Запрос в поликлинику о предоставлении информации по больничному листу

Работник не выходит на связь, а в табеле стоит прогул — и нужно понять, был ли он на больничном. Или сотрудник принёс листок, который вызывает сомнения. В обоих случаях компания пишет в поликлинику официальный запрос. Ниже — бланк и образец заполнения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Главному врачу

ГБУЗ «Городская поликлиника № 12»

И. И. Смирнову

от ООО «Ромашка»

ИНН 7700000000, адрес: 125009, г. Москва, ул. Тверская, д. 1

Запрос

о предоставлении информации по листку нетрудоспособности

16 ноября 2026 г. № 27

В ООО «Ромашка» работает Петров Сергей Иванович, 12.03.1985 года рождения, табельный номер 0142. С 10 ноября 2026 года он не выходит на работу, сведений о причинах отсутствия не представил.

Прошу подтвердить, обращался ли Петров С. И. в вашу медицинскую организацию в период с 10 ноября 2026 года, и если да, то выдан ли ему листок нетрудоспособности: указать номер листка, дату выдачи, даты начала и окончания освобождения от работы и наименование медицинской организации.

Копия согласия работника на обработку персональных данных прилагается. Ответ прошу направить по адресу: 125009, г. Москва, ул. Тверская, д. 1, или на адрес электронной почты info@example.ru.

Генеральный директор ООО «Ромашка» И. И. Иванов

Руководитель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / И. И. Иванов /

Зачем компании запрос в поликлинику

Листок нетрудоспособности — медицинский документ, и поликлиника выдаёт его работнику, а не работодателю. Сведения об электронном больничном работодатель получает от СФР через систему электронного взаимодействия. Если порядок оформления листка вызывает сомнения, работодатель может обратиться для проверки в отделение СФР.

Запрос нужен в двух случаях. Первый — работник отсутствует, а причина неизвестна: без подтверждения нельзя решить, ставить в табеле прогул или неявку по болезни. Второй — принесённый листок вызывает сомнения: не совпадают даты, организация не находится в реестре, оформление расходится с порядком выдачи.

Запрос в больницу о нахождении работника на больничном

Запрос в больницу о нахождении работника на больничном составляют так же, как запрос в поликлинику: разницы в форме нет, меняются только название и адрес медицинской организации. Если работник лечился в стационаре, запрос адресуют главному врачу больницы, где он находился.

В тексте просят подтвердить сам факт нахождения работника на лечении в стационаре и даты, когда он был на больничном. Номер листка нетрудоспособности при стационарном лечении просят указать так же, как и в запросе в поликлинику.

Что указать в запросе

Наименование и адрес медицинской организации, фамилию и инициалы главного врача.
Данные компании: название, ИНН, адрес для ответа.
Сведения о работнике: фамилия, имя, отчество полностью, дата рождения, табельный номер, должность.
Период, за который нужно подтверждение.
Что именно просите подтвердить: обращение, факт выдачи листка, его номер, даты освобождения от работы.
Ссылку на согласие работника на обработку персональных данных и само согласие в приложении.
Способ ответа: почтовый адрес или электронная почта, и подпись руководителя.

Как получить ответ из поликлиники

Возьмите согласие работника. Сведения о болезни — персональные данные, и без согласия поликлиника вправе отказать. Согласие оформляют отдельно от трудового договора и других документов, которые подписывает работник.
Подготовьте запрос. Укажите данные работника точно, как в паспорте и трудовой книжке: расхождение в одной букве затягивает поиск в картотеке.
Отправьте с подтверждением. Запрос передают лично в регистратуру с отметкой о приёме или направляют заказным письмом с уведомлением. Отметка о получении пригодится, если решение по работнику придётся доказывать.
Дождитесь ответа. Медицинская организация отвечает в сроки, установленные порядком выдачи и оформления медицинских документов. Если ответа нет, запрос направляют повторно с копией первого.
Примите решение по работнику. Подтверждение больничного закрывает вопрос о прогуле. Если поликлиника сообщила, что листок не выдавался, компания действует по правилам внутреннего расследования.

Частые ошибки

Пишут запрос без согласия работника и получают отказ: сведения о диагнозе и лечении — специальная категория персональных данных.
Просят сообщить диагноз. Работодателю нужен факт нетрудоспособности и даты, а не медицинские подробности.
Указывают неполные данные работника, и поликлиника не может найти его в картотеке.
Отправляют запрос по телефону: устный ответ не подтвердит отсутствие по болезни, если дело дойдёт до спора.
Не сохраняют отметку о вручении и не могут доказать, что компания запрашивала сведения.

Частые вопросы

Обязана ли поликлиника ответить на запрос компании?

Медицинская организация предоставляет сведения о факте обращения и о выданных документах по официальному запросу с согласием пациента. Без согласия ответить откажется: сведения о здоровье относятся к специальной категории персональных данных.

Можно ли запросить диагноз работника?

Нет. Работодателю для табеля и пособия достаточно факта нетрудоспособности, номера листка и дат освобождения от работы. Диагноз — медицинская тайна, и компания его не запрашивает.

Что делать, если работник не даёт согласие на запрос?

Тогда компания решает вопрос по документам, которые есть: объяснения, отметки о неявке, сведения о том, что работник на связь не выходит. Отсутствие согласия не отменяет внутреннее расследование, но подтвердить больничный запросом не получится.

Нужен ли запрос, если работник уже принёс листок нетрудоспособности?

Обычно нет. Запрос нужен, если листок вызывает сомнения или работник отсутствует, а документ не представил. Электронный листок работодатель видит в системе Фонда, и отдельный запрос в поликлинику по нему не требуется.

Как ответить работнику, если поликлиника подтвердила больничный?

Дни болезни в табеле отмечают как неявку по болезни, пособие начисляют по листку нетрудоспособности. Прогулом такие дни не считают, и дисциплинарное взыскание за них не применяют.

Запросы, согласования и ответы занимают часы

Чтобы типовые письма собирались сами

Запрос в поликлинику, напоминание работнику, ответ контрагенту — каждое такое письмо руководитель пишет вручную, хотя структура у них одна.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, подставляют данные из учётной системы и приносят готовый текст на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»