Договорно-правовая документация

Договорно-правовая документация — это договоры компании со всеми приложениями, а также документы, которые их сопровождают: протоколы разногласий, соглашения об изменении, доверенности подписантов, претензии и акты. Ниже — что входит в комплект, какие реквизиты делают договор рабочим и как вести учёт, чтобы нужная бумага находилась за минуту.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 55 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел договорной работы

Реестр договоров

учёт договорно-правовой документации

01 января 2027 г.

Реестр ведут по каждому договору, который компания заключает, изменяет или расторгает. Запись вносят в день подписания документа или получения подписанного экземпляра от контрагента.

Для каждой записи указывают: номер и дату договора, контрагента, предмет, цену или порядок её определения, срок действия, ответственное подразделение, место хранения оригинала и все связанные документы — приложения, протокол разногласий, дополнительные соглашения, доверенности подписантов.

Оригиналы хранят в подразделении, указанном в записи; электронные копии — в общей папке с теми же именами файлов, что и номер договора. Изменения в реестр вносит сотрудник, отвечающий за договорную работу.

Ответственный за реестр

Руководитель отдела договорной работы

____________ / И. И. Иванов /

Что входит в договорно-правовую документацию

Договорно-правовая документация — весь набор бумаг, которыми компания закрепляет свои обязательства перед контрагентами и подтверждает полномочия тех, кто их подписывает. Ядро — сами договоры: поставки, подряда, оказания услуг, аренды, займа, лицензионные.

К каждому договору прикладывают приложения и спецификации, где описаны товар, работы или услуги, протоколы разногласий, если стороны спорили об условиях, дополнительные соглашения об изменении цены или сроков, соглашения о расторжении. Отдельно хранят доверенности сотрудников, которые подписывают документы за компанию, и переписку, если стороны согласовали условия письмами.

Что делает договор рабочим документом

Стороны: полное наименование, ОГРН, ИНН, адрес и подписант с указанием должности и основания полномочий.
Предмет: что именно передают, делают или оказывают, с характеристиками и количеством — без формулировок «соответствующие услуги».
Цена и порядок расчётов: сумма или формула её определения, сроки и форма оплаты.
Сроки: когда начинается и заканчивается исполнение, как продлевается.
Ответственность: неустойка, пени, порядок возмещения убытков.
Изменение и расторжение: как стороны меняют условия и выходят из договора.
Приложения: перечень с указанием, что является неотъемлемой частью договора.
Подписи и печати, если компания печать использует.

Как выстроить работу с договорами

Заведите реестр. Одна таблица или система, где у каждого договора есть номер, контрагент, предмет, срок, ответственный и место хранения оригинала.
Проверьте полномочия подписанта. Директор действует по уставу, остальные — по доверенности. Копию доверенности храните вместе с договором.
Согласуйте до подписания. Юрист, бухгалтерия и руководитель подразделения смотрят свою часть: риски, налоги, сроки и цену.
Зафиксируйте изменения. Любая правка цены, сроков или объёма оформляется дополнительным соглашением, подписанным теми же сторонами.
Храните комплект целиком. Договор, приложения, соглашения, акты и переписка лежат в одном деле — по номеру договора.

Протокол разногласий и соглашения

Если контрагент прислал договор с условиями, которые не подходят, компания составляет протокол разногласий: в нём построчно указывает свою редакцию спорных пунктов и ссылается на пункты договора. Подписанный обеими сторонами протокол становится частью договора.

Изменения к уже действующему договору оформляют дополнительным соглашением. В нём указывают, какие пункты меняются, какова новая редакция и с какой даты она действует. Соглашение подписывают те же лица, что и договор, либо их представители по доверенности.

Расторжение оформляют соглашением о расторжении с датой прекращения обязательств и порядком расчётов по уже исполненному.

Частые ошибки

Договор подписал сотрудник без доверенности — для контрагента сделка может оказаться незаключённой, а для компании — поводом для спора о полномочиях.
Приложения не подписаны или не указаны в тексте договора как его часть — спецификация теряет силу.
Изменения согласовали письмами и по телефону, а дополнительное соглашение не оформили — в споре нечем подтвердить новую цену.
Оригинал договора хранится у менеджера в столе, в реестре его нет — при смене сотрудника документ теряется.
Договор без срока и без условия о порядке расторжения — стороны не понимают, когда обязательства прекращаются.

Частые вопросы

Обязательно ли составлять протокол разногласий?

Нет, это способ согласовать спорные условия до подписания. Стороны могут сразу согласовать текст договора или обменяться письмами. Подписанный протокол разногласий становится частью договора.

Можно ли заключить договор перепиской по электронной почте?

Да, если стороны согласовали существенные условия и закон не требует особой формы. Договор считают заключённым, когда переписка позволяет достоверно определить стороны и сохранить текст — так установлено статьями 434 и 438 ГК РФ.

Нужна ли печать на договоре?

Общего требования ставить печать на договоре закон не содержит. Компания вправе использовать печать, если это закреплено в уставе или локальном акте; стороны могут согласовать её наличие в самом договоре.

Сколько хранить договоры?

Срок зависит от вида договора и от того, закончено ли по нему исполнение. Компания закрепляет сроки в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Документы, нужные для расчёта налогов, хранят не меньше пяти лет — подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ.

Кто вправе подписать договор от имени компании?

Директор — без доверенности, если устав не ограничивает его полномочия. Остальные сотрудники подписывают по доверенности, выданной от имени компании: её подписывает руководитель или иное лицо, уполномоченное законом и учредительными документами, — пункт 4 статьи 185.1 ГК РФ.

Когда договоры теряются, а сроки проходят мимо

Чтобы договорная работа шла без ручного поиска

Реестр в таблице живёт, пока в неё вносят записи вручную: менеджеры присылают сканы в чат, сроки оплаты и продления отслеживают по памяти.

Я собираю ИИ-агентов, которые разбирают входящие договоры, вытаскивают реквизиты, сроки и суммы, вносят их в реестр и напоминают ответственному о дате исполнения.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»