Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя: образец

Должностная инструкция закрепляет за секретарём-делопроизводителем регистрацию, хранение и отправку документов и даёт руководителю основание спросить за сроки. Ниже — бланк и заполненный образец для компании, где один человек ведёт весь документооборот.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 13 КБ Образец в PDFPDF, 77 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

«16» ноября 2026 г.

Должностная инструкция

секретаря-делопроизводителя

1. Общие положения

1.1. Должность «секретарь-делопроизводитель» относится к общеотраслевым должностям служащих первого уровня по приказу Минздравсоцразвития России от 29.05.2008 № 247н.

1.2. Секретарь-делопроизводитель принимается на работу и освобождается от должности приказом генерального директора.

1.3. Секретарь-делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.4. В подчинении секретаря-делопроизводителя работников нет.

1.5. На время отсутствия секретаря-делопроизводителя его обязанности исполняет работник, назначенный приказом, который отвечает за их выполнение.

1.6. Секретарь-делопроизводитель руководствуется Трудовым кодексом РФ, ГОСТ Р 7.0.97-2025, инструкцией по делопроизводству и номенклатурой дел ООО «Ромашка», приказами и распоряжениями генерального директора, настоящей инструкцией.

2. Должностные обязанности

2.1. Принимает, вскрывает и проверяет поступившую корреспонденцию, сверяет вложения с описью.

2.2. Регистрирует входящие и исходящие документы в день поступления или отправки, присваивает номера по номенклатуре дел.

2.3. Передаёт зарегистрированные документы в подразделения под подпись в журнале или в системе электронного документооборота.

2.4. Оформляет документы по ГОСТ Р 7.0.97-2025: реквизиты, бланки, заголовки к тексту, отметки об исполнителе.

2.5. Отправляет исходящую корреспонденцию, ведёт реестр отправлений и хранит квитанции.

2.6. Формирует дела по номенклатуре, готовит документы к передаче в архив по срокам хранения.

2.7. Готовит проекты приказов, писем и справок по поручению генерального директора, согласует их с исполнителями.

2.8. Ведёт учёт рабочего времени работников офиса и передаёт табели в бухгалтерию не позднее последнего рабочего дня месяца.

2.9. Организует приём посетителей и телефонные переговоры, фиксирует поручения руководителя.

2.10. Обеспечивает сохранность документов и не разглашает сведения, ставшие известными в работе, включая персональные данные работников.

3. Права

3.1. Запрашивать у подразделений документы и сведения, нужные для регистрации и хранения.

3.2. Возвращать исполнителям документы, оформленные с нарушением ГОСТ Р 7.0.97-2025 или инструкции по делопроизводству.

3.3. Вносить генеральному директору предложения об изменении порядка документооборота.

3.4. Знакомиться с решениями руководства о деятельности секретариата.

4. Ответственность

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей — в пределах ст. 192 ТК РФ.

4.2. За утрату или повреждение документов — в пределах ст. 238 и 241 ТК РФ.

4.3. За разглашение персональных данных — по ст. 13.11 КоАП РФ и ст. 90 ТК РФ.

4.4. За нарушение сроков хранения документов, установленных приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, — по ст. 13.20 КоАП РФ.

5. Квалификационные требования

5.1. Среднее профессиональное образование по направлению «Документационное обеспечение управления» или курсы делопроизводства.

5.2. Знание ГОСТ Р 7.0.97-2025, инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, порядка работы с персональными данными.

5.3. Уверенная работа с офисными программами и системой электронного документооборота.

С инструкцией ознакомлен(а):

Секретарь-делопроизводитель ______________ А. С. Смирнова

«16» ноября 2026 г.

Руководитель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Работник

Секретарь-делопроизводитель

____________ / А. С. Смирнова /

Зачем секретарю-делопроизводителю должностная инструкция

Секретарь-делопроизводитель ведёт весь документооборот небольшой компании: принимает и регистрирует корреспонденцию, оформляет приказы и письма, отправляет исходящие, формирует дела и сдаёт их в архив. Без инструкции границы работы размываются, и за потерянное письмо или пропущенный срок хранения отвечать некому.

Трудовой кодекс не требует инструкции как отдельного документа, но она нужна для двух вещей. Первая — доказать, что работник знал свои обязанности: при споре о дисциплинарном взыскании или ущербе суд смотрит, был ли документ и подпись об ознакомлении. Вторая — разграничить работу с соседними должностями, если в компании есть и офис-менеджер, и помощник руководителя.

Что входит в обязанности

Приём и вскрытие корреспонденции, сверка вложений с описью.
Регистрация входящих и исходящих документов в день поступления или отправки.
Оформление документов по ГОСТ Р 7.0.97-2025: бланки, реквизиты, заголовки к тексту.
Отправка исходящей корреспонденции и хранение квитанций.
Формирование дел по номенклатуре и подготовка к передаче в архив.
Подготовка проектов приказов, писем и справок по поручению руководителя.
Учёт рабочего времени работников офиса и передача табелей в бухгалтерию.
Приём посетителей и телефонные переговоры.
Сохранность документов и конфиденциальность, включая персональные данные.

Как составить инструкцию под свою компанию

Возьмите штатное расписание. Название должности в инструкции должно совпадать со штатным расписанием и трудовым договором. Если в договоре «секретарь», а в инструкции «секретарь-делопроизводитель», при споре документ не сработает.
Определите место в структуре. Укажите, кому подчиняется работник и кто его замещает. В маленькой компании секретарь-делопроизводитель подчиняется прямо директору, в крупной — начальнику секретариата или административному директору.
Перечислите обязанности глаголами. Каждый пункт начинается с действия: «регистрирует», «отправляет», «формирует». Формулировки «участвует в работе по документообороту» ничего не значат и в споре не помогут.
Отделите права от обязанностей. Право запрашивать документы у подразделений и возвращать неверно оформленные бумаги — это инструмент, без него обязанности не выполнить.
Привяжите ответственность к нормам. Ссылки на статьи ТК РФ и КоАП РФ дают понять, что будет за утрату документа или разглашение данных, и снимают вопросы «а меня предупреждали?».
Ознакомьте под подпись. Подпись работника и дата ознакомления — обязательный элемент. Инструкцию утверждает руководитель, а экземпляр хранится в деле работника.

Частые ошибки

Обязанности переписаны из типовой инструкции и не совпадают с реальной работой: секретарь числится делопроизводителем, а фактически варит кофе и заказывает билеты.
Нет подписи об ознакомлении — при увольнении за неисполнение обязанностей взыскание не устоит.
В инструкции смешаны секретарь-делопроизводитель и офис-менеджер: два человека отвечают за одно и то же, и оба не отвечают ни за что.
Ответственность описана словами «несёт ответственность согласно законодательству» без статей — такой пункт не работает.
Не указан порядок замещения: в отпуске документы не регистрируются неделями.

Частые вопросы

Обязательна ли должностная инструкция по закону?

Как отдельный документ — нет. Но обязанности работника должны быть закреплены: в трудовом договоре, в локальном акте или в инструкции. Без письменного перечня применить дисциплинарное взыскание за неисполнение обязанностей сложно.

Чем секретарь-делопроизводитель отличается от делопроизводителя?

Делопроизводитель занимается только документами: регистрацией, хранением, архивом. Секретарь-делопроизводитель совмещает это с приёмом посетителей, телефонными переговорами и поручениями руководителя. В инструкции это различие видно по составу обязанностей.

Можно ли включить в инструкцию учёт рабочего времени?

Да, если эту работу поручают секретарю. Тогда в обязанностях появляется пункт о табелях и сроке их передачи в бухгалтерию, а в правах — запрос сведений о явке и отсутствии работников.

Какой ГОСТ применяется при оформлении документов?

ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Требования к оформлению документов». Он задаёт состав реквизитов, расположение штампа, оформление заголовков к тексту и отметки об исполнителе.

Сколько хранить саму должностную инструкцию?

Инструкцию хранят в деле работника или в деле локальных актов по срокам перечня типовых архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет срок в номенклатуре дел.

Нужно ли знакомить работника с инструкцией при приёме?

Да. Работника знакомят с локальными актами, связанными с его работой, до подписания трудового договора по ст. 68 ТК РФ. Если инструкцию меняют позже, знакомят под подпись с новой редакцией.

Когда инструкции написаны, а работа всё равно стоит

Чтобы документы не терялись между людьми

Инструкции описывают, кто что делает, но не спасают от бумажного письма, которое три дня лежит в чужом ящике. В небольшой компании поток документов держится на одном человеке, и его отпуск останавливает регистрацию.

Я собираю ИИ-агентов, которые принимают входящие документы, присваивают номера, раскладывают по делам и напоминают исполнителю о сроке — по правилам, записанным в инструкции и номенклатуре дел.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»