Смета на соревнования: образец и бланк

Смета на соревнования — документ, в котором расписано, сколько денег нужно на мероприятие и на что они уйдут: аренда, судейство, награждение, питание, проезд участников. Ниже — бланк и заполненный образец сметы на турнир по игровому виду спорта.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Утверждаю

Директор АНО «Спортивный клуб «Вымпел»

А. А. Смирнов

«___» __________ 20__ г.

Смета расходов на проведение соревнований

«Кубок города» по волейболу, 12–14 декабря 2026 года

10 ноября 2026 г.

1. Основание: календарный план физкультурных и спортивных мероприятий на 2026 год, утверждённый приказом от 15.01.2026 № 3.

2. Место проведения: спортивный комплекс «Юбилейный», городская арена, три игровые площадки.

3. Участники: 12 команд, 144 спортсмена, 18 судей, 6 волонтёров.

4. Сроки: 12–14 декабря 2026 года.

Составил

Главный бухгалтер

____________ / Е. В. Орлова /

Согласовал

Председатель клуба

____________ / П. С. Ковалёв /

Что такое смета на соревнования

Смета на соревнования — расчёт расходов на конкретное мероприятие: турнир, этап кубка, первенство, фестиваль. В ней постатейно расписано, сколько денег нужно, на что именно и за счёт какого источника. Без сметы организатор не получит финансирование из бюджета или от спонсора и не сможет отчитаться за потраченное.

Унифицированной формы сметы закон не устанавливает. Организатор утверждает свою форму приказом или положением о мероприятии, а статьи расходов привязывает к тому, кто платит. Если деньги идут из бюджета, состав и порядок расходов задаёт финансовый орган и соглашение о субсидии; если соревнования проводятся по правилам вида спорта, часть расходов — награждение, судейство, медицинское обеспечение — обязательна по регламенту соревнований.

Образец сметы

Смета строится таблицей: статья, расчёт, сумма. Ниже — образец на турнир по волейболу с 12 командами. Числа в примере условные, их место занимает ваш расчёт по счетам поставщиков и тарифам.

Статьи и порядок расчёта: аренда зала — часы по договору аренды умножить на ставку за час; судейство — число судей умножить на ставку за смену и на число смен; награждение — медали, кубки, грамоты по числу призёров; медицинское обеспечение — смена медработника на каждый игровой день; питание и вода — число участников и судей на число дней; проезд и проживание иногородних — по числу человек и тарифу; печатная продукция и связь — по счетам.

Что включить в смету

Аренда спортивного сооружения, раздевалок, инвентаря и оборудования.
Оплата труда судей, секретарей, комендантов и обслуживающего персонала.
Награждение: кубки, медали, грамоты, дипломы, призы.
Медицинское обеспечение соревнований и работа скорой помощи на площадке.
Питание участников, судей и волонтёров, питьевая вода.
Проезд, проживание и суточные для иногородних команд и судей.
Печатная продукция: афиши, программы, номера, бланки протоколов.
Связь, интернет, трансляция, звук и освещение.
Резерв на непредвиденные расходы — в пределах, которые задаёт распорядитель средств.

Как составить смету

Возьмите регламент соревнований. Из него выходят число команд, дни, площадки и обязательные требования: медработник, судейская бригада, награждение.
Соберите счета и тарифы. Аренда, питание, проживание, печать — по коммерческим предложениям не меньше чем от двух поставщиков, судейство — по ставкам, утверждённым организатором.
Посчитайте каждую статью. В колонке «Расчёт» покажите формулу: количество умножить на цену. Так смету проверит бухгалтер и не переспросит, откуда сумма.
Сведите итог и укажите источник. Общая сумма и расшифровка: субсидия, взносы участников, спонсорские средства, собственные доходы клуба.
Утвердите и подпишите. Смету подписывает составитель, согласует руководитель, утверждает распорядитель средств. Копию передайте в бухгалтерию до начала закупок.

Частые ошибки

Смету составляют после соревнований, «под факт», — тогда закупки идут без утверждённых сумм.
Не указан источник финансирования: непонятно, что оплачивает бюджет, а что — взносы участников.
Забыли обязательные расходы: медработника, награждение, работу судей на всех площадках.
Не заложен резерв, и любое подорожание аренды ломает смету.
Суммы в смете не совпадают с договорами и счетами, и бухгалтерия не может провести оплату.

Частые вопросы

Кто утверждает смету на соревнования?

Распорядитель средств: руководитель клуба или организации, проводящей соревнования, а при бюджетном финансировании — главный распорядитель бюджетных средств, который выделил субсидию. Составляет смету тот, кто отвечает за мероприятие, согласует бухгалтерия.

Чем смета отличается от плана закупок?

Смета считает, сколько денег нужно на мероприятие по статьям. План закупок описывает, какие контракты и каким способом будут заключены, чтобы эти деньги потратить. Смета первична: суммы из неё переходят в закупки.

Можно ли изменить утверждённую смету?

Да, если меняются объём или цены. Изменения оформляют письменно, снова согласуют и утверждают у того же распорядителя средств, а бухгалтерии передают обоснование — счёт поставщика или расчёт.

Нужна ли смета, если соревнования платные и живут на взносы участников?

Нужна. Взносы — такой же источник, и участники вправе видеть, на что ушли их деньги. Смета также показывает, хватит ли взносов или нужен спонсор.

Сколько хранить смету?

Смету и документы по её исполнению хранят в составе документов мероприятия. Срок задаёт номенклатура дел организации; для документов, нужных для исчисления налогов, действует общий срок — не меньше пяти лет по подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ.

Сметы, заявки и отчёты съедают время организатора

Чтобы бумаги по мероприятию собирались сами

Смета, закупки, счета, отчёт по субсидии — на каждое соревнование организатор заново собирает одни и те же таблицы и сверяет суммы вручную.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают смету по регламенту и счетам поставщиков, сверяют её с договорами и готовят отчёт по потраченным суммам.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»