Сопроводительное письмо к акту выполненных работ: образец

Сопроводительное письмо к акту выполненных работ — короткое письмо, которым исполнитель передаёт заказчику акт и остальные документы по договору. Ниже — бланк и заполненный образец: что перечислить, как сослаться на договор и как зафиксировать передачу, если заказчик молчит.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от ООО «Вектор»

Исх. № 87 от 16 ноября 2026 г.

Сопроводительное письмо

о направлении акта выполненных работ

16 ноября 2026 г. № 87

Направляю акт выполненных работ по договору подряда от 12 октября 2026 г. № 14 на сумму 480 000 рублей, в том числе НДС 22 % — 86 557,38 рубля. Работы выполнены в полном объёме и в срок, установленный пунктом 3.2 договора.

К письму прилагаю: акт выполненных работ — 2 экз. на 2 л. каждый; счёт на оплату — 1 экз. на 1 л.; реестр исполнительной документации — 1 экз. на 3 л.

Прошу подписать акт, вернуть один экземпляр и оплатить работы в срок, установленный пунктом 4.1 договора. Если в акте есть замечания, прошу направить их письменно в течение срока, отведённого договором на приёмку.

Исполнитель

Генеральный директор ООО «Вектор»

____________ / А. А. Смирнов /

Зачем письмо к акту

Акт выполненных работ сам по себе не доказывает, что заказчик его получил. Сопроводительное письмо закрывает эту дыру: в нём видно, что именно и когда исполнитель передал заказчику, и с какой даты пошёл срок приёмки по договору.

Письмо не заменяет акт и не создаёт новых обязательств. Его задача — передать документы и оставить след передачи: отметку о получении, квитанцию об отправке с описью вложения или подтверждение электронной почты.

Что написать в письме

Реквизиты договора: дату, номер, название сторон — по нему заказчик находит сделку.
Название и сумму акта, в том числе НДС, если исполнитель его платит.
Фразу о том, что работы выполнены в объёме и сроки по договору.
Перечень приложений с количеством экземпляров и листов.
Просьбу подписать акт, вернуть экземпляр и оплатить работы в срок по договору.
Порядок направления замечаний, если договор отводит на приёмку определённый срок.
Подпись руководителя или уполномоченного лица и исходящий номер с датой.

Как составить и передать письмо

Сверьте акт с договором. Проверьте номер и дату договора, сумму, ставку НДС и перечень работ: расхождение в цифрах даёт заказчику повод вернуть документы.
Перечислите приложения. Каждый документ — отдельной строкой, с числом экземпляров и листов. Так приёмка не растянется на переписку.
Назначьте срок ответа. Сошлитесь на пункт договора о приёмке или назовите разумный срок и попросите сообщить замечания письменно.
Передайте под отметку. Вручите письмо под подпись на копии, отправьте заказным письмом с описью вложения или по адресу электронной почты, указанному в договоре.
Сохраните подтверждение. Копия письма с отметкой о получении, квитанция и опись вложения или распечатка письма с электронной почты — доказательство передачи акта.

Если заказчик не подписывает акт

Молчание заказчика не останавливает приёмку. По пункту 4 статьи 753 ГК РФ односторонний акт выполненных работ — доказательство выполнения работ, пока суд не признает мотивы отказа заказчика обоснованными. Поэтому письмо с датой вручения и односторонний акт работают в паре.

Порядок и срок приёмки задаёт договор. Если в нём есть пункт о том, что заказчик подписывает акт в определённый срок или направляет мотивированный отказ, исполнитель отсчитывает этот срок от даты получения письма и после него подписывает акт в одностороннем порядке.

Частые ошибки

В письме нет номера и даты договора — заказчик не может быстро найти сделку, приёмка затягивается.
Приложения перечислены общим словом «документы» без количества листов и экземпляров.
Письмо отправлено без описи вложения или на адрес, которого нет в договоре, — доказать передачу нечем.
Сумма в письме не совпадает с актом или договором из-за другой ставки НДС.
Письмо подписал сотрудник без доверенности, и заказчик оспаривает получение документов.

Частые вопросы

Обязательно ли писать сопроводительное письмо к акту?

Закон этого не требует. Но письмо фиксирует дату передачи акта, от которой считают срок приёмки по договору. Без такого следа исполнителю сложнее доказать, что документы переданы.

Можно ли отправить письмо с актом по электронной почте?

Да, если договор признаёт переписку по указанным адресам или стороны так работают. Для спора надёжнее письмо с описью вложения или электронное письмо с адреса, указанного в договоре, — оно подтверждает и дату, и вложения.

Что делать, если заказчик вернул акт с замечаниями?

Разберите замечания по существу. Если они обоснованны, устраните недостатки и направьте новый акт с письмом. Если нет — ответьте письменно, сославшись на условия договора, и подпишите акт в одностороннем порядке.

Нужна ли печать на письме?

Нет. Письмо подписывает руководитель или уполномоченное лицо; печать ставят, если компания её использует.

Сколько хранить письмо и подтверждение отправки?

Столько же, сколько документы по договору: данные бухгалтерского и налогового учёта и документы, нужные для расчёта налогов, хранят не меньше пяти лет по подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ. Договорные документы удобно держать до истечения срока исковой давности.

Когда акты и письма к ним собираются вручную

Чтобы документы по договору уходили сами

Акт, письмо, счёт и опись вложения собирают вручную по каждому договору, и на это уходит время у бухгалтера или менеджера.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят комплект документов по шаблону, сверяют суммы с договором и передают заказчику с подтверждением отправки.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»