Запрос закрывающих документов у контрагента: образец

Закрывающие документы подтверждают, что контрагент выполнил обязательство: отгрузил товар, оказал услугу, выполнил работу. Для покупателя это основание принять расход и заявить вычет НДС.

Расходы при налоге на прибыль должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы — это требование статьи 252 НК РФ. Вычет НДС заявляют на основании счёта-фактуры или универсального передаточного документа, оформленного по правилам статьи 169 НК РФ.

Если документы не пришли к концу квартала, запросите их у контрагента письмом. Счёт-фактура, полученный после квартала принятия товаров на учёт, но до срока подачи декларации за этот квартал, позволяет заявить вычет за него при соблюдении остальных условий. Письмо фиксирует дату обращения: если дело дойдёт до спора, видно, что компания требовала документы, а контрагент их не представил.

Если договором предусмотрен срок передачи документов, сошлитесь на этот пункт: контрагент обязан передать документы в срок, а нарушение даёт право требовать их и, если договор это предусматривает, начислить неустойку.

Когда отдельного условия в договоре нет, ссылайтесь на пункт 3 статьи 168 НК РФ: счёт-фактуру выставляют не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки, передачи имущественных прав или получения аванса. Для расходов по налогу на прибыль работает статья 252 НК РФ, для вычета НДС — статьи 171 и 172 НК РФ.

Если контрагент не отвечает, направьте повторный запрос и приложите претензию с требованием передать документы. Претензию по денежным требованиям из сделок направляют до арбитражного иска — за 30 календарных дней, если закон или договор не установили иной срок (часть 5 статьи 4 АПК РФ).