.
Итог инвентаризации: что именно недостаёт, сумма цифрами и прописью, номер и дата ведомости учёта результатов.
Чем подтверждено отсутствие виновных лиц: постановление следственных органов, решение суда, отказ суда во взыскании, заключение о порче ценностей.
Распорядительная часть: списать недостачу на финансовый результат, поручить бухгалтеру отразить списание в учёте, указать период.
Подпись руководителя и ознакомление главного бухгалтера и материально ответственных лиц.

Как оформить списание

Завершите инвентаризацию. Сверьте фактическое наличие с учётными данными, оформите ведомость учёта результатов, выявленных инвентаризацией. Недостачу и излишки фиксируют в одной ведомости.
Соберите подтверждения. Письменное объяснение материально ответственного лица, заключение комиссии о причинах недостачи. Если есть признаки преступления — заявление в полицию и постановление следственных органов.
Издайте приказ. Укажите сумму, основание и распоряжение списать недостачу на финансовый результат. Приказ подписывает руководитель.
Отразите в учёте. Бухгалтер списывает недостачу проводкой в том периоде, когда получены подтверждения. Стоимость недостающих основных средств относят на прочие расходы.
Сохраните документы. Приказ, ведомость, объяснения и подтверждения храните вместе: они понадобятся при налоговой проверке и для обоснования расходов.

Чем подтвердить отсутствие виновных лиц

Постановление о возбуждении уголовного дела и приостановлении производства, если лицо не установлено.
Постановление об отказе в возбуждении уголовного дела за отсутствием состава преступления.
Решение суда об отказе во взыскании с работника суммы ущерба.
Заключение комиссии о факте порчи ценностей, когда причины установлены, а виновный отсутствует.
Отказ работодателя от взыскания по уважительным причинам — оформляют письменно, чтобы у проверяющих не было вопросов, почему ущерб не предъявлен.

Как отразить недостачу в учёте и расходах

В бухгалтерском учёте недостачу сначала относят на счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», а затем, когда виновных нет, списывают на прочие расходы. Стоимость недостающих основных средств относят на финансовый результат организации.

В налоговом учёте недостачу без виновных лиц можно учесть во внереализационных расходах, если есть документы, подтверждающие отсутствие виновных, и решение руководителя о списании. Для этого нужны документы от следственных органов или суда: без них инспекция снимет расход.

Недостачу сверх норм естественной убыли, взысканную с работника, в расходы не включают — её компенсирует виновный. Если виновного нет, списание идёт за счёт прибыли, а не за счёт уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль, пока нет подтверждающих документов.

Частые вопросы

Можно ли списать недостачу без обращения в полицию?

Можно, если виновный установлен, но работодатель отказался от взыскания по уважительным причинам, или вина работника не доказана. Отсутствие виновных придётся подтвердить документами: объяснениями, заключением комиссии, решением суда. Для налогового учёта надёжнее документ от следственных органов или суда.

Какой проводкой списывают недостачу при отсутствии виновных?

Дебет 94 Кредит 10 (41, 01) — выявлена недостача; Дебет 91 субсчёт «Прочие расходы» Кредит 94 — недостача списана на прочие расходы. Конкретные счета зависят от того, что недостаёт: материалы, товары или основные средства.

Нужно ли удерживать НДФЛ при списании недостачи?

Нет. Списание недостачи за счёт организации — не доход работника, если с него не взыскивают стоимость имущества. Если виновный работник возмещает ущерб, само возмещение не создаёт ему дохода. При отказе компании от взыскания с виновного работника оценённого ущерба у него может возникнуть облагаемый НДФЛ доход.

Обязательно ли создавать комиссию по инвентаризации?

Да, обычно инвентаризацию проводит комиссия. Материально ответственные за проверяемые объекты лица в её состав не входят, но присутствуют при инвентаризации. В случаях, предусмотренных ФСБУ 28/2023, комиссию можно не создавать. Без приказа и ведомости приказ о списании недостачи не будет иметь основания.

Сколько хранить приказ о списании недостачи?

Приказ хранят вместе с документами инвентаризации. Срок хранения документов бухгалтерского и налогового учёта — не менее пяти лет по подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, если другие документы не требуют большего срока.

Пока приказ лежит в папке, недостача висит в учёте

Чтобы документы по недостачам собирались сами

Инвентаризация, объяснения, подтверждения из полиции и суда, приказ и проводки — цепочка, в которой легко потерять звено и получить снятый расход.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие пакеты документов по шаблону, сверяют суммы с ведомостью и приносят руководителю готовый приказ на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»