Образец письма в связи с коронавирусом

Письмо в связи с коронавирусом — это внутренний или внешний документ, которым компания сообщает о мерах профилактики, изменении режима работы или ограничениях. Ниже — образец письма сотрудникам и подсказки, что учесть при составлении.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Пример»

П. П. Петрову

от начальника отдела кадров

И. И. Иванова

Письмо о мерах профилактики коронавирусной инфекции

работникам ООО «Пример»

16 ноября 2026 г. № 14

В целях профилактики респираторных инфекций в ООО «Пример» вводятся следующие меры профилактики.

1. Работники допускаются к работе после измерения температуры тела; при температуре выше 37,0 °C работник отстраняется от работы и направляется за медицинской помощью. 2. В офисных помещениях каждые 2 часа проводится проветривание и влажная уборка с дезинфицирующими средствами. 3. Работники обеспечиваются масками и кожными антисептиками; масочный режим обязателен при общении с посетителями. 4. При появлении симптомов ОРВИ работник обязан сообщить руководителю и остаться дома, вызвав врача.

Контроль за исполнением настоящего письма возлагаю на себя.

Автор письма

Начальник отдела кадров

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужно письмо в связи с коронавирусом

Письмо в связи с коронавирусом фиксирует, какие меры компания вводит для защиты работников и клиентов. Оно нужно, чтобы сотрудники знали правила, а проверяющие видели: организация действует по санитарным требованиям.

Форма письма законом не установлена. Компания составляет его в свободной форме, но с ссылкой на действующие санитарные правила. Для внутреннего письма достаточно подписи руководителя или уполномоченного лица.

Что указать в письме

Адресата: работников компании или конкретного отдела, контрагентов, клиентов.
Ссылку на нормативный акт: постановление Главного государственного санитарного врача РФ или регионального органа.
Перечень мер: измерение температуры, масочный режим, дезинфекция, проветривание, дистанционная работа.
Порядок действий при симптомах: кому сообщить, остаться дома, вызвать врача.
Ответственного за исполнение и срок действия мер.

Как составить письмо

Определите адресата. Внутреннее письмо пишите всем работникам или отделу; внешнее — контрагентам или клиентам.
Сошлитесь на нормы. Укажите постановление Главного государственного санитарного врача РФ или регионального органа, на основании которого вводите меры.
Перечислите меры. Опишите конкретные действия: как часто мерить температуру, где взять маски, как проводить уборку.
Назначьте ответственного. Укажите должность и фамилию того, кто следит за исполнением.
Ознакомьте работников. Разошлите письмо по электронной почте или под подпись; храните копию.

Частые ошибки

Нет ссылки на нормативный акт — письмо выглядит как частная инициатива, а не исполнение требований.
Меры описаны общими словами без конкретики: «проводить дезинфекцию» без указания периодичности и средств.
Не назначен ответственный, поэтому никто не следит за исполнением.
Письмо не доведено до работников под подпись или иным способом, подтверждающим ознакомление.

Частые вопросы

Обязательно ли ссылаться на постановление Главного государственного санитарного врача?

Да, если компания вводит меры в связи с коронавирусом. Ссылка показывает, что меры приняты по требованию санитарных правил, а не по желанию работодателя.

Можно ли объявить меры приказом, а не письмом?

Можно. Приказ — распорядительный документ, обязательный для работников. Письмо чаще носит информационный характер. Если нужно установить обязательные правила, издайте приказ, а письмом можно продублировать информацию.

Нужно ли знакомить работников с письмом под подпись?

Закон не требует обязательного ознакомления именно с письмом. Но если меры обязательны для исполнения, лучше ознакомить под подпись или разослать по электронной почте с подтверждением получения.

Какой срок действия письма?

Укажите срок в тексте. Если срок не указан, письмо действует до отмены мер или издания нового документа.

Можно ли отправить письмо контрагентам по электронной почте?

Да, если стороны обмениваются документами по электронной почте. Для официального уведомления лучше использовать адрес, указанный в договоре.

Когда бумажная работа мешает бизнесу

Чтобы документы собирались без вашего участия

Письма, приказы и уведомления отнимают время у руководителя: каждый документ нужно проверить, согласовать и разослать.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, проверяют сроки и приносят на подпись готовый текст.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»