Журнал регистрации трудовых договоров

Журнал регистрации трудовых договоров — внутренний учётный документ кадровой службы: по нему видно, какой договор и когда заключён, под каким номером, какие соглашения к нему подписаны. Ниже — форма с графами и образец заполнения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел кадров

Начат 11 января 2027 г.

Окончен ______________

Журнал регистрации трудовых договоров

и дополнительных соглашений к ним

Хранить 75 лет

Ответственный за ведение журнала

Специалист по кадрам

____________ / А. С. Петрова /

Зачем нужен журнал регистрации трудовых договоров

Трудовой кодекс не требует вести журнал регистрации трудовых договоров: обязанность работодателя — заключить договор письменно в двух экземплярах (ст. 67 ТК РФ). Журнал заводят для порядка в кадровых документах: он показывает, под каким номером и когда зарегистрирован каждый договор и какие дополнительные соглашения к нему подписаны.

Работодатель вправе принять такой локальный нормативный акт по ч. 1 ст. 8 ТК РФ — приказом или положением о кадровом делопроизводстве. В нём же закрепляют форму журнала, кто его ведёт и как хранить.

Журнал помогает при проверке: инспектор труда видит, что договоры заключались и изменения к ним оформлялись, а не появлялись задним числом. И он выручает, когда нужно быстро найти, под каким номером шёл договор с конкретным работником.

Какие графы завести

Порядковый номер записи и дата заключения договора.
Номер трудового договора — по правилам нумерации, принятым в компании.
Фамилия, имя, отчество работника полностью.
Должность, профессия или специальность и вид поручаемой работы.
Структурное подразделение, если оно указано в договоре.
Срок договора: дата начала и дата окончания, для бессрочного — прочерк.
Основное место работы или совместительство.
Сведения о дополнительных соглашениях: номер и дата каждого.
Примечание — например, что договор заключён на время отсутствия основного работника.

Журнал регистрации дополнительных соглашений

Дополнительные соглашения к трудовым договорам удобно регистрировать в том же журнале: в графе о соглашениях дописывают номер и дату каждого. Так по одной строке видно всю историю работника — от приёма до последнего изменения оклада или должности.

Если соглашений много, заводят отдельный журнал регистрации дополнительных соглашений к трудовым договорам. В нём те же принципы: порядковый номер записи, дата соглашения, его номер, фамилия работника и номер договора, к которому соглашение относится, краткое содержание изменения и подпись ответственного.

Номер соглашения удобно строить от номера договора: к договору 5/2027 первое соглашение — 5/2027-1, второе — 5/2027-2. Тогда связь договора и соглашений видна без дополнительных пометок.

Как вести журнал

Закрепите форму приказом. Опишите в приказе или положении о кадровом делопроизводстве форму журнала, порядок нумерации договоров и ответственного за ведение.
Пронумеруйте и прошнуруйте. Листы журнала нумеруют, прошнуровывают и скрепляют подписью руководителя и печатью, если компания печать использует. Такой журнал сложнее подменить.
Записывайте в день подписания. Запись делают в день, когда договор или соглашение подписаны обеими сторонами: дата записи должна совпадать с датой документа.
Ведите нумерацию сквозную. Номера договоров не повторяются в течение календарного года или всего срока ведения журнала — как решит компания. Пропущенные номера не исправляют задним числом.
Храните по правилам архива. Журнал относится к кадровым документам, срок хранения определяет номенклатура дел компании по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Можно ли вести журнал в электронном виде

Да. Онлайн Инспекция на вопрос о журналах регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений отвечает: можно, в частности, закрепив это правило в приказе работодателя или локальном нормативном акте (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

На практике это значит: компания решает сама, вести журнал на бумаге, в таблице или в кадровой программе. Если журнал электронный, стоит прописать, как его подписывают, как защищают от правок и как распечатывают для проверки или архива.

Бумажный журнал удобнее тем, что его не нужно отдельно удостоверять: подпись ответственного и прошнурованные листы сами подтверждают записи.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал регистрации трудовых договоров по закону?

Нет. Трудовой кодекс обязывает заключать договор письменно в двух экземплярах (ст. 67 ТК РФ), но журнал не упоминает. Его вводят приказом или локальным нормативным актом по ч. 1 ст. 8 ТК РФ, если компании нужен учёт.

Кто ведёт журнал?

Обычно специалист по кадрам или сотрудник, на которого это возложено приказом. В журнале указывают его должность и фамилию, он же ставит подпись.

Нужно ли регистрировать в журнале трудовые договоры совместителей?

Да, если журнал ведётся: в графе «Основная/совместительство» отмечают вид работы. Совместительство не освобождает от письменной формы договора.

Что делать, если в журнале обнаружена ошибка?

Запись исправляют корректурно: зачёркивают неверное, рядом пишут верное, ставят подпись ответственного и дату исправления. Полностью переписывать лист не стоит.

Сколько хранить журнал?

Журнал относится к кадровым документам, срок хранения компания закрепляет в номенклатуре дел по перечню, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Уточните срок по своему перечню дел.

Когда кадровые бумаги отнимают время у бизнеса

Чтобы рутинные документы собирались сами

Журналы, соглашения и заявления отнимают у кадровой службы часы: каждую запись надо сверить с договором, проверить номер и дату, подшить в дело.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют номера и даты и приносят ответственному готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»